Компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов

Трудовое законодательство предусматривает право работников на возмещение расходов и получение компенсаций в следующих случаях:

§ согласно статье 188 ТК РФ при использовании работником, с согласия или ведома работодателя и в его интересах, личного имущества, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме;

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации. Для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию организации личное заявление, копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Однако, в Письме МНС Российской Федерации от 2 июня 2004 года №04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта» говорится о том, что для получения компенсации работники еще и ведут учет служебных поездок в путевых листах. Хотя по нашему мнению, составлять путевые листы, чтобы уменьшить налог на прибыль на нормативный размер компенсации владельцу автомобиля, не обязательно.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 года №92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» установлены нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов:

«Легковые автомобили с рабочим рублей в месяц

объемом двигателя

до 2000 куб. см включительно 1200

свыше 2000 куб. см 1500

мотоциклы 600».

Данные нормы установлены для работников организаций, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Для работников учреждений и организаций, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, следует руководствоваться нормами компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок, установленных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 4 февраля 2000 года №16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок» (далее - Приказ №16н).

При расчете налога на прибыль уменьшить доход можно не на весь размер компенсации, а только на ту ее часть, которая не превышает установленную норму (подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Кроме того, согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ, чтобы уменьшить доход на сумму компенсации за использование личного автомобиля, необходимо документально подтвердить расход.

При этом необходимо учесть, что если сотруднику выплачивается компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок, то одновременно расходы, связанные с текущей эксплуатацией (в частности, на ГСМ) этого автомобиля, не могут быть учтены в расходах для целей налогообложения прибыли. Данная позиция, хотя и не носит нормативный характер, но отражена в Письме УМНС Российской Федерации по городу Москве от 9 января 2003 года №26-12/02238.

В настоящее время не утверждены нормы компенсационных выплат за использование автомобилей и мотоциклов в целях определения налоговой базы по налогу на доходы физических лиц.

В Письме УМНС Российской Федерации по городу Москве от 27 мая 2003 года №27-08а/28297 «Разъяснения по налогу на доходы физических лиц», подготовленного на основании Письма МНС Российской Федерации от 15 мая 2003 года №04-2-06/115-С 754, дается подробное разъяснение по этому вопросу. В данном письме в частности сообщается, что Постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июня 1992 года №414 «О нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях» (далее - Постановление №414) установлены предельные нормы для предприятий и организаций по включению в себестоимость продукции (работ, услуг) затрат на компенсацию своим работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок.

Постановление №414 было изменено постановлением Совета Министров – Правительства Российской Федерации от 24 мая 1993 года №487 «О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок» в связи с изменением цен.

В соответствии с пунктом 3 постановления Совета Министров – Правительства Российской Федерации от 24 мая 1993 года №487 «О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок» (далее - Постановление №487) в связи с изменением индекса цен был издан Приказ №16н.

Таким образом, Постановление №414, Постановление №487 и Приказ №16н устанавливают нормы затрат по включению в себестоимость продукции, а Постановление №92 принято в соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, поэтому в целях определения налоговой базы по налогу на доходы физических лиц в отношении физических лиц, не являющихся предпринимателями, указанные нормативные акты не подлежат применению.

Следовательно, с 1 февраля 2002 года выплаты, произведенные организацией своему сотруднику в возмещение расходов за использование им для служебных поездок принадлежащего ему автомобиля согласно статье 188 ТК РФ, подпадают под действие пункта 3 статьи 217 НК РФ.

К таким выплатам относятся компенсационные выплаты, предусмотренные коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, в которых определены категории лиц и нормы компенсационных выплат. Данные выплаты подпадают под действие пункта 3 статьи 217 НК РФ и налогообложению не подлежат, в том числе компенсации за использование личного имущества, на которые не утверждены законодательством нормы, выплачиваемые работодателем в соответствии со статьей 188 ТК РФ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.

Следует отметить, что в соответствии с подпунктом 3 пункта 1 статьи 111 НК РФ выполнение налогоплательщиком или налоговым агентом письменных разъяснений по вопросам применения законодательства о налогах и сборах, данных налоговым органом или другим уполномоченным государственным органом или их должностными лицами в пределах их компетенции, является обстоятельством, исключающим вину налогоплательщика в совершении налогового правонарушения и тем самым освобождающим последнего от налоговой ответственности. При применении данной нормы не имеет значения, адресовано ли разъяснение непосредственно налогоплательщику, являющемуся участником спора, или неопределенному кругу лиц (пункт 35 Постановления Пленума ВАС Российской Федерации от 28 февраля 2001 года №5 «О некоторых вопросах применения части первой Налогового кодекса Российской Федерации»).

Обратите внимание!

В Письме УМНС Российской Федерации от 31 октября 2002 года №27-08а/52444 «О налогообложении доходов физических лиц», подготовленного на основании Письма МНС Российской Федерации от 24 октября 2002 года №04-4-08/1-185 АК 277, Управление МНС России давало другие разъяснения налогоплательщикам, как учитывать компенсационные выплаты гражданам за использование ими личного автотранспорта в служебных целях.

