ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)[1] – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации. Основными задачами службы являются: 1) обеспечение документирования управленческой деятельности; 2) организация работы с документами в учреждении; 3)совершенствование форм и методов работы с документами. Служба ДОУ имеет следующий типовой состав структурных подразделений: Секретариат, в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро); Инспекция при министре, выполняющая функции контроля исполнения правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра; Канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив. Общий отдел– это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях. При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников). Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Деятельность этой службы устанавливается в положении. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначение ее наименования. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы ДОУ делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители. Категория «Руководители» включает заведующего службой ДОУ (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя – планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала. В категорию «Специалисты» включен: документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно установление должности старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2:1. Технические исполнители – экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации. Организационными документами службы ДОУ являются:
1) положение о службе ДОУ; 2) положение о структурных подразделениях 3) инструкция по ДОУ; 4) инструкция по отдельным видам деятельности службы; 5) инструкция по организации рабочих мест персонала службы; 6) должностные инструкции персонала службы. Внутри организации служба ДОУ взаимодействует: 1) со всеми структурными подразделениями по вопросам методического руководства; 2) с юридической службой по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов; 3) с кадровой службой по вопросам подбора обучения и ротации службы ДОУ. 4) со службой административно-хозяйственно и материально–технического обслуживания. 5) с вычислительным центром по вопросам внедрения новых технологий; 6) с бухгалтерией по вопросам обеспечения сохранности и расходованности. За пределами организации служба ДОУ взаимодействует: 1) с научно-исследовательскими организациями по вопросам совершенствования и учреждениями по вопросам совершенствования ДОУ; 2) с предприятиями в процессе ведения внешней переписки; 3) с организациями, предоставляющими услуги; 4) с физическими лицами при поступлении от них письменных обращений. Организационные формы делопроизводства бывают: 1) централизованная – форма, которую выбирают небольшие организации со слабо выраженной структурой; 2) смешенная – форма, которую выбирают организации со сложной структурой. Часть операций выполняет служба ДОУ, остальные – структурные подразделения. 3) децентрализованная – форма, которую выбирают организации, структурные организации которых разобщены.
Популярное: Как построить свою речь (словесное оформление):
При подготовке публичного выступления перед оратором возникает вопрос, как лучше словесно оформить свою... Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация... ©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (1175)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |