Документы и журналы документов

В системе 1C:Бухгалтерия информация о хозяйственных операциях, совершаемых на предприятии, может вводиться при помощи документов и отображаться в журналах документов.

Одним из важных для бухгалтерского учета свойством документов является их способность автоматически формировать бухгалтерские операции, отражающие соответствующую хозяйственную операцию в бухгалтерском учете.

Отбор документов. Механизм отбора документов предоставляет пользователю возможность просматривать в журнале документы, отобранные по некоторому значению их реквизитов: например, можно отобрать все документы по конкретному складу или конкретной организации-контрагенту.

Ввод документа на основании.Система 1С:Бухгалтерия имеет возможность копировать информацию из документа одного вида в документ другого вида. В этом случае для ввода новых документов можно использовать механизм «ввода на основании». Этот механизм позволяет, например, создать расходную накладную, перенеся в нее информацию из ранее выписанного счета.

Создание печатной формы документа.Если в процессе настройки конфигурации для документа была создана, помимо экранной формы (диалога), также печатная форма, то в диалоге для ввода реквизитов документа, как правило, присутствует кнопка, нажатие на которую вызывает построение этой формы. При необходимости, автоматически построенная печатная форма может быть отредактирована. Отредактированная печатная форма может быть сохранена в файле. Для этого следует выбрать пункт «Сохранить» или «Сохранить как» в меню «Файл» главного меню программы.

Проведение документа.Проведением документа называется действие, которое, выполняет изменения других данных системы на основании информации документа. Прежде всего, для документов 1С: Бухгалтерии проведение используется для отражения в бухгалтерском учете хозяйственной операции, информация о которой введена в документ. В процессе проведения информация, содержащаяся в документе, учитывается в регистрах путем создания записи регистров.

1. Типовые операции

Для ввода в 1С: Бухгалтерию информации о совершенных хозяйственных операциях существуют два основных режима: ввод операции «вручную» и автоматическая генерация операций на основании документов. Типовые операции представляют собой своего рода компромисс между двумя этими режимами.

Для применения типовой операции в системе 1С: Бухгалтерия предварительно необходимо создать шаблон типовой операции. Шаблон типовой операции представляет собой список проводок, описание правил заполнения реквизитов самой операции и входящих в нее проводок. Такой шаблон создается всего один раз, и в дальнейшем используется для ввода операций.

При вводе типовой операции пользователю выдается для заполнения форма операции, в которой уже заполнены - полностью или частично - некоторые реквизиты, пользователю остается только откорректировать автоматически введенные данные или ввести недостающую информацию, и записать операцию в журнал операций.

Шаблоном типовой операции называется сценарий формирования проводок для оформления какого-либо хозяйственного действия, совершаемого на предприятии. Шаблон включает:

• правила заполнения реквизитов операции: даты, номера, суммы и содержания;
• правила заполнения дополнительных реквизитов операции, если таковые предусмотрены в форме операции;
• список проводок операции;
• правила заполнения реквизитов проводок - корреспондирующих счетов, суммы, субконто, количества, валюты и суммы в валюте;
• формулы вычисления сумм проводок.

1. Регистры

Основное назначение регистров системы 1С:Предприятие состоит в хранении информации, формируемой и изменяемой, как правило, документами.

Регистры сведений предназначены, в основном, для хранения существенной для прикладной задачи информации, состав которой развернут по определенной комбинации значений и при необходимости развернут во времени. Информация в регистр сведений может вноситься как в автоматическом режиме (например, при внесении в справочник «Валюты» сведений о конкретной валюте, при выполнении различных обработок, например, получение курсов валют средствами интернет-поддержки пользователей «1С:Предприятие», с помощью документов - регистраторов), так и вручную. Для ручного ввода информации требуется открыть форму регистра сведений и выполнить стандартные действия (добавление, редактирование и удаление данных).

Регистры накопления (оборотные регистры, регистры остатков) используются для накопления информации о наличии и движении имущества и обязательств и др. Вся информация о хозяйственных операциях, которая вводится с использованием документов или формируется при помощи расчетов, может быть накоплена в регистрах. Тогда эту информацию можно будет извлечь, проанализировать и представить в виде отчетных форм. Для просмотра движений можно открыть форму списка регистра накопления. Информацию в форме списка регистра накопления можно только просмотреть.

Регистры бухгалтерии используются для отражения информации о хозяйственных операциях в бухгалтерском учете. Основным понятием бухгалтерского учета является понятие хозяйственной операции. Операцией считается любое хозяйственное действие, способное вызывать изменение состояния средств предприятия. Для ввода информации о хозяйственных операциях используется документы. Каждая хозяйственная операция состоит в общем случае из произвольного числа бухгалтерских проводок. Каждой бухгалтерской проводке соответствует запись регистра бухгалтерии, а набор записей регистра бухгалтерии является аналогом хозяйственной операции. Просмотр проводок осуществляется в форме списка регистра бухгалтерии. Информацию в списке можно только просмотреть.

Отчеты и обработки

Для получения итоговой, а также другой сводной или детальной информации в 1С: Бухгалтерии используются отчеты.

Используемые на практике отчеты можно условно разделить на две группы:

1. Отчеты, предназначенные для контроля и анализа учетных данных и составления различного вида учетных регистров. Отчеты этой группы подразделяют на стандартные, специализированные и прочие.

Стандартные отчеты предназначены для получения бухгалтерских итогов и оборотов за определенный период по синтетическим и аналитическим счетам в стоимостном и натуральном выражении. В течение месяца с их помощью анализируют полноту отражения фактов хозяйственной деятельности. По завершении отчетного периода с их помощью формируют регистры бухгалтерского учета, которые затем выводят на бумажный носитель. К стандартным относятся такие отчеты как "Оборотно-сальдовая ведомость", "Оборотно-сальдовая ведомость по счету", "Шахматка", "Анализ счета", "Карточка счета" и другие. Такие отчеты используются очень широко непосредственно при ведении бухгалтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики, различных периодов и детальных проводок.

Специализированные отчеты предназначены для получения результатной информации по конкретным разделам бухгалтерского учета. Такие отчеты предполагают специфическую выборку информации и ее представление на бумажном носителе по установленным формам. К специализированным отчетам относятся кассовая книга, книга продаж, книга покупок и пр.

Под прочими отчетами понимают отчеты, которые не входят в состав стандартных или специализированных отчетов типовой конфигурации. Каждая организация самостоятельно определяет состав и структуру прочих отчетов.

2. Отчеты, предназначенные для получения результатной информации и ее представления контролирующим органам. Отчеты этой группы называют регламентированными. Состав и содержание этих отчетов определяются различными государственными органами. Регламентированные отчеты подразделяют на следующие виды:

· бухгалтерская отчетность (бухгалтерский баланс – форма №1, отчет о прибылях и убытках – форма №2 и пр.);

· налоговая отчетность (налоговая декларация по налогу на имущество);

· государственная статистическая отчетность (сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг);

· отчетности по физическим лицам (налоговая карточка 1-НДФЛ).

Состав показателей регламентированного отчета регулируется нормативно-правовой базой. В связи с постоянными изменениями обновление регламентированных отчетов производится в централизованном порядке (меню Сервис / Обновление конфигурации через интернет).

Регистры налогового учета.В программе предусмотрена отдельная группа стандартных отчетов для анализа данных, обобщенных на счетах плана счетов налогового учета: ОСВ (налоговый учет), анализ счета (налоговый учет) и пр. Помимо стандартных отчетов имеются специальные отчеты, предоставляющие информацию в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ – аналитические регистры налогового учета.

Обработки.Кроме отчетов в системе используется такое понятие как Обработка. Под обработкой понимается обычно некоторая сервисная процедура, также полностью определенная при конфигурировании, которая предназначена не для выдачи информации, а для изменения каких либо данных в информационной базе. Обработки обычно используются для выполнения некоторых служебных функций, например, загрузки содержимого какого либо справочника из другой программы. Использование обработки ничем не отличается от использования отчета. Суть действий выполняемых обработкой полностью определяется в конфигурации, поэтому описание свойств и назначений конкретной обработки должно содержаться в описании конфигурации или в самом окне обработки.

Внешние отчеты.В системе 1С:Предприятие существует специальный механизм Внешних отчетов. Внешние отчеты по назначению и способу использования ничем не отличаются от обычных отчетов. Однако в отличие от обычных отчетов, хранящихся в конфигурации, внешние отчеты хранятся в отдельных файлах. Внешние отчеты используются в специальных случаях, когда отчет не может быть помещен в конфигурацию по каким либо причинам. Для вызова внешнего отчета используется пункт "Открыть" меню "Файл" главного меню программы. Файлы внешних отчетов имеют расширение «erf», а обработок – «epf».