В данном письме в частности сообщалось, что для определения налоговой базы по налогу на доходы физических лиц следует руководствоваться Постановлением №487 с изменениями, внесенными Приказом №16н. Таким образом, если организация, выплачивающая своим сотрудникам компенсационные выплаты за использование ими личного автотранспорта в служебных целях, руководствовалась в своей работе разъяснениями Управления Министерства Российской Федерации по городу Москве, изложенном в Письме от 31 октября 2002 года №27-08а/52444 «О налогообложении доходов физических лиц», то есть, осуществлялось удержание НДФЛ с сумм превышающих нормы установленные Постановлением №487 с изменениями, внесенными Приказом №16н, то в настоящее время, в соответствии с последними разъяснениями по данному вопросу, организация имеет право сделать перерасчет по излишне начисленной сумме налога на доходы физических лиц.

Следует отметить, что Минфин Российской Федерациив Письме от 14 августа 2003 года №04-04-06/158 рекомендует для целей исчисления НДФЛ при выплате компенсаций работникам коммерческой организации за использование личных автомобилей в служебных целях применятьнормы, указанные в Постановлении №92.

Подводя итог всему вышесказанному, наиболее безрисковым для целей исчисления НДФЛ является вариант выплаты компенсаций работникам коммерческой организации за использование личных автомобилей в служебных целях в пределах норм, указанных в Постановлении №92.

Компенсационные выплаты сотрудникам за использование ими личного автотранспорта в служебных целях, не облагается единым социальным налогом как в пределах норм на основании пункта 1 статьи 238 главы 24 НК РФ, так и сверх норм на основании пункта 3 статьи 236 НК РФ.

Пример 1.

В марте 2005 года работнику организации (плательщика налога на прибыль) приказом руководителя (на основании трудового договора) назначена ежемесячная компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях – 2 000 рублей. Рабочий объем двигателя автомобиля - 1 800 кубических сантиметров.

Компенсация, выплачиваемая работнику, превышает законодательно установленную норму на 800 рублей (2 000 – 1 200). Эта сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль, облагается налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (по тарифу 0,2%).

В бухгалтерском учете нужно сделать следующие записи:

Корреспонденция счетов	Сумма, рублей	Содержание операции
Дебет	Кредит
		2 000	Начислена компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях
	69-1	1,6	Начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (800 х 0,2%)
			Удержан налог на доходы физических лиц со сверхнормативной суммы компенсации (800 х 13%)
		1 896	Отражена выдача компенсации из кассы (2 000-104)

Окончание примера.

В отношении иных видов имущества законодательством никаких нормативов не предусмотрено. Поэтому в целях исчисления налога на прибыль можно учесть компенсации за использование работником компьютера, телефона и так далее в тех размерах, которые установлены соглашением между работником и работодателем.

Размер компенсации по возмещению расходов, связанных с использованием имущества, должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. В организации должны храниться документы или их заверенные в установленном порядке копии, которые:

- подтверждают право собственности работника на используемое имущество;

- подтверждают расходы, понесенные им при использовании имущества в рабочих целях.

Об этом говорится в Письме Минфина Российской Федерации от 3 сентября 2004 года №03-05-01-04/9, а также в Письме Минфина Российской Федерации от 2 ноября 2004 года №03-05-01-04/72.

Размер возмещения расходов (установленный соглашением сторон) должен быть закреплен письменно в трудовом договоре.

При аренде сотового телефонного аппарата у сотрудника налоговыми органами возможна квалификация оплаты за связь, как облагаемого дохода работника. Рекомендуем составлять документы таким образом, чтобы пользователь и арендодатель являлись разными лицами.

Другие компенсации.

Как уже было отмечено, некоторые виды компенсаций установлены отраслевыми нормативными актами.

Назовем некоторые из них.

1) педагогическим работникам образовательных учреждений (в том числе руководящим работникам, деятельность которых связана с образовательным процессом) в целях содействия их обеспечения книгоиздательской продукцией и периодическими изданиями выплачивается установленная ежемесячная денежная компенсация.

С 1 января 2005 года пункт 8 статьи 55 Закона Российской Федерации от 10 июля 1992 года №3266-1 «Об образовании» изложен в новой редакции. Теперь ежемесячная денежная компенсация педагогам по обеспечению книгоиздательской продукцией и периодическими изданиями в размере, установленном законом, выплачивается лишь в федеральных государственных образовательных учреждениях. Размер компенсации остался прежний:

- 150 рублей - в федеральных государственных образовательных учреждениях высшего профессионального образования и соответствующего дополнительного профессионального образования;

- 100 рублей - в других федеральных государственных образовательных учреждениях.

Педагогическим же работникам учебных заведений, находящихся в ведении субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, денежную компенсацию будут выплачивать соответственно по решению органа государственной власти субъекта Российской Федерации и органов местного самоуправления. Причем размер денежной компенсации будет устанавливаться также на местах.

