Общие правила (рекомендации) документирования рабочих процессов

Рассмотрим общие правила и порядок разработки (документирования) рабочих процессов.

Рекомендуемая структура (содержание) рабочих процессов:

- раздел 1 Цель процесса;

- раздел 2 Назначения и область применения процесса;

- раздел 3 Планирования процесса;

- раздел 4 Потребители и выходы процесса;

- раздел 5 Поставщики и входы процесса;

- раздел 6 Ресурсы, которые используются;

- раздел 7 Оценка процесса;

- раздел 8 Ответственность и полномочия (руководитель процесса, участники процесса, матрица ответственности);

- раздел 9 Блок-схеми (алгоритмы) процесса;

- раздел 10 Методики выполнения процесса (описание процедуры процесса);

- раздел 11 Записи процесса;

- раздел 12 Термины и определения;

- раздел 13 Руководящая документация;

- раздел 14 Лист регистрации изменений;

- раздел 15 Приложения к процессу.

Раздел «Цель процесса».Цель помечает назначение процесса, направленность и ожидаемые результаты. Цель процесса рассматривается как декомпозиция стратегических целей и политики в области качества предприятия. Цели процессов должны:

- удовлетворять потребности описываемого процесса (Заказчика);

- способствовать достижению Стратегических целей предприятия.

Цели для процессов должны быть направлены на обеспечение в установленные сроки и в установленном количестве выходов процесса (выходных данных), которые имеют соответствующее качество. Выходы (результаты) процесса должны удовлетворять как внутренних, так и внешних потребителей (в тех случаях, когда процесс связан с внешним потребителем).

При определении целей процесса необходимо, чтобы эта цели были измеримы и досягаемы.

Раздел «Назначения и область применения процесса».В данном разделе указывается назначение процессов и их зона действия. Указывается место процессов в общей системе документации предприятия

Определяется круг лиц, которые должны руководствоваться данным документом.

Качественно определяется задание или результат, которого нужно достичь в ходе процесса. Данный раздел отвечает на вопрос: "Для чего создан этот процесс?".

Назначение должно быть согласовано с другими процессами и отображать требования внутренних и внешних потребителей.

В данном разделе указываются службы и подразделения предприятия, которые участвуют в реализации процессов.

Раздел «Планирования процесса».В данном разделе делаются ссылки на документы, которые содержат планы деятельности предприятия (процессов), и вспоминают работы описываемого процесса.

Раздел «Потребители и выходы процесса».В данном разделе указываются в табличном виде:

- условно наименования и идентификационные номера процессов -потребителей;

- названия подразделений - потребителей результатов деятельности процесса;

- результаты деятельности процесса (условно название выходов процесса).

Образцы таблиц и объяснения к ним представлены ниже:

Таблица 8.1 Внешние потребители (процессы-потребители)

Таблица 8.2 Выходы процесса (результаты деятельности процесса)

Как правило, в процессе бывает несколько выходов. В каждого из этих выходов должно быть один или несколько потребителей. Выход процесса не может существовать сам по себе, кто-то должен потреблять продукт процесса, а иначе он будет работать, расходуя ресурсы и не создавая ни каких ценностей.

Выходы процесса могут быть как материальные - в виде услуги, так и нематериальные – в виде информации и документов (отчетов, журналов регистрации, справок, и др.). В любом случае каждый выход должен представлять для потребителя определенную ценность.

Внутри предприятия каждый процесс имеет свой выход и потребителей. Потребителей выходов разделяют на внутренних и внешних.

На данном этапе необходимо определить:

- всех внешних потребителей (их может быть несколько) описываемого процесса, то есть кому предназначены исходная информация, конечные и промежуточные результаты выполнения работ подразделениями вне предприятия и все результаты процесса (для внешних поставщиков, их может быть несколько), включая основной, то есть результат ради которого и существует подразделения, и привязать к конкретному получателю-потребителя процесса вне предприятия (Заказчик и др.).

- всех внутренних потребителей (их может быть несколько) описываемого процесса, то есть кому предназначена исходная информация, конечные и промежуточные результаты выполнения работ подразделениями непосредственно на предприятии и все результаты процесса (для внешних поставщиков), включая основной, необходимо привязать к конкретному получателю-потребителя процесса (подразделение предприятия и др.).

Раздел «Поставщики и входы процесса»В данном разделе указываются в табличном виде:

- процессы-поставщики (идентификационные номера и названия процессов);

- наименование подразделений - поставщиков результатов деятельности процессов;

- результаты деятельности процессов (условно наименование входов процесса).

Образцы таблиц и объяснения к ним даются ниже:

Таблица 8.3 Внешние и внутренние поставщики (процессы-поставщики)

Таблица 8.4 Входы процесса

На данном этапе необходимо определить:

- всех внешних поставщиков (их может быть несколько) описываемого процесса, то есть организации вне предприятия, которые предоставляют или пользуются некоторой входной информацией (документы, заявки и др.), также предоставляют какие-либо материальные объекты или услуги, необходимые для выполнения работ подразделениями и все входы процесса (для внешних поставщиков, их может быть несколько;

- всех внутренних поставщиков (их может быть несколько) описываемого процесса, которые предоставляют или пользуются некоторой информацией (документы, заявки и др.) непосредственно на предприятии

- все входы процесса (для внешних и внутренних поставщиков).