Мегаобучалка Главная | О нас | Обратная связь  


ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ




 

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)[1] – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

Основными задачами службы являются:

1) обеспечение документирования управленческой деятельности;

2) организация работы с документами в учреждении;

3)совершенствование форм и методов работы с документами.

Служба ДОУ имеет следующий типовой состав структурных подразделений:

Секретариат, в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

Инспекция при министре, выполняющая функции контроля исполнения правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;

Канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.



Общий отдел– это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников).

Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Деятельность этой службы устанавливается в положении. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначение ее наименования.

Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы ДОУ делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Категория «Руководители» включает заведующего службой ДОУ (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя – планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

В категорию «Специалисты» включен: документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно установление должности старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2:1.

Технические исполнители – экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Организационными документами службы ДОУ являются:

 

1) положение о службе ДОУ;

2) положение о структурных подразделениях

3) инструкция по ДОУ;

4) инструкция по отдельным видам деятельности службы;

5) инструкция по организации рабочих мест персонала службы;

6) должностные инструкции персонала службы.

Внутри организации служба ДОУ взаимодействует:

1) со всеми структурными подразделениями по вопросам методического руководства;

2) с юридической службой по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

3) с кадровой службой по вопросам подбора обучения и ротации службы ДОУ.

4) со службой административно-хозяйственно и материально–технического обслуживания.

5) с вычислительным центром по вопросам внедрения новых технологий;

6) с бухгалтерией по вопросам обеспечения сохранности и расходованности.

За пределами организации служба ДОУ взаимодействует:

1) с научно-исследовательскими организациями по вопросам совершенствования и учреждениями по вопросам совершенствования ДОУ;

2) с предприятиями в процессе ведения внешней переписки;

3) с организациями, предоставляющими услуги;

4) с физическими лицами при поступлении от них письменных обращений.

Организационные формы делопроизводства бывают:

1) централизованная – форма, которую выбирают небольшие организации со слабо выраженной структурой;

2) смешенная – форма, которую выбирают организации со сложной структурой. Часть операций выполняет служба ДОУ, остальные – структурные подразделения.

3) децентрализованная – форма, которую выбирают организации, структурные организации которых разобщены.




Читайте также:
Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация...
Личность ребенка как объект и субъект в образовательной технологии: В настоящее время в России идет становление новой системы образования, ориентированного на вхождение...
Почему человек чувствует себя несчастным?: Для начала определим, что такое несчастье. Несчастьем мы будем считать психологическое состояние...



©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (979)

Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку...

Система поиска информации

Мобильная версия сайта

Удобная навигация

Нет шокирующей рекламы



(0.01 сек.)