Мегаобучалка Главная | О нас | Обратная связь


Оформление и описание законченных дел



2015-11-27 368 Обсуждений (0)
Оформление и описание законченных дел 0.00 из 5.00 0 оценок




Архивное хранение дел

Постоянное хранение дел осуществляется в федеральных государственных архивах России (куда входят и все бывшие центральные государственные архивы СССР).

В соответствии с «Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» «совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации» образует Архивный фонд РФ. Архивный фонд состоит из 2-х частей: государственной (документы государственных институтов России на всем протяжении ее истории) и негосударственной (документы, находящиеся в собственности частных лиц и негосударственных организаций). Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется органами Архивной службы совместно с собственниками после экспертизы их ценности.

Федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственную политику в области архивного дела, является находящаяся в ведении Правительства РФ Государственная Федеральная архивная служба России (Росархив), которая действует в соответствии с «Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» (от 07.07.93.) и Положениями об Архивном фонде РФ и о Государственной архивной службе России. В систему Росархива входят федеральные государственные архивы (14), научные учреждения, реставрационные мастерские и иные организации, а также органы управления архивным делом субъектов федерации, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы. Сеть государственных архивов в настоящее время насчитывает 2664 архива, включая городские и муниципальные (2090).

Росархив имеет право получать от любых организаций сведения об осуществлении в них делопроизводства, о работе ведомственных архивов. Создание тайных (неучтенных) архивов запрещено законодательством об архивном деле в РФ. Росархив является координационным, организационно-методическим и контролирующим центром всей архивной работы в РФ.

Ведомственные архивы создаются в организации, их деятельность регламентируется нормативным документом «Основные правила работы ведомственных архивов». Срок передачи дел в архив из подразделений устанавливается руководителем организации, также как и перечень дел передаваемых в архив. (Считается целесообразным передавать в архив дела, срок хранения которых превышает три года).

Государственные архивы РФ и ведомственные архивы организаций обеспечивают систематизацию и сохранность документов, полученных на хранение. Систематизация документов в архиве осуществляется с помощью учетных документов, основу которых составляют описи дел, передаваемых в архив, а также книга учета поступления и выбытия документови топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел. Дела в архивохранилищах хранятся в связках, картонных коробках и иных контейнерах (к которым прикрепляются ярлыки с указанными на них номерами описи дел, года и крайних номеров дел, включенных в данную упаковку) на пронумерованных полках - специально оборудованных стеллажах (нумерация стеллажей осуществляется слева направо, полок – сверху вниз).

Документы архива подразделяются на документы общего делопроизводства и обособленного хранения (конфиденциальные, по личному составу и технические), а также на документы на бумажной и пленочной основе. В настоящее время формируются в составе архива самостоятельные фонды документов на электронных носителях, лучшим из которых на сегодняшний день считается не перезаписываемый оптический диск (СDR). Обложка СDR оформляется также как обложка бумажного дела, но вместо реквизита «на ____ листах» проставляется реквизит «на ____ Кб». В помещениях архива для обеспечения сохранности документов и облегчения доступа к ним сотрудников архива устанавливается особый режим хранения: поддержание необходимой температуры и влажности, проветривания, определенная частота влажной уборки; для защиты от постороннего доступа устанавливается специальное оборудование на окнах и дверях, принимаются особые противопожарные меры; рабочие комнаты сотрудников находятся вне помещений архивного фонда. Регулярно, а также при смене заведующих архивом, при массовой порче или гибели дел проводятся проверки фактического наличия и физического состояния дел, что фиксируется соответствующими актами. Актом оформляется и изъятие документа из дела (для выдачи лицам или организациям) или переформирование дел.

Условия хранения документов в архивах должны предусматривать доступность их использования и – для ведомственных архивов – их движения в связи с необходимостью уничтожения дел с закончившемся сроком хранения.

Одной из форм использования архивных фондов является безвозмездная выдача архивной информации социально-правового характера, необходимой для обеспечения прав и законных интересов граждан: содержание правильно и полностью оформленных архивных справок, копии хранящихся в архивах документов и выписки из них можно оспорить только в судебном порядке.

Другой формой использования архивных фондов является предоставление документов для их изучения (в специально оборудованном при архиве читальном зале или во временное пользование). Допуск для работы с документами государственного архива определяется его руководителем на основании письменного ходатайства организации, а ведомственного архива - руководством архива организации. Предоставление дел во временное пользование (за пределами архива) оформляется соответствующим актом в 2-х экземплярах.

Документы, не связанные с запросами социально-правового характера архивы предоставляют на творческой и (или) коммерческой основе.

 

Оформление и описание законченных дел

В конце каждого календарного года производится подготовка дел к хранению. В делах сроком хранения до 10 лет документы систематизируются и оставляются в тех же обложках, в которых они формировались. Эти дела хранятся, как правило, в тех подразделениях, где они формировались, если инструкцией по делопроизводству не предусмотрена передача их в ведомственный архив.

Подготовка дел к длительному хранению предполагает осуществление дополнительных делопроизводственных операций: завершенные дела со сроком хранения свыше 10 лет подлежат дальнейшему оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием Архивной службы РФ.

Дополнительное оформление дел состоит из следующих операций:

- удаление всех металлических скрепок;

- пересистематизация документов в деле в прямом хронологическом, алфавитном или алфавитно-хронологическом порядке (при этом документы, не удобные для подшивки – фотографии, документы без полей, на плотном носителе – вкладываются в чистые конверты);

- нумерация листов в деле (конверт имеет свой, следующий за предыдущим листом порядковый номер, а вложения получают очередные порядковые номера) в верхнем правом углу, а фотографии и иные иллюстрации – на обороте в верхнем левом углу графитным черным карандашом. Если после завершения операции нумерования листов обнаружены не пронумерованные документы, они вкладываются на свое место в принятом для данного дела порядке и получают литерные номера;

- составление внутренней описи дела и размещение ее перед листами дела;

- составление заверительной записи (на листе формата А 4) и размещение ее в конце дела;

- переплет документов на 4 прокола в твердую обложку (гибкий переплет позволяет копировать документы, не расшивая их, изымать документы в случае необходимости: для реставрации, переформирования, выдачи государственным органам или владельцам). Особо ценные документы разрешается хранить непрошитыми в закрытых твердых папках с тремя клапанами и в специальных картонных футлярах.

Для небумажных носителей применяются специальные упаковки.

Внутренняя опись дела №____ составляется в виде таблицы, после которой делается итоговая запись с указанием количества включенных в нее документов и листов самой описи:

 

№ по порядку Индекс дела Дата документа Заголовок документа №№ листов Примечания
           

 

Итого_____________________ документов. Количество листов внутренней описи _______

Должность составителя (подпись) Расшифровка подписи

Дата___ _______

 

Лист-заверитель дела №____ (заверительная запись) составляется для каждой единицы хранения и представляет собой фиксацию количества и особенностей нумерации листов в деле:

В дело подшито и пронумеровано (цифрами и прописью) листов,

в том числе: литерные номера листов (перечисляются) ,

пропущенные номера листов (перечисляются)

+ листов внутренней описи (цифрами и прописью)

Должность составителя (подпись) Расшифровка подписи

Дата____ ______

 

После подготовки внутренней описи и заверительной записи дело прошивается.

При оформлении обложки дела постоянного или длительного сроков хранения (ГОСТ 17914-72) дополнительно вводятся следующие реквизиты: для дела постоянного хранения - место для наименования Госархива и наименования организации-фондообразователя, шифры государственного и ведомственного (для дела длительного срока хранения) архивов (образец оформления дан в Приложении).

Составление описей дел. Подготовленное таким образом дело включается в опись дел для передачи на архивное хранение. Ответственность за ее составление несет руководитель подразделения.

Опись делэто архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для учета, раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри архивного фонда. Систематизацию дел в описи и присвоение ей номера осуществляет архив организации. (При включении в опись дел с нарушениями систематизации они вносятся последними под соответствующими своим местам литерными номерами).

Опись для передачи дел в ведомственный архив составляется в 2-х, а для передачи в государственных архив в 4-х экземплярах.

Опись дел оформляется на общем бланке организации с грифом утверждения руководителем организации и визой согласования с ЭК организации, а для дел постоянного хранения с грифом утверждения ЭПК архивного управления, который ставится прежде утверждения руководителем организации. Составляется в виде таблицы, графами которой являются (в описи дел постоянного хранения графа 6 опускается):

1) порядковый номер, 2) индекс дела, 3) заголовок дела, 4) дата дела,

5) количество листов в деле, 6) срок хранения дела, 7) примечания.

В конце делается итоговая запись:

Пример: В данную опись внесено 15 (пятнадцать) дел с № 1 по № 16, в том числе:

Литерные номера: 9а, 9б;

Пропущенные номера: 11

 

Должность составителя (подпись) Расшифровка подписи

Дата ___ _______

 

Зав. архивом

Дата приема____ ______, _(количество)_ дел (подпись) Расшифровка подписи

 

Регистрационные карточки также включаются в опись как отдельное дело. Опись представляет собой перечень дел (если дело имеет части или тома, им присваивается свой порядковый номер) с самостоятельной законченной нумерацией.

В крупных организациях описи дел могут составляется по структурным подразделениям (с указанием его наименования как раздела описи), эти описи подписываются составителями и утверждаются руководителями, а затем на их основе ведомственным архивом готовится сводная опись. Описи должны быть подготовлены в течении года после их завершения. Годовые описи дел, подлежащие передаче в госархив, утверждаются вначале ЭПК архива, а затем руководителем организации.

Одновременно с годовыми описями дел готовится Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению (срок хранения которых истек в предыдущем году). Акт согласовывается с ЭК организации, и утверждается руководителем организации только после составления описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.



2015-11-27 368 Обсуждений (0)
Оформление и описание законченных дел 0.00 из 5.00 0 оценок









Обсуждение в статье: Оформление и описание законченных дел

Обсуждений еще не было, будьте первым... ↓↓↓

Отправить сообщение

Популярное:
Как вы ведете себя при стрессе?: Вы можете самостоятельно управлять стрессом! Каждый из нас имеет право и возможность уменьшить его воздействие на нас...
Личность ребенка как объект и субъект в образовательной технологии: В настоящее время в России идет становление новой системы образования, ориентированного на вхождение...
Почему человек чувствует себя несчастным?: Для начала определим, что такое несчастье. Несчастьем мы будем считать психологическое состояние...



©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (368)

Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку...

Система поиска информации

Мобильная версия сайта

Удобная навигация

Нет шокирующей рекламы



(0.01 сек.)