Порядок учета документов Национального архивного фонда и других архивных документов

 

237. Архив осуществляет государственный учет архивных документов.

Учет документов в архиве строится на основе принципов централизации, унификации, динамичности, полноты, достоверности и преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве, в архиве организации – источнике комплектования и архиве). Указанные принципы реализуются на основе:

1) установления общих для всех основ формирования и источников комплектования Национального архивного фонда единиц учета;

2) единства организации хранения и учета документов;

3) сопоставимости учетных показателей;

4) строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;

5) оперативного внесения во все учетные документы изменений об объеме и составе документов Национального архивного фонда, отражающих их фактическое количество и состав.

238. Определение количества и состава документов Национального архивного фонда и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

239. Состав и порядок ведения документов централизованного государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются нормативными правовыми актами уполномоченного органа.

240. Учету подлежат:

1) хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;

2) документы Национального архивного фонда, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.

241. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения её учета и идентификации) состоит из следующих элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.

В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации; единицы хранения электронных документов - формата записи и вида носителя информации.

242. Учет архивных документов в архиве, осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника. Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

243. В архиве разрабатываются и утверждаются приказом руководителя архива правила и схема учета архивных документов.

В правилах учета архивных документов закрепляется состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище, а также последовательность выполнения работ по учету.

Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

244. Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива может быть выдано дело фонда.

Хранение учетных документов осуществляется в соответствии с пунктами 145-146 настоящих Правил.

245. Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.

Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учета.

Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам.

Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

246. Учет архивных документов ведется по следующим единицам хранения или единицам учета:

1) единица хранения архивных документов на бумажной основе – дело - отдельный (е) архивный (е) документ (ы), заключенный (е) в обособленную обложку, папку;

2) единица хранения кинодокументов – физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации;

3) единица хранения фотодокументов – физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом;

4) единица хранения фонодокументов – физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации;

5) единица хранения видеодокументов – физически обособленные рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации;

6) единица хранения электронных документов – физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов;

7) единица учета кинодокументов – часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного фильма, журнала, спецвыпуска, сюжета и тому подобное;

8) единица учета фотодокументов – одна или несколько единиц хранения с записью определенного диафильма;

9) единица учета фонодокументов – часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью звуковой информации об определенном событии, произведении литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и тому подобное;

10) единица учета видеодокументов – часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и тому подобное;

11) единица учета электронных документов – часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью электронного документа.

247. В архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы.

248. В состав основных (обязательных) учетных документов архива помимо документов централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда входят:

1) книга учета поступлений документов согласно приложения 36 к настоящим Правилам – для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;

2) список фондов согласно приложения 37 к настоящим Правилам – для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

3) лист фонда согласно приложения 38 к настоящим Правилам – для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;

4) лист учета аудиовизуальных документов согласно приложениям 39-40 к настоящим Правилам – для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;

5) опись дел, документов согласно приложениям 1-10 к настоящим Правилам – для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;

6) реестр описей дел, документов согласно приложения 41 к настоящим Правилам – для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;

7) инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни согласно приложения 42 к настоящим Правилам – для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;

8) паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;

9) лист учета и описания документа, отнесенного к объектам национального достояния Республики Казахстан согласно приложения 43 к настоящим Правилам;

10) список фондов, содержащих особо ценные документы согласно приложения 44 к настоящим Правилам;

11) опись особо ценных дел, документов согласно приложения 45 к настоящим Правилам или перечень номеров особо ценных дел (номерник) согласно приложения 46 к настоящим Правилам;

12) реестр описей особо ценных дел, документов согласно приложения 47 к настоящим Правилам;

13) книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования согласно приложениям 48-49 к настоящим Правилам;

14) опись страхового фонда согласно приложениям 50-51 к настоящим Правилам;

15) дело фонда – комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов - дело организации - сдатчика документов;

16) лист-заверитель дела – для учета количества листов в деле согласно приложения 30 к настоящим Правилам;

17) внутренняя опись документов дела согласно приложения 52 к настоящим Правилам – для дел, в состав которых входят документы, отнесенные к объектам национального достояния Республики Казахстан.

249. В состав вспомогательных учетных документов архива входят: карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и другие.

Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе.

250. Учет архивных документов периода до 1917 года ведется раздельно от учета архивных документов периода после 1917 года с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Исключение составляют специализированные архивы, хранящие архивные документы личного происхождения и аудиовизуальную документацию.

Номера архивных фондов периода после 1917 года в архиве должны иметь индекс «Р», отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (Р-1, Р-2 и так далее).

Номера архивных фондов ликвидированного партийного архива, включенных в состав архивных фондов государственного архива области (города республиканского значения, столицы), должны иметь индекс «П», отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (П-1, П-2 и так далее).

Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения уполномоченного органа или соответствующего местного исполнительного органа.

251. Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов согласно пунктам 268-275 настоящих Правил.

После внесения изменений в учетные документы акты помещаются в дело фонда, при нефондовой организации архивных документов - в дело организации - сдатчика документов.

Акты нумеруются в деле фонда по видам актов в валовом порядке; при нефондовой организации архивных документов - в деле организации-сдатчика документов.

252. В книгу учета поступлений документов согласно приложения 36 к настоящим Правилам последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

Ежегодно, по состоянию на 1 января наступающего года, подводится итог количества поступивших за год архивных документов.

