Проверка достоверности кассовых операций по списанию денег в расход

По операциям расходования наличных денежных средств и выдачи их из кассы ОАО «СГЦ «Западный» проверяется:

своевременность возврата в банк остатков денежных средств по депонированной заработной плате;

соблюдение согласованных с обслуживающим банком условий расходования на месте наличных денег, поступающих в кассу юридического лица;

соблюдение порядка выдачи наличных денег в подотчет, сроков составления отчетов об израсходованных суммах и сроков возврата неизрасходованных сумм;

порядок инкассирования денежной выручки;

соблюдение согласованного порядка и сроков сдачи выручки в обслуживающий банк;

Расход средств из кассы ОАО «СГЦ «Западный» оформляется расходными кассовыми ордерами и производится (Приложение Н):

на выдачу средств в подотчет;

выплату заработной платы;

выплату депонированной заработной платы;

оплату контрагентам по договорам.

Ревизионная практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам по подотчетным суммам.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом наличные денежные средства из кассы на предстоящие командировочные, представительские и хозяйственные расходы (покупку канцелярских принадлежностей, оплату почтово-телеграфных услуг, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле). В бухгалтерском учете ОАО «СГЦ «Западный» подотчетные суммы отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Документами для проведения проверки служат расходные кассовые ордера и журнал регистрации расходных кассовых ордеров, машинограмма по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если в кассовом ордере по строке «Основание» будет значиться «Остаток подотчетных сумм», в соответствии с которым производится возврат денежных средств, то просматриваются приложенные к авансовому отчету документы и командировочные удостоверения или авансовый отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы).

При проверке, следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.

Заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, которые подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Все выплаты должны быть персонифицированы и содержать подпись получателя денег. Выдача денег возможна по доверенности, в этом случае кассир делает запись «по доверенности», а саму доверенность прикрепляет к ведомости.

При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации. Для предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомости до выплаты денег по ним.

При проверке сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы с данными платежных ведомостей и карточек лицевых счетов. Особое внимание обращают на номер или наименование подразделения, а также на период, за который производится выплата, период работы лица в данной организации.

Если в расчетно-платежной ведомости будет завышена сумма начисленной заработной платы, то этот подлог можно установить путем сравнения данных синтетического и аналитического учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Сомнения в подлинности документов могут появиться в связи с наличием подчисток и помарок в ведомостях. Проверяются: Главная книга, машинограммы (по кредиту счетов 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и 50 «Касса»), журнал регистрации платежных ведомостей. Также проводится выборка дебетовых оборотов по счету 70«Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Сознательные арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, которые затем могут быть присвоены. Пересчет итогов всех кассовых отчетов и всех платежных ведомостей осуществляется с целью выявления таких злоупотреблений.

В ходе проверки выявляются случаи превышения расчета наличными средствами между организациями и проверяющий своевременно информирует руководителя о возможных санкциях.

В таблице 2.7 представлены результаты проверки первичных документов по списанию денег в расход из кассы ОАО «СГЦ «Западный».

Таблица 2.7 – Ведомость проверки первичных документов по списанию денег в расход из кассы ОАО «СГЦ «Западный» за 9 июня 2014 года

Номер записиДокумент №Сумма, р.Содержание ошибки

11855540000Не заполнен реквизит «Приложение».

Примечания:

Источник: данные Приложения Н

Источник: собственная разработка.

По результатам проверки первичных документов по списанию денег в расход из кассы ОАО «СГЦ «Западный» за 9 июня 2014 года было выявлено, что не заполнен реквизит «Приложение».

При проверке правильности полноты и своевременности списанию денег в расход из кассы ОАО «СГЦ «Западный»,в бухгалтерском учете была проведена проверка правильности отражения данных операций на счетах бухгалтерского учета, которая представлена в таблице 2.8.

Таблица 2.8 – Ведомость проверки правильности отражения на счетах бухгалтерского учета списания в расход денежных средств из кассы ОАО «СГЦ «Западный» на 9 июня 2014 года

Номер расходного кассового ордераСодержание хозяйственной операцииКорреспонденция счетов бухгалтерского учета в организацииКорреспонденция счетов бухгалтерского учета по данным проверяющегоПримечание

ДебетКредитСумма, руб.ДебетКредитСумма, руб.

1855Выданы денежные средства под отчет на хозяйственные расходы71505400007150540000-

Примечания:

1.Источник: данные Приложение Н

2.Источник: собственная разработка.

В результате проверки правильности отражения на счетах бухгалтерского учета списания в расход денежных средств из кассы ОАО «СГЦ «Западный» на 9 июня 2014 года отклонений выявлено не было.