Сословные и другие группы населения Российской империи 6 страница

Работа с архивами

Работать в архиве очень сложно. Только в начале нашего века появились машинописные материалы, а раньше все послужные списки, всяческие официальные бумаги заполняли писари, которые очень затейливо рисовали буквы. А в документах, которые хранятся в Архиве древних актов, просто другой алфавит, там вообще ничего не поймешь. Кроме того, это огромные документищи с ветхими страницами, к которым и прикоснуться страшно. Так что лучше не пытаться вести архивный поиск самостоятельно, а посылать запрос в архив или нанимать исследователя, в этом деле опытного. Впрочем, с частными запросами тоже проблема. Архивы у нас в плачевном состоянии, многих документов нет, они пропали во время войны, у архивистов нет времени на выполнение генеалогических запросов (в первую очередь они выполняют запросы социальные, нужные, например, для получения пенсии) и если не теребить их беспрерывно, они часто просто отписки пишут, хорошо, что у нас есть представители в регионах, а то бы мы ни одного заказа не выполняли.

Зачем существуют архивы?Первое, что надо усвоить для успешной работы с архивами - это то, что они существуют вовсе не для того, чтобы удовлетворять наши потребности. Архивы - государственные учреждения, они владеют, пользуются и распоряжаются частью документов Архивного фонда Российской Федерации, постоянно хранят их, обеспечивают целостность исторически сложившихся документальных комплексов, условия для их использования, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворяют информационные потребности и конституционные права граждан. Они руководствуются большим количеством законов, положений и других нормативно-правовых актов. Главный из них - Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, предыдущие были приняты в 1983 году, сейчас появились новые. Но и раньше и сейчас первейшей обязанностью архивистов является обеспечение сохранности документов, переданных им для хранения, ответ на запросы стоит далеко не на первом месте.

У каждого архива есть устав, положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, нормы времени и нормы выработки на основные виды работ и операций. Архивы составляют годовые, а то и перспективные планы, где определяются приоритетные направления, виды работ, проводится расчет бюджета рабочего времени, предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых заданий. План согласовывается вышестоящим органом управления архивным делом и утверждается директором архива. Архив в принципе не может перестроиться быстро - допустим, появилось много генеалогических заказов, логично было бы нанять новых сотрудников, но сделать этого нельзя, просто права такого нет.

Самые большие архивы.Архивный фонд Российской Федерации, с которым работают все генеалоги, велик и разнообразен. 39 млн. единиц хранения сконцентрировано в 14 федеральных архивах, более 123 млн. единиц хранения - в областных и более 30 млн. единиц хранения - в муниципальных. А еще есть и ведомственные архивы. Многое можно найти и в архивах организаций, например, в архивах университетов до сих пор хранятся (иногда и некоторые) дела на студентов, которые учились в этих университетах до революции. Российский государственный архив древних актов (РГАДА) включает в себя документы следующих дореволюционных архивов: Московское отделение Общего архива Министерства Императорского двора (1869-1920); Московский архив Министерства юстиции (МАМЮ)(1852-1920); Государственный архив Российской империи (Госархив) (1834-1918); Государственное древлехранилище хартий и рукописей (1854-1882); Московский главный архив Министерства иностранных дел (МГАМИД) (1832-1920); Московский государственный архив старых дел (1782-1852); Архив Межевой канцелярии (1768-1919); Архив прежних вотчинных дел (1768-1852); Разрядно-Сенатский архив (1763-1852); Московский архив Коллегии иностранных дел (МАКИД) (1724-1832).

Российский государственный исторический архив (РГИА) создавался достаточно сложным путем - из ленинградских отделений нескольких секций Центрального архива РСФСР (Центрархив) и части фондов высших и центральных учреждений Российской империи и личного происхождения, хранившихся ранее в ЦГИАМ и ЦГАДА. Фонды высших и центральных органов государственной власти и управления Российской империи включают документы преимущественно с начала XIX в. по 1917 г. (кроме фондов Министерств военного, морского и иностранных дел). Одним из обширнейших является комплекс фондов из бывшего Архива Правительствующего Сената (1711-1917). Фонд Департамента Герольдии (1757-1917) и Коллекция жалованных грамот, дипломов и патентов на чины содержат значительный комплекс генеалогической документации со сведениями о пожаловании дворянского звания и титулов. В этом же архиве - все сведения по потомственным почетным гражданам. Интересен комплекс фондов т. наз. внеминистерских и межведомственных учреждений, в том числе Собственной е. и. в. канцелярии (1812-1917), ведавшей помимо всего прочего вопросами наград и государственной службы высших правительственных чиновников и др. Личных фондов в архиве 337. Как раз этот архив, по слухам, скоро будет недоступен для исследователей, что очень печально, безусловно.