253. В список фондов согласно приложения 37 к настоящим Правилам архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив. Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение.

Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.

В архиве документов по личному составу к номеру архивного фонда, присвоенному комплексу документов по личному составу фондообразователя, через дробь добавляется номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя.

Для учета архивных фондов используются номера в валовой последовательности, а также «свободные номера» – номера архивных фондов, архивные документы которых ранее были выделены к уничтожению в установленном порядке или включены в состав объединенных архивных фондов, и которые ранее не использовались.

Номера утраченных, переданных в другие архивы архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, архивные документы которых ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.

254. Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

255. Название архивного фонда вносится в список фондов согласно приложения 37 к настоящим Правилам на основании исторической справки или титульного листа описи дел, документов.

Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы.

Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания. Название архивного фонда семьи или рода - из фамилий и инициалов главных членов семьи или рода и их титулов, рангов, званий. Фамилии, имена, отчества, титулы, ранги, звания, родственные отношения всех членов семьи или рода указываются в листе фонда.

256. Ежегодно, по состоянию на 1 января наступающего года, к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

Перепечатка списка фондов осуществляется только в случае перенумерации фондов и с разрешения уполномоченного органа или соответствующего местного исполнительного органа. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается согласно приложения 37 к настоящим Правилам.

257. Лист фонда согласно приложения 38 к настоящим Правилам составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все архивные документы архивного фонда, включая неописанные и секретные.

Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда, после переработки архивного фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории фондообразователя. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, вверху которого указывается «Продолжение, ф. № _ лист 2». На первом листе делается ссылка «смотреть продолжение л. 2 (3, 4, 5 и так далее)».

Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

К листам фондов ведутся указатели для оперативного поиска в архиве архивных документов той или иной организации.

258. Листы учета аудиовизуальных документов согласно приложения 39 к настоящим Правилам составляются при нефондовой организации архивных документов раздельно на различные виды кинофотофоно и видеодокументов. Порядок нумерации и хранения листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов.

259. В описи дел, документов согласно приложениям 1-10 к настоящим Правилам единицы хранения/единицы учета учитываются в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами.

Номера дел с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам должны соответствовать учетным номерам аудиовизуальных документов.

Описям дел, документов присваиваются учетные номера по листу фонда; при нефондовой организации архивных документов - по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида.

В архивах хранящих научно-техническую документацию, к номеру описи добавляется групповой индекс. Например, 1-6: 1 – номер описи, 6 – групповой индекс управленческой документации; 2-4 – опись 2 дел постоянного хранения проектно-сметной документации; 3-1 – опись 3 дел постоянного хранения научно-исследовательской документации и так далее.

Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 282-291 настоящих Правил.

В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения/единиц учета, первый и последний номера единиц хранения/единиц учета по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия.

В итоговой записи к описи дел архивного фонда личного происхождения, включающей единицы хранения/единицы учета на различных носителях, дополнительно указывается количество таких единиц хранения/единиц учета.

После каждого поступления или выбытия архивных документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Каждая опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель согласно приложение 30 к настоящим Правилам.

Законченная опись дел, документов должна включать, как правило, не более 9999 единиц хранения/единиц учета.

Архив должен иметь 3 экземпляра описей дел, документов, первый из которых является страховым.

Если опись дел, документов пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи дел, документов включается во вновь составленную опись дел, документов за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке.

260. По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей дел, документов архива. В зависимости от организации работы по учету в архиве реестры описей ведутся в рамках архивохранилищ государственных архивов и/или архива в целом, что отражается в схеме учета документов.

Каждой новой описи дел, документов присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнем левом углу.

Ежегодно, по состоянию на 1 января наступающего года в реестре описей согласно приложения 41 к настоящим Правилам составляется итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве.

261. Паспорт архивохранилища составляется ежегодно в конце года и отражает объем размещенных в нем архивных фондов, дел и архивных документов.

Показатели паспорта архивохранилища определяются архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном архивохранилище архивных документов.

262. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. В дело фонда включаются:

1) историческая справка по истории фондообразователя и истории архивного фонда;

2) акты, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, в том числе акты о рассекречивании документов;

3) копия характеристики архивного фонда, составленной для путеводителя (справочника);

4) инструкции по работе с архивными документами архивного фонда, в том числе по усовершенствованию и переработке описей дел, документов, схемы систематизации архивных документов архивного фонда.

Если архивные документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе единиц хранения, то в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров.

263. Дела фондов органов Коммунистической партии Советского Союза, Всесоюзного Ленинского Коммунистического Союза Молодежи, в которые включены архивные документы по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций, расформированию не подлежат. В дела фондов первичных партийных и комсомольских организаций помещаются справки со сведениями о нахождении архивных документов по истории данного фонда в деле другого фонда.

264. Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в дело объединенного архивного фонда.

265. Документы дела фонда должны быть пронумерованы с составлением листа-заверителя, подшиты (прошнурованы), заключены в твердую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

266. Состав документов дела организации-источника комплектования документов при нефондовой организации архивных документов аналогичен составу документов дела фонда.

267. Учетные базы данных (БД) в архиве обеспечивают:

1) информационную поддержку учета;

2) ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме;

3) оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя.

Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных (обязательных) учетных документов архива и определяется уполномоченным органом.

Учетные БД архива должны быть совместимы с учетными БД уполномоченного органа.