Использование унифицированных форм документов по личному составу

Особенности работы с кадровыми документами.

Кадровая документация ведется во всех организациях, учреждениях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы. Она подтверждает право граждан на социальное обеспечение по старости и инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.

В состав документации по личному составу входят различные виды документов: организационно-правовые (должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и др.), распорядительные (приказы по личному составу), информационно-справочные (справки, служебные записки, акты и др.) и такие документы, как трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учеты кадров, учетные карточки и т.п. Оформляется кадровая документация в соответствии с Трудовым кодексом РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (Приложение 3). Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор.

Документирование трудовых отношений.

Документирование движения кадров - неотъемлемая обязанность любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Под движением кадров работодатели понимают:

· -прием на работу;

· -перевод на другую работу;

· -увольнение;

· -предоставление отпусков;

· -командирование.

При оформлении любой из названных процедур работник пишет заявление, которые являются основанием для издания распорядительного документа. Руководитель организации издает приказ. Кроме того, прием на работу может сопровождаться заключением трудового договора, заполнением работником анкеты, составлением работником кадровой службы личной карточки (форма Т-2). При переводе работника на другую работу используется такой документ, как представление. Оформление очередных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков. При совершении работником поступков, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудовой дисциплины, он пишет объяснительную записку или отдел кадров фиксирует нарушения составлением акта. Даже такое не самое полное перечисление видов документов, создаваемых кадровой службой, свидетельствует об их многообразии.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, так как общение с любой сторонней организацией непременно оформляется письмами, а, например, проведение аттестации персонала сопровождается заполнением целого ряда документов - протокола заседания аттестационной комиссии, аттестационного листа, заключений руководителей структурных подразделений. Кроме того, составляются такие организационные документы, как положение об отделе кадров, должностные инструкции ее сотрудникам.

Квалифицированное ведение документации по личному составу относится к числу необходимых профессиональных навыков работника кадровой службы, при этом документирование любых процедур должно проводится с

соблюдением установленных общегосударственных правил оформления документов.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

· трудовой договор (контракт);

· приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1)

· личная карточка (форма № Т-2)

· учетная карточка научного работника (форма № Т-4)

· приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5)

· приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6)

· приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8)

· табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13)

· табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12)

· личные заявления работников предприятия

· графики отпусков

· докладные записки

· акты

Использование унифицированных форм документов по личному составу.

Характерно, что все перечисленные словари приводят в качестве примера Табель о рангах 1721 г., который определил порядок прохождения службы чиновниками в России на долгие годы. В нем для каждого из классов устанавливались его номер, названия чинов и должностей, ему соответствующих, и официальное обращение к чиновнику этого класса.

Табель унифицированных форм документов организации — это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.

Термины и определения” унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Табель унифицированных форм документов организации утверждается руководителем организации и является нормативным документом, обязательным для исполнения. На основе Табеля составляется Альбом унифицированных форм и текстов документов, который также утверждается руководителем. Табель и Альбом ведутся службой документационного обеспечения управления (делопроизводства) синхронно.

Табель и Альбом составляются и ведутся в письменной (бумажной) и электронной форме.

Табель унифицированных форм документов организации состоит из табелей отдельных структурных подразделений, которые являются его разделами. Табели структурных подразделений составляются с соблюдением единой формы и правил заполнения.

Так, Табель унифицированных форм документов по личному составу (далее — Табель) составляется как Табель отдела кадров или иного подразделения с аналогичными функциями и задачами и включает в себя формы документов, создающихся преимущественно в этих подразделениях. Кроме форм документов, непосредственно относящихся к личному составу, в Табель включаются такие управленческие формы, как Положение об отделе, должностные инструкции и пр.