Опубликованных документов

При описании включенных в описи дел малотиражных периодических изданий, брошюр, опубликованных документов организации и других печатных изданий, в заголовке учитываются элементы их библиографического описания.

5.6.1. Если издание представляет собой авторскую статью, книгу, то описание проводится следующим образом:

В графе "заголовок дела" указывается автор и название печатного издания. Далее указываются его выходные данные (место и год издания).

В графе "крайние даты" - год издания.

5.6.2. Если издание представляет собой опубликованные документы организаций (документы съездов, пленумов, конгрессов и др.), то описание проводится следующим образом:

В графе "заголовок дела" указывается название издания. Далее указываются его выходные данные.

В графе "крайние даты" - крайние даты документов, включенных в печатное издание.

Если название печатного издания не полностью отражает ее содержание, то в аннотации к заголовку указывается состав включенных в него документов и листы документов.

Если в издании опубликованы документы съезда, пленума и др., то в аннотации указывается дата и место проведения мероприятия (если они не указаны в названии брошюры).

5.6.3. Если издание документов организации (программа, устав, проект нормативного акта и др.) выполнено типографским способом, но не имеет выходных данных (часто встречается в общественных организациях), то описание проводится следующим образом:

В графе "заголовок дела" указывается точное название документа, далее указывается - печатное издание.

Если издание представляет собой отдельный документ, необходимо указать - кем и когда утвержден, принят. В графе "крайние даты" - год принятия или утверждения документа.

5.6.4. Описание периодических изданий (газет, журналов, альманахов и др.).

В графе "заголовок дела" указывается вид периодического издания и его название в кавычках, далее указывается подзаголовок издания ("орган ЛДПР", "издание управы района", "общественная городская газета" и др.), год издания и номера издания. В графе "крайние даты" указывается год издания. Если периодические издания сгруппированы в отдельные описи по видам периодических изданий, то в заголовке вид издания можно не указывать.

Периодические издания можно формировать в одно дело за несколько лет, если позволяет объем документов. В таком случае в графе "заголовок дела" указываются годы и номера изданий за каждый год, а в графе "крайние даты" указывается хронологический период включенных в дело документов. Например:

5.6.5. Если в опись включены вырезки из газет и журналов по истории организации, то при описании указываются виды документов (статьи, информационные сообщения, документы и др.), а в скобках после заголовка указывается "вырезки из газет". Например:

Статьи, информационные сообщения, опубликованные в средствах массовой информации о деятельности театра "Луна" (вырезки из газет).

6. Оформление дел

Оформление дела постоянного хранения и по личному составу включает в себя комплекс работ по нумерации листов в деле, составлению листа заверителя, внутренней описи (при необходимости), подшивке (переплету), оформлению обложек дел, проставлению шифров на делах.

Дела временного хранения (до 10 лет), поступающие в государственный архив при ликвидации организации или оставленные на хранение в организации подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы могут храниться в папках-скоросшивателях.

Нумерация листов

В целях закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно (арабскими цифрами).

Использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается.

Листы большого формата также нумеруются в правом верхнем углу, складываются (фальцуются) и подшиваются за один край. Сложенный лист (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

Если текст документа расположен на обеих сторонах листа, оборотная сторона листа не нумеруется, а при оформлении сносок на оборотную сторону листа документа указывается номер листа с добавлением "об", например: л. 25 об.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (расчетные листки к лицевым счетам, вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Если в дело включены листы - разделители между документами, на них должна быть информация (надпись), конкретизирующая принцип систематизации документов в деле (наименование страны, видов документов, фамилия, имя, отчество работника и др.) Они нумеруются в валовым порядке вместе с документами.

Если в деле имеются чистые листы, они не нумеруются, а изымаются из дела.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

При приеме подшитых и пронумерованных дел в делопроизводстве организаций, если обнаружены отдельные ошибки в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например: 1а, 1б, 5а.