2) В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 30 мая 2001 года №70-ФЗ «Об арбитражных заседателях арбитражных судов субъектов Российской Федерации» арбитражному заседателю пропорционально количеству рабочих дней, в течение которых он участвовал в осуществлении правосудия, соответствующим арбитражным судом субъекта РФ за счет средств федерального бюджета выплачивается компенсационное вознаграждение в размере одной четвертой части должностного оклада судьи данного арбитражного суда, но не менее пятикратного минимального размера оплаты труда, установленного законодательством РФ. Арбитражному заседателю возмещаются командировочные расходы в порядке и размере, которые установлены для судей при командировании в пределах РФ.

В соответствии с пунктом 1 статьи 11 Федерального закона от 20 августа 2004 №113-ФЗ «О присяжных заседателях федеральных судов общей юрисдикции в Российской Федерации» за время исполнения присяжным заседателем обязанностей по осуществлению правосудия соответствующий суд выплачивает ему за счет средств федерального бюджета компенсационное вознаграждение в размере одной второй части должностного оклада судьи этого суда пропорционально числу дней участия присяжного заседателя в осуществлении правосудия, но не менее среднего заработка присяжного заседателя по месту его основной работы за такой период.

3) Ежемесячные компенсации, выплачиваемые работникам, пострадавшим вследствие катастрофы на ЧАЭС, установлены Законом РФ №1244-1.

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 7 мая 2005 года №292 с 1 января 2005 года ежемесячные компенсации, выплачиваемые работникам, пострадавшим вследствие катастрофы на ЧАЭС, выплачиваются в следующих размерах:

───────────────────────────────┬──────────────────────

│ Размер компенсаций, установленный

│ с 1 января 2005 г.,

│ за полный месяц

│ (с учетом индексации)

───────────────────────────────┴──────────────────────

1. Ежемесячная денежная компенсация на

приобретение продовольственных товаров

(пункт 13 статьи 14 Закона РФ №1244-1) 356,4

2. Ежемесячная денежная компенсация на

приобретение продовольственных товаров

(пункт 3 статьи 15 Закона РФ №1244-1) 237,6

3. Ежемесячная денежная компенсация в

зависимости от времени проживания на

территории зоны проживания с правом на

отселение (пункт 1 статьи 18 Закона №1244-1)

с 26 апреля 1986 года 47,52

со 2 декабря 1995 года 23,76

4. Ежемесячная денежная компенсация

детям, находившимся на территории зоны

проживания с правом на отселение в

состоянии внутриутробного развития и

родившимся до 1 апреля 1987 года (пункт

1 статьи 18 Закона №1244-1) 47,52

5. Ежемесячная денежная компенсация работающим

в организациях зоны проживания с правом на

отселение в зависимости от времени проживания,

работы (пункт 3 статьи 18 Закона №1244-1)

с 26 апреля 1986 года 237,6

со 2 декабря 1995 года 59,4

6. Ежемесячная денежная компенсация при

условии постоянного проживания до 2

декабря 1995 года на территории зоны

проживания с льготным социально-экономическим

статусом (пункт 1 статьи 19 Закона №1244-1) 23,76

7. Ежемесячная денежная компенсация работающим

в организациях зоны проживания с льготным

социально-экономическим статусом при

условии постоянного проживания (работы)

до 2 декабря 1995 года (пункт 2 статьи 19 Закона №1244-1) 95,04

8. Ежемесячная денежная компенсация в

зависимости от времени проживания в

зоне отселения до переселения в другие

районы (пункт 1 статьи 20 Закона №1244-1)

с 26 апреля 1986 года 71,28

со 2 декабря 1995 года 47,52

9. Ежемесячная денежная компенсация детям,

находившимся на территории зоны отселения в

состоянии внутриутробного развития и родившимся

до 1 апреля 1987 года (пункт 1 статьи 20 Закона №1244-1) 71,28

10. Ежемесячная денежная компенсация

работающим в организациях зоны отселения

до их переселения в другие районы в

зависимости от времени проживания, работы

(пункт 3 статьи 20 Закона №1244-1)

с 26 апреля 1986 года 475,2

со 2 декабря 1995 года 237,6

11. Ежемесячная денежная компенсация в

возмещение вреда, причиненного здоровью

в связи с радиационным воздействием вследствие

чернобыльской катастрофы либо с выполнением

работ по ликвидации последствий катастрофы на

Чернобыльской АЭС (пункт 15 статьи 14 Закона №1244-1)

инвалидам I группы 7452

инвалидам II группы 3726

инвалидам III группы 1490,4

12. Ежемесячная денежная компенсация в

возмещение вреда, причиненного здоровью в

связи с радиационным воздействием

вследствие чернобыльской катастрофы и

повлекшего утрату трудоспособности (без установления

инвалидности) (пункт 4 статьи 15 Закона №1244-1) 372,6

Более подробно с вопросами, касающимися организации и документального оформления трудовой деятельности работников (персонала), ответственности за нарушение законодательства о труде, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Персонал».