Организация оперативного контроля исполнения
Постановка на контроль и снятие с контроля поступивших документов выполняется руководителями при проставлении резолюции или путем указания сведений в тексте документа. Отметка о контроле буквы “К” указывается на левом поле лицевой стороны документа напротив реквизита “заголовка к тексту” (реквизит 18[7]). В процессе контроля ответственными лицами выполняются следующие операции:
Документ считается исполненным, и снимается с контроля (руководителем) после выполнения заданий, запросов и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. На документе проставляется реквизит № 27 и делается запись в регистрационном журнале. Канцелярия систематически обобщает результаты исполнения документов в специальном журнале (журнале исполнительской дисциплины.). Номенклатура дел Номенклатура дел - это систематизированный и оформленный в установленном порядке перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная, конкретная (для определенной организации) Для однородных по характеру деятельности и структуре организаций в министерствах составляется типовая номенклатура дел с единой системой индексации, которая является нормативным документом для всех входящих в эту структуру предприятий. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы дел для организаций однородных по характеру деятельности, но разных по структуре и носит рекомендательный характер. Конкретная номенклатура дел составляется с учетом имеющихся примерных и типовых номенклатур дел в данной отрасли. Номенклатура дел на предприятии составляется на основе изучения номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи центрального архива, согласовывается с ЭК (экспертной комиссией Предприятия, внутреннее согласование), затем с ЭПК (экспертно - проверочной комиссией государственного архива, внешнее согласование). После всех согласований номенклатура дел утверждается ректором Предприятия, и все структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. При составлении номенклатуры дел предприятия: следует руководствоваться утвержденной структурой Предприятия (или штатным расписанием), положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Предприятия, их виды и состав; приказы, касающиеся организации делопроизводства; нормативно - технические документы; перечни типовых документов с указанием сроков хранения. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений в соответствии со структурой Предприятия. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел службы ДОУ (канцелярии). В номенклатуру дел включаются наименования дел, отражающих все документируемые участки работы, в том числе:
Разработка номенклатуры дел структурного подразделения. К разработке номенклатурных дел привлекаются специалисты хорошо знающие документацию на закрепленных за ними участках.(ответственные за делопроизводство) После получения выписки из утвержденной номенклатуры дел Предприятия, систематизация документов и названия дел должны быть приведены в соответствие. Номенклатура дел Предприятия является нормативным документом, обязательным для всех, входящих в структуру Предприятия, подразделений Графы номенклатуры дел: Графа 1включает индексы дел, которые состоят из номера отдела, номера дела и номера документа в деле. Например: 01 - 03/15 (канцелярия, дело №3, документ №15). Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах равных структурных подразделений. Для переходящих дел индекс дела сохраняется. Графа 2 - Заголовок дел (томов, частей). Порядок расположения дел внутри разделов определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. Вначале идут дела, содержащие организационно - распорядительную документацию, далее - плановые и отчетные, переписка, в конце - журналы, номенклатура дел. Заголовки дел по географическому признаку располагаются по алфавиту. В группе плановых и отчетных документов первыми идут перспективные, годовые, затем - квартальные, месячные. В группе дел с перепиской в начале располагается переписка с вышестоящими организациями. Заголовок должен четко и обобщенно отражать состав и содержание дела. Не допускаются неконкретные формулировки (“разное”, “переписка”, т.п.). Элементы заголовка располагаются в следующей последовательности:
Например: “Дело об организации семинаров по бухгалтерской отчетности в г. Пскове, за 1993 -.1996 гг”. “Переписка коммерческого отдела с учебными заведениями Белоруссии о заключении договоров о сотрудничестве, за 1995 - 1997 гг.” (копии). При составлении заголовков дел могут использоваться формулировки статей типового перечня документов с указанием сроков хранения. Графа 3 “Количество дел, томов, частей” заполняется в конце года. Графа 4 “Срок хранения (томов, части,) и № статьи по перечню”. Указывается срок хранения и номер статьи по перечню[8], а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел, или согласовывается с государственным. архивом. Графа 5 “Примечание”. Вносятся названия использованных для определения сроков хранения перечней, сведения о заведении дел, о переходящих делах, уточнения о формировании, хранении, уничтожении, передаче, переносе на машинный носитель, о местонахождении. Номенклатура дел предприятия на предстоящий год (на пять лет) составляется в последнем квартале предшествующего года. Номенклатура дел подлежит пере утверждению и пере составлению в случае коренного изменения функций и структуры учреждения. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Утвержденная номенклатура дел предприятия тиражируется как правило в 4-х экземплярах: первый - в канцелярию, второй – рабочий,третий - в архив предприятия, четвертый - в государственный архив Структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе. В течении года в номенклатуру дел вносятся сведения для заведения новых дел по окончании года оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел по форме, указанной в приложении.
Популярное: Почему двоичная система счисления так распространена?: Каждая цифра должна быть как-то представлена на физическом носителе... Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы... Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (805)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |