Структурное подразделение - Отдел материально технического обеспечения ОАО «Томскгазпром»

Отдел материально-технического обеспечения (далее – Отдел) является самостоятельным структурным подразделением входящий в состав –управления вспомогательных служб, которое в непосредственном подчинении руководителя компании- ОАО «Томскгазпром»

В своей деятельности отдел руководствуется:

- Гражданский кодекс Российской Федерации;

- Федеральный закон «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18 июля 2011 года № 223-ФЗ;

- Положение о закупках товаров, работ, услуг ОАО «Томскгазпром»;

- Положение о договорной работе ОАО «Томскгазпром».

- уставом общества

- приказами и распоряжениями генерального директора;

- должностными и рабочими инструкциями;

- правилами внутреннего распорядка и иными нормативными актами;

- приказами, распоряжения департамента управления корпоративными затратами ( далее ДУКЗ) ОАО «Газпром».

2.3 ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

Основной целью отдела материально-технического обеспечения является полное и своевременное обеспечение всех процессов и видов деятельности компании материально-техническими ресурсами необходимого качества и количества.

 

Задачами отдела материально-технического обеспечения являются:

- определение потребности в материально-технических ресурсах, необходимых для результативной работы компании. А именно, потребность определять годовую, полугодовую, квартальную и ежемесячную;

- оперативно собирать заявки от производственных подразделений, с целью дальнейшего планирования бюджета;

- реализация планов размещения закупок для обеспечения деятельности компании,

- контроль качества закупок. Определять критерии, которые бы позволяли закупать продукции лучшего качества;

- контроль выполнения заявок от структурных подразделений на материально-техническое обеспечение; Ежемесячный мониторинг ( процент выполнения) выполнения заявок, которые подали производственные подразделения;

- организация работы складского учета и обеспечение необходимых условий хранения материально-технических ресурсов; Создания таких условий ,чтобы оперативно собиралась информация о наличии ТМЦ на складе, ее качественном хранении ,передвижении на дальнейшие месторождения. Основной склад ОАО «Томскгазпром» находится в г.Томске. Так как предприятие имеет месторождения, а значит, у каждого месторождения есть потребности в ТМЦ. То задачей является в данном случае оперативность доставки товаров до складов, которые находятся на месторождениях общества. Здесь должно учитываться, время, затраченное на доставку, стоимость доставки. Будь это автотранспорт, водный транспорт или воздушный.

- мониторинг и анализ распределения и расходования материально-технических ресурсов в структурных подразделениях компании с целью организации их рационального использования;

- анализ деятельности по осуществлению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг в целях ее оптимизации и экономии денежных средств компании.

 

2.4 ФУНКЦИИ ОМТО

Основными функциями отдела материально-технического обеспечения являются:

- сбор и регистрация заявок и технических заданий от производственных подразделений и дальнейшее их размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг при помощи конкурсов;

- составление реестра заявок по направлениям и группам закупщиков компании;

- определение способа и даты размещения конкурсов на официальном сайте компании (http://www.vostokgazprom.ru/tenders/doters/), указанных в плане закупок компании;

- подготовка проектной документации для проведения открытых запросов предложений и аукционов;

- размещение плана закупок на поставки товаров, оказание услуг по перевозке ТМЦ согласно утвержденному плану;

- подписание договоров с поставщиками (исполнителями, подрядчиками);

- контроль исполнения условий договоров;

- подготовка претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств;

- организация доставки материально-технических ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками на месторождения общества;

- контроль качества закупок;

- обеспечение надлежащих условий хранения приобретенных материально-технических ресурсов на складах Общества;

- распределение материально-технических ресурсов по структурным подразделениям согласно заявкам, техническим заданиям и установленным нормам;

- контроль выполнения заявок от структурных подразделений на материально-техническое обеспечение;

- составление годовых отчетов о материально-техническом обеспечении компании.

2.5 СТРУКТУРА И ШТАТЫ

4.1 Организационная структура управления вспомогательных служб отдела материально-технического обеспечения( далее ОМТО).

В структуру отдела входят:

- начальник отдела материально-технического обеспечения;

- заместитель начальника отдела материально-технического обеспечения;

- заведующие складами в г. Томске и на месторождениях;

- кладовщики;

-Ведущие специалисты ОМТО

- специалисты ОМТО

Структура отдела материально-технического обеспечения представлена на рисунке 1 (Приложение А).

Этапы работы ОМТО

Существуют несколько этапов прохождения закупа того или иного товара для производственного подразделения, начиная от подачи заявки и исполнением договора. Более подробно этапы опишем.

1.Формирование бюджета

Первым этапом можно отнести следующее. ОМТО при помощи производственных подразделений обсчитывают годовую потребность Общества в тех или иных группах товаров. Это может быть - арматура, лакокрасочная продукция, резинотехнические изделия и т.п. Далее после того как подразделения определились с выбранной номенклатурой на следующий год и количеством, они подаю эти годовые заявки ОМТО для дальнейшего изучения и проставления цен на следующий год. Тем самым ОМТО формирует годовой бюджет затрат на материалы, которое планирует потратить Общество на следующий год. Цены формируются при помощи статистики, а именно берется цена той или ной номенклатуры, которая ранее уже закупалось и умножается на коэффициент инфляции. В результате формируется бюджет затрат.

2. Подача оперативных заявок

После того как определились с бюджетом, который в свою очередь согласуется генеральным директором, ОМТО распределяет тот годовой перечень номенклатуры по группам закупщиков. Всю номенклатуру разбивают по характеристикам, свойствам ,которые идентичны по функциональному значению. Например, рукава резиновые, техпластина, набивка сальниковая –эти номенклатуры можно объединить в одну группу- резинотехнические изделия. После того как определились с группами закупщиков, ОМТО определяет срок подачи оперативных заявок на следующий год. Здесь необходимо учитывать несколько моментов. Первое - сроки изготовления продукции. К примеру арматура ,как правило высокотехнологичное оборудовании и на ее изготовления заводы дают по полгода и более. Второе- адрес доставки, т.е. есть месторождения, где дороги существуют только при помощи автозимников. К примеру, заявки на горюче-смазочные материалы следует подавать в ноябре-декабре месяце, для того чтобы успеть сформировать план, провести конкурс и успеть завести по автозимникам. При этом надо еще учитывать сроки исполнения договора.

3. Формирование плана закупок

После того как ОМТО определился с датами подач оперативных заявок, он начинает формировать план закупок на следующий год. Схема следующая- формируются конкурса по группам закупщиков, определяется общий объем, расчетно - максимальная цена и далее формируется план закупок годовой. Предприятие обязано его сформировать и выложить на официальный сайт, согласно требованиям ФЗ № 223, при этом согласовать в ДУКЗ ОАО Газпром».

4. Подготовка конкурсной документации для проведения открытых запросов предложений.

Когда план закупок утвержден ОМТО начинает выполнять основную функцию - закупать товар согласно тем характеристикам, которые требуют производственные подразделения. Начинается подготовка оформления документации для размещения ее на официальном сайте госзакупки.ру.

Первым этапом подготовка документов – это техническое задание и спецификация ,которые являются неотъемлемые частями проекта договора. Пример, приложение Б и В.

Как видно из тех. Задания, видна следующая информация- характеристика товара, его количество, требования, предъявляемые к качеству товара. В спецификации информация дублируется, но добавляется условия оплаты - отсрочка платежа, предоплаты, может как 100% предоплата, так и часть предоплаты от суммы договора. В данном случае руководство компании придерживается принципа работы с поставщиками без предоплаты. Это снижает риски Покупателя в разы от недобросовестных поставщиков Далее специалисты ОМТО проводит маркетинговые исследования для определения расчетно-максимальной цены. Для этого запрашиваются предложения от потенциальных поставщиков, по 223 ФЗ должны быть не мене 3-х участников. После получения коммерческих предложения рассчитывается начальная максимальная цена контракта. (далее НМЦК). Методика расчета берется на основе методических указаний Министерства экономического развития от 2 октября 2013 года № 567 (http://forum.gov-zakupki.ru/topic12582.html). Существую несколько методик расчета НМЦК. Более подходящий метод для поставки аналогичного товара является метод сопоставимых рыночных цен, который рассчитывается по формуле:

 

(2.1)

- НМЦК, определяемая методом сопоставимых рыночных цен (анализа рынка);

v - количество (объем) закупаемого товара (работы, услуги);

n - количество значений, используемых в расчете;

i - номер источника ценовой информации;

- - цена единицы товара, работы, услуги, представленная в источнике с номером i, скорректированная с учетом коэффициентов (индексов), применяемых для пересчета цен товаров, работ, услуг с учетом различий в характеристиках товаров, коммерческих и (или) финансовых условий поставок товаров.

