Порядок проведения экспертизы ценности документов
18. Включение документов в состав Национального архивного фонда осуществляется на основе комплексного применения критериев экспертизы ценности документов: 1) происхождение документов – значение физического или юридического лица для общества (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера); значимость события (явления, предмета), отраженного в документе; время и место образования документа; 2) содержание документа – значение имеющейся в документе информации; повторение информации в других документах; целевое назначение документа; вид и разновидность документа; 3) внешние особенности документа – подлинность; наличие резолюций, виз, помет на документе; внешний вид документа, форма передачи содержания, удостоверения и оформления документа (художественные, палеографические, языковые и другие особенности); физическое состояние документа. 19. При включении документов в состав Национального архивного фонда используются следующие формы приема документов: 1) полная. При этой форме от организации принимается весь комплекс документов, включенных в состав Национального архивного фонда; 2) повидовая выборочная. При этой форме от организации одного вида (разновидности) в архив поступают лишь отдельные виды документов, включенные в состав Национального архивного фонда. Форма повидового выборочного приема применяется в тех случаях, когда планово-отчетная и информационно-аналитическая документация данной организации поступает в тот же архив в составе фондов вышестоящих или других организаций. Кроме того, повидовый выборочный прием применяется к тем организациям, в деятельности которых отлагаются отдельные ценные виды документов (например: в школах – протоколы заседаний Педагогического совета); 3) групповой выборочный прием. При этой форме из группы организаций одного вида (разновидности) в архив поступают полные комплексы документов одной или нескольких организаций. Такой прием целесообразно применять в отношении организаций, в деятельности которых образуются сходные по составу комплексы документов, содержащие однородную информацию. В этом случае из группы однородных отбираются организации, имеющие наиболее интересную историю, масштабы деятельности, месторасположение или другие особенности, выделяющие их из ряда подобных. 20. Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением (исключением) их в (из) состав (а) Национального архивного фонда, а также отнесением документов к объектам национального достояния Республики Казахстан, осуществляется ЦЭПК. Экспертиза ценности документов осуществляется архивом с участием собственника или владельца архивных документов в соответствии с критериями, установленными пунктом 18 настоящих Правил. При проведении этой работы архив руководствуется типовыми и ведомственными (отраслевыми) перечнями документов с указанием сроков хранения. Сроки хранения отдельных видов документов, не вошедшие в указанные перечни, устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Казахстан. Решения о включении в состав Национального архивного фонда конкретных документов принимаются ЭПК Национального архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан, центральных государственных архивов Республики Казахстан, специальных государственных архивов и ЭПК местных исполнительных органов при утверждении описей дел, документов (или их годовых разделов) постоянного срока хранения. Архив области (города республиканского значения, столицы), района (города) рассматривает и готовит к утверждению ЭПК местного исполнительного органа описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности его источников комплектования согласно приложениям 1-9 настоящих Правил. Национальный архив Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан и специальные государственные архивы утверждают такие описи самостоятельно. Архив области (города республиканского значения, столицы), района (города) готовит к согласованию ЭПК местного исполнительного органа, описи дел по личному составу согласно приложению 10 к настоящим Правилам, акты о неисправимых повреждениях документов согласно приложению 11 к настоящим Правилам, при наличии такого факта, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению согласно приложению 12 к настоящим Правилам. Национальный архив Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан и специальные государственные архивы проводят согласование перечисленных документов самостоятельно. 21. Экспертиза ценности документов в архиве проводится: 1) по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных организаций; 2) при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии; 3) при наличии в архивном фонде (архивных фондах) документов и дел, не подлежащих хранению (не имеющих ценности, дублетных или копийных документов, документов с поглощенной информацией в других документах и так далее). В этом случае работа проводится, как правило, комплексно, то есть по архивным фондам вышестоящего органа и подведомственных организаций, по архивным фондам однородных организаций, деятельность которых связана с определенной территорией. При этом устанавливается, в каком архивном фонде документы должны быть оставлены на государственном хранении. Для работы с документами объемных, сложных и нескольких однородных фондов могут составляться рабочие инструкции и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению. К группам документов в перечнях даются пояснения о составе и содержании документов, остающихся на государственном хранении, и о документах по данной группе, которые могут быть отобраны к уничтожению; 4) в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж. 22. Экспертизу ценности документов при описании и переработке описей дел архивных фондов целесообразно проводить: 1) в процессе составления заголовков дел; 2) в процессе систематизации заголовков дел в соответствующей архивной описи дел. 23. Каждая единица хранения на бумажной основе просматривается полистно; фотодокументы просматриваются; фонодокументы прослушиваются; кино и видеодокументы просматриваются и прослушиваются на монтажном столе или на экране. 24. Выделение к уничтожению документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на государственном хранении. Кроме подлинников могут оставляться на хранение дублетные экземпляры особо ценных документов, а также варианты документов при наличии виз, резолюций, помет и правок текста. Состав дублетных документов может уточняться государственным архивом в зависимости от потребностей их использования. 25. Документы, отложившиеся в период до 1917 года включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1956 год включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов, отложившихся в период с 1917 по 1956 годы, осуществляется только с разрешения уполномоченного органа. 26. В результате экспертизы ценности документов, поступивших на хранение в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения согласно приложений 1-9 к настоящим Правилам, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу согласно приложению 10 к настоящим Правилам и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению согласно приложению 12 к настоящим Правилам. В этих случаях согласование описей, акта с организациями не проводится. 27. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, поступившие в архив в неупорядоченном состоянии до составления описи, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюции и других отметок на них. На обложке дела указывается наименование фондообразователя, структурного подразделения, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела. Документы, отнесенные к объектам национального достояния Республики Казахстан, и особо ценные документы хранятся в твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках или тубусах). 28. Подлежащие уничтожению архивные документы снимаются с учета в соответствии с пунктами 270-273 настоящих Правил и могут быть переданы на переработку (утилизацию).
Популярное: Генезис конфликтологии как науки в древней Греции: Для уяснения предыстории конфликтологии существенное значение имеет обращение к античной... Как распознать напряжение: Говоря о мышечном напряжении, мы в первую очередь имеем в виду мускулы, прикрепленные к костям ... Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (1380)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |