Система организационно- распорядительной документации

Управленческая деятельность предприятия обеспечивается системой взаимоувязанных документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы предприятия и структурных подразделений определяется их компетенцией, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между подразделениями, вышестоящими и нижестоящими органами.

В организациях издаются следующие организационно-распорядительные документы:

· Распорядительные документы: приказы, указания, распоряжения (их выпускает руководитель, действующий на принципах единоначалия);

решения, постановления (эти документы создаются коллегиальными

органами).

· Организационные документы: штатное расписание, структура и штатная численность, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкция по делопроизводству и другие инструкции, правила, графики и другие.

· Справочно-информационные документы: акты, протоколы, письма, справки, договоры, претензии, служебные и докладные записки, заявления и другие.

В целях эффективности использования средств вычислительной техники на предприятии устанавливаются единые правила оформления документов, проводится унификация состава и форм документов, а также процессов работы с документами. Эти положения закрепляются в инструкции по делопроизводству, которая согласовывается с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) Госархива и затем утверждается руководителем.

Стандартизация

Стандартизация - это процесс установления комплекса норм, правил требований к объекту стандартизации, которые утверждаются компетентным органом (ГОСКОМСТАТ или ГОССТРОЙ). Стандарты могут быть разработаны как на материальные предметы (продукцию, эталоны, образцы веществ), так и на работы, процессы, методы контроля (на испытания, измерения, анализы), нормы, правила, требования различного характера, а также могут быть стандарты на системы и основополагающие стандарты. Все государственные стандарты объединены в единую систему – иерархически организованную единую систему классификации и кодирования технико-экономической социальной информации (ЕСКК).

Основополагающими стандартами РФ в области нормативно-технической документации являются стандарты серии 1:

ГОСТ Р 1.0 –92. Основные положения;

ГОСТ Р 1.2 – 92. Порядок разработки ГОСТов;

ГОСТ Р 1.4 – 93. Стандарты отраслей, предприятий, НТО;

ГОСТ Р 1.5 – 93. Общие требования к построению, изложению, оформлению и созданию стандартов.

ГОСТ Р 1.8 – 95. Порядок разработки и применения межгосударственных стандартов.

Самостоятельный раздел составляют стандарты на унифицированные системы документации. Например:

Гост 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической социальной информации;

гост 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

Стандарты различают по сфере действия:

· Международные стандарты ИСО (или ISO), имеют приоритетное значение. ИСО – это объединение национальных организаций по стандартизации, проекты ИСО утверждаются Советом ИСО и действуют только в тех странах, которые согласились на применение данного стандарта. РФ является членом ИСО, принимает активное участие в работе комитетов ИСО и многие стандарты ИСО действуют на территории РФ.

· Стандарты международной электротехнической комиссии (МЭК);

· Межгосударственные стандарты или стандарты регионального типа, которые принимаются государствами, присоединенными к соглашению, например, стандарты СЭВ.

· Национальные стандарты зарубежных стран;

· ГОСТы (государственные стандарты РФ и СССР) действуют на всей территории РФ;

· ОСТы (отраслевые стандарты) действуют в пределах данной отрасли народного хозяйства; РСТ (республиканские стандарты СССР) имели силу на территории бывших республик и сейчас действуют на территории РФ, если не отменены более новыми и не противоречат действующему законодательству;

· СТП и СТО (стандарты предприятий и обществ) обязательны к исполнению только на этих предприятиях и обществах.

Первый общесоюзный стандарт был принят 7 мая 1926 г. (ОСТ-1), а к началу 1981 года появилось более 20 тысяч ГОСТов. В 1997 г. насчитывалось более 40 стандартов только на системы. Из них, как уже указывалось выше, 16 унифицированных систем посвящены работе с документацией. Огромный массив данной информации сведен в единую государственную систему стандартизации, которая в свою очередь является подсистемой ЕСКК.

ЕСКК - единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (далее именуется - система кодирования или ЕСКК). В современном обществе такая обобщающая система информации необходима для ведения учета и статистики, для управления информационными потоками и упорядочения стандартизации. ЕСКК состоит из общероссийских классификаторов информации и документов, регламентирующих разработку, ведение и применение общероссийских классификаторов.