Пример.

Необходимо закупить предприятию техническую ткань, а именно

1.) вафельное полотно в объеме 6200 м

2.) нетканое полотно в объеме 5000 м.

Рассылаются затем заявки потенциальным поставщикам, минимум 5 участников. После получения коммерческих предложений рассчитывается НМКЦ (Таблица 1)

 

 

Наименование поставщика	Вафельное полотно	Нетканое полотно
Цена за метр с НДС, руб.	Сумма, всего с НДС, руб.	Цена за метр с НДС, руб.	Сумма, всего с НДС, руб.
Компания А		175 000		279 000
Компания Б		179 800		275 000
Компания В		279 000	39,8	199 000
Компания Г	34,5	219 480		215 000
Компания Д		192 200	29,5	147 500

 

 

Использую формулы:

-НМЦК (ваф.полотн.) = 6200/5*(35+29+45+34,5+31)=216 380 рублей.

-НМЦК (ваф.полотн.)= 5000/5(45+55+39,8+43+29,5)= 212 300 рублей.

В результате НМЦК на техническую ткань 216 380 + 212 300= 428 680 рублей. После чего данный конкурс вывешивается на общероссийский сайтгосзакупки.ру и «вывешен» должен не менее чем на 5 календарный дней ,как правило это 20 календарных дней.

 

Показатели эффективности работы ОМТО

1. Одним из показателей эффективности работы отдела МТО – полнота выполнены заявок. Как правило, его рассчитывают за год, полгода, квартально и помесячно. Например, за квартал ОМТО пришли заявки от производственных подразделений в количестве 3560 строк. Как правило, строка подразумевает номенклатуру товара и ее количество. Подразделением было обработано, т.е. закуплено или на стадии отправки товара в адрес компании 2900 строк. Отсюда Коэффициент выполнения рассчитывается:

 

Кв=Кол-во выполн.строк/Кол-во поданных строк*100 (2.2)

Кв= 2900/3560*100=81,4%

Данный показатель можно охарактеризовать следующим образом. Заявки ,которые поданы производственным подразделениями в течение квартала 2014 года выполнены на 81,4%. Как правило, хорошие результаты ОМТО должны быть выше 80% выполнения. Это говорит об оперативности и слаженности работы данного структурного подразделения.

2. Второй показатель- эффективность проведения конкурсов за определенный период времени, который включает в себя несколько показателей:

- сокращение расходов бюджетных средств;

Формула Са = Сn – Cк (2.3)

где:

Сn – стоимость предложения, выставленного заказчиком на конкурс (начальная цена контракта);

Ск – стоимость заключенного контракта (предложение победителя)

-Абсолютная эффективность.

Эа = (Цс – Цк) х К (2.4)

где:

Цс – цена товара, с которой сравнивается контрактная цена

(1-й вариант – средняя цена товара, предложенная поставщиками;

2-й вариант – среднерыночная цена товара;

3-й вариант – контрактная цена товара на предыдущем конкурсе);

Цк – контрактная цена товара по результатам проведенного конкурса;

К – количество товара, закупленного на конкурсе.

Средняя цена товара поставщиков (принимается средневзвешенная величина цен, предложенных всеми поставщиками) – участников конкурса.

Третий показатель- Экономия бюджетных средств Общества, выделенных на цели закупок.

где, ∑о –Сумма окончательных цен победивших Участников; ∑п – Сумма первоначально заявленных Участниками (победителями) цен

(2.5)

 

В данном случае берется общее количество проведенных конкурсов, а это может быть как за год, полугодие, квартал или месяц и подсчитывается данный показатель. Как правило, данный показатель оптимальный результат должен показать 5%. Если этот показатель будет превышать 5% , значит, ОМТО не правильно просчитывает НМЦК или поставщики так роняют цену, что это может в дальнейшем отразиться на качестве поставляемого товара. Расчет предоставлен ниже за полугодие проведенных конкурсов ОМТО ( Приложение Г).

Как видно из расчетов эффективность работы подразделения составила 4,84% за 1 полугодие 2014 года. Это говорит о том, что НМЦК рассчитывалась изначально правильно подразделением. В среднем участники давали цену ниже, чем НМЦК на 4,84%, т.к. конкурс подразумевает конкуренция и право каждого участника на добровольное понижение своей заявки.