Статья 13. Государственное попечение над негосударственными архивами

ТЕМА 2. ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОУ

Задание 1.Дайте письменные ответы на следующие вопросы:

· В чём заключается роль Госстандарта России по совершенствованию документооборота в стране?

Роль Госстандарта России по совершенствованию документооборота заключается в закреплении на территории страны единой и обязательной для всех системы стандартов во избежание возможности создания противоречащих, взаимоисключающих друг друга документов, вносящих путаницу, двусмысленность толкований и попросту усложняющих документооборот.

· На кого возлагается ответственность за функционирование делопроизводства в государственных и муниципальных учреждениях, организациях, предприятиях? (Найти 3-4 конкретных примера)

Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т.д.).

Документационное обеспечение деятельности Управления Пенсионного фонда РФ в г. Губкине и Губкинском районе Белгородской области, методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях управления, организацию документооборота осуществляет специалист по ведению делопроизводства. Документооборот в учреждении осуществляется в виде трех традиционных документопотоков: входящий, исходящий и внутренний.

2. В ЗАГСах за документооборот отвечают специалисты первой категории. - Отвечает за ведение бухгалтерского учёта, оформление закупок и договоров, за установку и техническое сопровождение работы программы МАИС, а также портала государственных услуг, ведёт электронный документооборот.

 

· Какие права имеют частные компании по хранению документов, образующихся в результате их деятельности в соответствии со ст.13 Основ законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 №5341-1, а также п.10 Положения об Архивном фонде РФ, утверждённого Указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552 (с изм. На 01.12.1998)?

Статья 13. Государственное попечение над негосударственными архивами.

По просьбе собственников негосударственных архивов и архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, государство через органы и учреждения системы Государственной архивной службы России оказывает содействие в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

Собственники негосударственных архивов и архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, имеют право на передачу их по соглашению на хранение в государственные архивы, право на создание их страховых копий, а также на их реставрацию и использование.

В текущее время в согласовании со ст. 13 Основ законодательства РФ о Архивном фонде Русской Федерации и архивах от 07.07.1993 №5341-1, также п. 10 Положения о Архивном фонде Русской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552 (с изм. на 01.12.1998) личные компании являются собственниками документов, образующихся в итоге их деятельности, не должны передавать их в муниципальный архив. Личная компания имеет право заключить с любым муниципальным либо городским архивным учреждением контракт, согласно которому некие документы компании, отнесенные в установленном порядке к составу негосударственной части Архивного фонда РФ могут быть переданы на хранение в муниципальный либо городской орган. Ежели компания имеет условия для обеспечения хранения документов не хочет иметь дело с муниципальным архивом, то она вправе не передавать свои документы на хранение в муниципальные архивные учреждения (3). Таковым образом, Госстандарт Рф и Росархив являются основными ведомствами, регулирующими документацию в общегосударственном масштабе. Обычно, они действуют в тесноватом контакте при решении всех главных вопросцев управления документацией и делопроизводства. В их функции заходит определение направлений совершенствования документации и организации работы с ней.

 

 

· Каковы основные положения Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утверждённой Росархивом 06.06.1992?

Данный документ утратил силу!

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее именуется - Типовая инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.

1.2. Типовая инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации.

1.3. Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно - методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации и настоящей Типовой инструкции.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования с Федеральной архивной службой России. Согласование проводится в целях контроля за соблюдением федеральными органами исполнительной власти действующего законодательства Российской Федерации, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов, как составной части Архивного фонда Российской Федерации.

1.4. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется - служба ДОУ) федерального органа исполнительной власти.

 

 

· Какой стандарт РФ используется для оформления организационно-распорядительных документов?

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
(принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

 

· Каковы содержание и структура классификатора технико-экономической и социальной информации (на примере общероссийского классификатора управленческой документации – ОКУД?)

Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) выглядят следующим образом.

ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Он предназначен для решения следующих задач: .

регистрации форм документов;

упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

сокращения количества применяемых форм;

исключения из обращения неунифицированных форм документов;

обеспечения учета и систематизации унифицированных форм;

документов на основе их регистрации;

контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками УСД.

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации, например:

 

Код КЧ

Наименование формы

Индекс

Периодичность

0200000 2 Унифицированная система организационно-распорядительной документации

0211000 0 Документация по созданию организации, предприятия

0211031 3 Договор об аренде

0211071 5 Заявление на государственную регистрацию

0211072 1 Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета.

Код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

блока идентификации;

блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы производится через классификацию. Код унифицированной формы документа в ОКУД строится следующим образом.:

XX XX XXX X

Здесь первые две цифры обозначают класс форм, следующие две цифры - подкласс форм, следующие три цифры - регистрационный номер; последняя цифра — контрольное число.

Например, код Расчетной ведомости по страховым взносам и Пенсионный фонд - 09010046 читается таким образом:

09 - Унифицированная система документации Пенсионного фонда;

01 - Документация по учету и распределению средств;

004 - Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд;

6 - Контрольное число.

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:

первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации;

третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования;

пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;

восьмой знак - контрольное число.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

Кроме того, в Унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс), помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы, содержатся также «индекс» и «периодичность» представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.

Коды ОКУД в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» проставляются в унифицированных формах документов.

 

· Приведите примеры законодательных актов, регулирующих порядок хранения документов.

Любая организация обязана хранить документы, связанные с ее деятельностью. Правила хранения документов регулируются целым рядом нормативных актов.

Хранение документов - одна из функций любого юридического лица независимо от того, является оно государственным предприятием или коммерческой фирмой. Создание архива, его работа, использование архивных документов подразумевают комплекс организационных мероприятий, финансовые затраты и наличие квалифицированных кадров.

Архивное дело в настоящее время регулируется рядом нормативно-правовых актов:

- Основами законодательства РФ об архивном фонде РФ и архивах от 07.07.93 N 5341-1;

- Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02);

- Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (далее - Перечень типовых управленческих документов);

- Положением об Архивном фонде РФ, утвержденным Указом Президента РФ от 17.03.94 N 552 (в редакции 01.12.98);

- законами, имеющими специальную область регулирования (Закон РФ от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон о бухгалтерском учете; Закон РФ от 14.11.02 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях"), и др.

В настоящей статье мы рассмотрим основные вопросы, связанные с созданием и работой архива коммерческой организации, а также особенности хранения документов акционерных обществ, которые помимо перечисленных выше нормативных документов регулируются Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ФКЦБ) от 16.07.03 N 03-33/пс.

Задание 2

Вопрос 1. Каково главное требование ЕГСД к организации документооборота?

1. максимально возможная централизация операций по обработке документов

2. регулирование движения документов внутри учреждения

3. все перечисленное

 

Вопрос 2. Из скольких частей состоит система ДОУ?

1. одной

2. двух

3. трех

 

Вопрос 3. Какие организационно-распорядительные документы относятся к УСОРД?

1. постановления, распоряжения, приказы

2. протоколы, акты, письма

3. все перечисленное

 

Вопрос 4. Какие документы включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)?

1. постановления, распоряжения, приказы

2. протоколы, акты, письма

3. все перечисленное

 

Вопрос 5. Когда была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ?

1. 6 июля 1992 г.

2. 10 августа 1995 г.

3. 15 марта 1999 г.

 

Задание 3

Вопрос 1. На чем основывается стандартизация?

1. на результатах науки и техники

2. на практическом опыте

3. все перечисленное

 

Вопрос 2. Принцип трафаретизации позволяет:

1. ускорить создание однотипных документов

2. избежать излишних ошибок

3. все перечисленное

 

Вопрос 3. Переписка занимает в объеме документации предприятия:

1. до 20%

2. до 50%

3. до 80%

 

Вопрос 4. Важными средствами информационного обеспечения являются:

1. классификаторы технико-экономической информации

2. классификаторы социальной информации

3. 3. все перечисленное

 

Вопрос 5. Какая система классификации принята в ОКУД?

1. одноступенчатая иерархическая

2. двухступенчатая иерархическая

3. трехступенчатая иерархическая