Тема 8. Общие подходы к контролю проектов

Тема 7 Планирование ресурсов, затрат и проектного бюджета

 

Стоимость проекта определяется совокупной стоимостью ресурсов проекта, стоимостями и временным выполнением работ проекта. Управление стоимостью проекта включают в себя процессы, необходимые для обеспечения и гарантии того, что проект будет выполнен в рамках утвержденного бюджета.

Планирование стоимости проекта начинается с планирования потребности в ресурсах. К ресурсам проекта относятся трудовые ресурсы, оборудования, материалы и денежные средства. Стоимость проекта, прежде всего, зависит от количества и стоимости необходимых ресурсов.

Потребляемые ресурсы могут быть:

- возобновляемые (трудовые ресурсы, оборудование);

- невозобновляемые (материалы).

Планирование ресурсов включает в себя:

- определение общей потребности и ее распределение по времени;

- составление потребности в ресурсах по комплексам работ и отдельным работам;

- построение ресурсной гистограммы (столбиковой диаграммы, показывающей потребности ресурсов в отдельные месяцы с последующим ее «выравниванием»);

- определение поставщиков ресурсов, заключение контрактов на поставку;

- формирование графиков поставки ресурсов.

Источники средств для реализации проекта:

- собственные (прибыль, амортизация, уставной капитал, акционерный капитал);

- заемные – кредиты;

- иностранные инвестиции;

- ассигнование из государственного, регионального и местного бюджетов.

Контракты на поставку ресурсов заключаются трех типов:

- контракт с фиксированной ценою;

- контракт с фиксированной ценой единицы продукции;

- контракт с компенсацией затрат (компенсация заказчиком затрат поставщика, связанных с выполнением условий контракта).

Планирование затрат

Задача планирования – составить и распределить их так, чтобы они покрывали потребности у финансовых ресурсах на протяжении периода реализации проекта.

Затраты по проекту классифицируются по следующим признакам:

- все затратыделятся на инвестиционные и текущие:

- инвестиционные (приобретение земли, строительство, приобретение или аренда оборудования, технологии, предпроизводственные затраты);

- текущие – затраты на выпуск продукции (по статьям и элементам затрат).

- по месту выполнения работ делятся на затраты, соответствующих отделов, секторов, лабораторий, различных подразделений и т.д.;

- по видам затрат - на экономические элементы и статьям калькулирование;

- по объемам затрат – затраты на разработку, по темам, объектам проектирования, этапам, договорам на разработку и реализацию работ;

- по способу включения в себестоимость – прямые (непосредственное выполнение проектных работ по прямым признакам и непрямые – общепроизводственные затраты;

- в зависимости от изменения объема работ – переменные и постоянные;

- по календарным периодам – месяц, квартал, год, операционный цикл.

Главным документам является Смета Затрат по проекту с разбивкой на соответствующие смены затрат по объектам.

Второй Главный документ – бюджет (бюджеты) Проекта, т.е. разбивка сметы затрат по проекту на соответствующие годы реализации проекта.

 

 

Таблица 7.1 - Свободная калькуляция себестоимости проектных работ

Статьи затрат	Всего на весь период тыс. грн	Всего на текущий период тыс. грн.
1. Затраты на оплату труда
2. Отчисления на социальные мероприятия
3. Материалы
4. Затраты на служебные командировки		0,8
5. Специальное приобретение для проектных и экспериментальных работ	1,5	1,0
6 Затраты на работы, выполняемые сторонними организациям, предприятий	1,0	1,0
7. Прочие прямые затраты	0,5	0,3
8. Общепроизводственные затраты в т.ч. переменные общепроизводственные затраты постоянные распределяющие общепроизводственные затраты.		2,5 0,5
9. Производственная себестоимость		19,1
10. Не распределенные постоянные общепроизводственные затраты	2,2	1,2
11. Сверхнормативные затраты	0,8	0,6
12. Себестоимость реализованных проектных работ (п.9 + п. 10 + п.11)	31,0	20,9

 

 

Таблица 7.2 - Текущие затраты по проекту.

Виды затрат	Год 1	Год 2	…….
1. Прямые материальные затраты: - сырье и материалы; - работы и услуги производственного характера; - топливо и энергия для технологических целей; - потери в пределах норм естественной убыли.
2. Прямые трудовые затраты: - заработная плата; - дополнительная выплата в счет оплаты труда; - отчисления в Пенсионный фонд; - взносы в Фонд страхования на случай потери временной трудоспособности; - взносы в Фонд страхования на случай безработицы; - взносы в Фонд страхования от несчастных случаев; Всего прямых затрат

 

3. Операционные затраты: 3.1 Налоги и сборы, не связанные с зарплатой и принадлежат к валовым затратам 3.2 Затраты финансирования: 3.2.1 Выплата процентов по долговым обязательствам; 3.2.2 Лизинговые затраты; 3.2.3 Прочие затраты финансирования (страхование рисков) 3.3 Маркетинговые затраты: 3.3.1 Затраты по комплексному изучению рынка; 3.3.2 Затраты на рекламу; 3.3.3 Затраты на сертификацию и сбыт продукции; 3.4 Затраты по обслуживанию производственного процесса: 3.4.1 Затраты, связанные с усовершенствованием технологии и организации производства; 3.4.2 Текущий ремонт основных фондов; 3.4.3 Контроль качества; 3.4.4 Прочие затраты по обслуживанию производства. 3.5 Затраты, связанные с природоохранными мероприятиям. 3.6 Административные затраты: 3.6.1 Оплата услуг связи, вычислительных центров, банков; 3.6.2 Оплата административных услуг; 3.6.3 Оплата коммунальных услуг; 3.6.4 Оплата ремонтно – сервисных услуг; 3.6.5 Офисно – хозяйственные затраты; 3.6.6 Затраты на служебные командировки; 3.6.7 Прочие затраты, связанные управлением производства.
3.7 Списание затрат будущих периодов Всего валовых затрат (1+2+3)
4 Амортизация: 4.1 Амортизация основных фондов 4.2 Амортизация нематериальных активов Всего непрямых затрат (3+4) Всего текущих затрат (1+2+3+4).

 

Текущие затраты необходимо спланировать во времени и по видам потоков (денежных, материальных, нематериальных).

 

 

Тема 8. Общие подходы к контролю проектов.

Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнение плановых показателей общей эффективности функций планирования.

Контроль – процесс, при котором руководитель проекта устанавливает, достигаются ли поставленные цели, выясняет причины, негативно влияющие на ход работ, принимает, управленческое решение для недопущения срывов исполнения проекта.

Задача контроля – получив фактические данные, о ходе выполнения проекта сравнив их с плановыми, выявить отклонения.

Виды контроля:

- предварительный, до начала работ по реализации проекта;

- текущий для оперативного реагирования;

- заключительный на стадии завершения работ.

Условия «успешности» контроля:

- назначение конкретных четко структурированных планов;

- назначение информативной системы отчетности;

- назначение эффективной системы анализа фактических

показателей и тенденций;

- назначение эффективной системы реагирования на изменения.

Процесс контроля:

- отслеживание;

- анализ;

- корректировка.

Мониторинг – контроль, слежение, учет, анализ и составление отчетов о фактическом выполнении проектов в сравнении с планом.

Методы контроля:

- метод простого контроля (0 -100% – очень субъективный);

- метод детального контроля (снова же 0 -100%,

но конкретные);

- метод по вехам (достижение каждой части – «вех»).

Необходимость управления изменениями:

Под изменением понимается замещение одного решения другим вследствие воздействия различных внешних и внутренних факторов при разработке и реализации проекта. Инициировать изменения могут и заказчик, и инвестор, и проектировщик и подрядчик.

Причинами изменений является невозможность приведения на стадии разработки проекта новых проектных решений, появление более эффективных материалов, конструкций, технологий, а также отставание от сроков в ходе реализации проекта.

Могут меняться:

- цели и планы проекта;

- механизм реализации проекта;

- использование ресурсов;

- контракты и обязанности по ним;

- стандарты и нормативы;

- география размещения объектов;

- внешние факторы, влияющие на проект.

Все изменения можно разделить на осознанные (желательные) и вынужденные.

Процесс изменения включает в себя следующие пять стадий:

- описание изменения, его суть, чем вызвано (строго документируется);

- оценка – полномасштабный анализ причин и последствий;

- одобрение (или отклонение с необходимостью провести дополнительные исследования);

- реализация (после внесения одобренного изменения в планах);

- подтверждения исполнения.

В процессе контроля и внесения изменений возможны, пять основных случаев принятия решения:

- найти альтернативное решение, иногда для этого достаточно просто

изменит последовательность работ;

- пересмотр стоимости (чаще в сторону дополнительного привлечения

ресурсов);

- пересмотр сроков;

- пересмотр содержания работ;

- прекращения проекта – самое сложное решение. Но его нужно принимать если прогнозируемые затраты по проекту превышает ожидаемые выгоды.