Оперативно-снабженческую работу на предприятии выполняют сотрудники отдела: экспедитор, товаровед-кладовщик, коммерческий агент по закупкам

Рассмотрев организационную структуру отдела закупок ООО "Престиж", функции, выполняемые его сотрудниками, можно сделать вывод, что работа по закупкам материальных ресурсов выполняется коллегиально. Действует система распределенных функций и делегированных полномочий между работниками по организации закупок.

Основными критериями выбора поставщика являются: его надежность, цена поставляемой продукции, условие расчетов и поставки. Анализ, выбор поставщика сначала проводится на уровне коммерческого директора, затем выполненное решение согласуется с руководством фирмы и сотрудниками отдела.

Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, состава вспомогательных материалов и др. Так как в ООО "Престиж" основным предметом закупок является продовольственная продукция, то наиболее оптимальным методом закупки менеджеры этой фирмы считают регулярные закупки мелкими партиями.

Преимуществом такого метода закупок является ускорение оборачиваемости капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку.

Но также у такого метода закупок есть и недостатки: так как спрос на продукцию меняется довольно быстро, то следует вероятность заказа избыточного количества и необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

Кроме того, используется метод получения товара по мере необходимости.

В этом случае, коммерческий директор или экспедитор связываются с поставщиком через выполнение каждого заказа и уточняют количество необходимой продукции.

Преимуществом данного метода является возможность оплаты только поставленного количества товара, по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Поставщиками ООО "Престиж" являются предприятия разных форм собственности, находящиеся в основном в Дальневосточном регионе, занимающиеся как производственной, так и посреднической, и торговой деятельностью. Предприятие работает со следующими фирмами – поставщиками: ОАО "Амур-пиво", ООО "Табак-Опт. Сервис", ЗАО "Восток-регион", ООО "ДХ Трейд", "Дубль-М", ОАО "Ликеро-водочный завод "Хабаровский", ОАО "Табак", ООО "Столица" и другими.

Кроме того, ООО "Престиж" осуществляет закупку товарно-материальных ценностей у предпринимателей без образования юридического лица за наличный расчет; закупку у населения сельскохозяйственных продуктов.

Хранение продуктов производится на складе предприятия, где имеются холодильные камеры для мелкого опта с температурой хранения от –8 до –120С, отапливаемая кладовая, для хранение консервов, овощей, фруктов и другой продукции.

В результате оценки организации материально-технического обеспечения на предприятии были выявлены следующие недостатки в организации закупок:

- отсутствие специалиста по разработке проектов перспективных, годовых планов МТС предприятия, по подготовке расчетов и обоснования к ним;

- вся плановая и аналитическая работа выполняется коммерческим директором;

- не проводится изучение рынка сырья и материалов, отсутствует маркетолог, непосредственно проводящий исследования рынка;

- недостаточно отлажена система оценки поставщиков, для выбора наиболее подходящего;

- действующие методы закупки товаров имеют некоторые недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

Необходимым условием выполнения планов по производству, снижению себестоимости, росту прибыли, рентабельности является полное и своевременное обеспечение предприятия сырьем и материалами, продукцией необходимого ассортимента и качества.

Задачами выполнения плана МТС и обеспеченности материальными ресурсами являются:

- проверка реальности плана МТС, фактического его выполнения по объему, ассортименту, качеству продукции и ритмичности поставок;

- анализ состояния складских запасов;

- определение неиспользованных резервов увеличения производства продукции за счет недопоставки, плохого качества, нарушения графиков поставки

При анализе выполнения плана материально-технического обеспечения проводится оценка поставок продукции как в целом по объему, так и в разрезе отдельных поставщиков и по ассортименту. Информация о поступлении товаров представлена в таблице 2.

Таблица 2. Информация о поступлении товаров по плану и фактически за 201 год

Из данных таблицы 2 видно, что в отчетном периоде объем поставок составил 77,8 % планируемого объема. Основной причиной данного факта явилось снижение реальной потребности в продукции, занимающей наибольший удельный вес, в результате снижения спроса потребителей.

В 2011 году объем поставки продукции составил – 245,0 тыс. руб., что на 22,2 % ниже, чем планировалось. Из рисунка 5 видно, что основная доля поставок приходилась на вино-водочные изделия (21,0 %), плодово-овощные изделия (15,0 %), соки-воды (15,6 %), табачные изделия (9,3 %).

Анализ поступления продукции по структурным группам товаров показал, что в 2012 г. по сравнению с планом в группах товаров наблюдались незначительные колебания. На 2,0 % увеличилась доля поставок вино-водочных изделий, на 15 % – плодово-овощной продукции, на 0,3 % – табачных изделий. Имеющиеся колебания в структуре поставок составляют незначительную величину и варьируют в пределах –4,4 до +2,0 %.

Рис.5. Структура поставок продукции на ООО "Престиж" в 2011 году по плану и фактически: 1 – вино-водочные изделия; 2 – плодово-овощные; 3 – кондитерские изделия; 4 – другое.

Таблица 3. Данные для анализа структуры закупок продукции в 2011 году

Данные таблицы 3 показывают, что в результате несоблюдения плана поставок по структуре, предприятие сократило объем закупок по таким видам продукции, как: кондитерские изделия, мясная продукция, консервы, чай, кофе, масло. В целом, из-за структурных колебаний в 2011 г. объем закупок снизился на 10,4 тыс. руб.

Таким образом, анализ поступления товаров в общем виде установил, что в целом отчетном году происходит снижение объема поставок, по сравнению с планом, структура ассортимента достаточно равномерна.

Предприятия ООО "Престиж" использует внешние источники, то есть натуральные ресурсы, поступающие от поставщиков в соответствии с заключенными договорами. В условиях формирования рыночных отношений предприятия получили большие возможности вовлечения в оборот дополнительных ресурсов путем закупки товаров непосредственно у производителей. В связи с этим, возрастает значимость инициативы и предприимчивости работников отдела закупок в изыскании дополнительных материальных ресурсов.