ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДОУ

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, ко­ординация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;

• контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государ­ственный архив в соответствии с действующими нормативами;

• сокращение документооборота, количества форм документов;

• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

• участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий докумен­тационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

В соответствии с возложенными задачами в функции службы ДОУ входит следующее:

3.1.Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных
форм документов организации, внесение в них изменений.

3.2.Осуществление обработки, регистрации документов и учебно-
справочной работы по документам.

3.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за пра­вильностью оформления документов, представляемых на подпись руково­дству.

3.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением докумен­тов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах ис­полнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

3.5. Организация машинописного изготовления, копирования и опера­тивного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.

3.6. Разработка номенклатуры дед организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов информации.

3.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граж­дан.

3.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

3.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подраз­делениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и ме­тодов работы с документами, а также по повышению исполнительской дис­циплины.

3.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и форми­рования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

3.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и ме­тодическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

3.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение со­вещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

3.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

ПРАВА И ОТВЕТСТВЕН НОСГЬ СЛУЖБЫ ДОУ

4.1. Служба ДОУ имеет право:

4.1.1.Осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры.

4.12.Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение этих правил.

4.1.3.Запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.

4.1.4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги прове­рок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структур­ных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руково­дства.

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, под­готовленные с нарушением установленных требований.

4.1.7. Совместно с вычислительным центром определять процессы до­кументационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетен­ции.

4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.

4.1.10. Вносить руководству предложения о применении администра­тивных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и мето­дов работы с ними.

4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначе­нии, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

42. Служба ДОУ несет ответственность за:

4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.

4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение не­обходимых условий труда работников.