Государственный архив РФ (ГАРФ) в основном содержит документы советского периода, но есть довольно-таки большая дореволюционная часть. Это фонды III отделения собственной е.и.в. канцелярии (1826-1880), Департамента полиции Министерства внутренних дел (1881-1917), Уголовного отделения I департамента Министерства юстиции и других учреждений систем этих министерств, Штаба Отдельного корпуса жандармов, Московского и Петроградского охранных отделений и губернских жандармских управлений, жандармско-полицейских управлений железных дорог, судебно-следственных учреждений и органов судебного надзора по политическим делам Российской империи, а также документы главных тюрем и исправительных домов России. Имеется комплекс документов центральных учреждений Царства Польского. Есть коллекция вещественных доказательств, изъятых жандармскими учреждениями при обыске редакций журналов, газет и отдельных лиц, и коллекции листовок, произведений нелегальной печати, фотопортретов участников общественного и революционного движения в России, так что если ваши предки были людьми с точки зрения Российской империи неблагонадежными, вам точно сюда. В 1946 сюда влились документы Русского заграничного исторического архива в г. Праге (РЗИА), который был образован в 1923 г. и в межвоенный период являлся крупнейшим хранилищем документов русской эмиграции, но разные части коллекций РЗИА были рассредоточены по многим государственным архивам и музеям всего Советского Союза (ок. 30 хранилищ). В ГАРФе остались личные фонды А. И. Гучкова, А. И. Деникина, кн. Г. Е. Львова, П. Б. Струве, Б.В. Савинкова и многих других деятелей русской эмиграции. Еще там есть материалы Нью-Йоркского отделения фонда Вольной русской прессы, Тургеневской русской общественной библиотеки (Париж), Комитета помощи политическим каторжанам имени В. Н. Фигнер (Париж), русских эмигрантских организаций и редакций, польских и литовских организаций на территории России. Много фондов личного происхождения. До- и послереволюционные фонды учреждений и организаций РСФСР на Дальнем Востоке хранятся в Российском государственном историческом архиве Дальнего Востока (РГИА ДВ) во Владивостоке (ранее находился в Томске).

Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА) включает в себя документы следующих дореволюционных архивов (в скобках - годы существования): Военно-ученый архив Главного управления Генерального штаба (1906-1918); Военно-ученый архив Главного штаба (ВУА) (1867-1906); Московское отделение Общего архива Главного штаба (1865-1918); Военно-исторический и топографический архив Главного управления Генерального штаба (1863-1867); Московское отделение архива Инспекторского департамента Главного штаба Его Императорского Величества (1819-1865); Архив Военно-топографического депо Военного министерства (1812-1863); Собственное Его Императорского Величества Депо карт (1797-1812). Помимо всего прочего в этом архиве есть 254 личных фонда и 9 фондов документов по личному составу (294400 единиц хранения). Интересны также фонды различных военно-учебных заведений.

Российский государственный военный архив (РГВА) основан в 1920 как Архив Красной Армии, с 1960 в него включены документы внутренних и пограничных войск НКВД-МВД СССР. Также там хранятся архивные фонды и коллекции иностранного происхождения, вывезенные Советской Армией в конце Второй мировой войны из Германии и Восточной Европы в Москву. В составе этого комплекса имеются фонды оккупационных полицейских, хозяйственных, социальных и культурных учреждений и концентрационных лагерей (в частности, Освенцима), документы еврейских организаций и учреждений, документы масонских лож. Если документы из трофейных архивов передаются в другие архивы или владельцам, в РГВА остаются их микрофильмы. В этом же архиве хранятся документы советских учреждений, ведавших военнопленными и интернированными, которые находились в ведении Главного управления по делам военнопленных и интернированных (ГУПВИ) МВД СССР. Личных фондов там 88. Есть коллекция послужных списков, служебных и учетно-послужных карточек на офицерский, сержантский, рядовой и вольнонаемный состав РККА, пограничных и внутренних войск, документы личного состава войск НКВД-МВД-МГБ. Интересны документы военных академий, военных школ и курсов.

Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ) включает в себя документы Архива Морского министерства, существовавшего в 1827-1917, а также документы военно-морского флота до 1940 года. Личных фондов 95. Важнее всего для генеалогов - коллекция послужных и формулярных списков с середины XVIII в. до 1917; послужных списков и личных дел командного и начальствующего состава Советского ВМФ 1917-1941. Документы военно-морских учебных заведений представлены фондами Морского кадетского корпуса, Морского Инженерного училища, Николаевской морской академии, гардемаринских и различных офицерских курсов, школ, училищ и классов. Военно-морская документация периода Великой Отечественной войны и послевоенного периода хранится в Центральном военно-морском архиве (ЦВМА) в Гатчине, находящемся в ведении Министерства обороны РФ.

Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) хранит документы текущих архивов структурных подразделений ЦК КПСС: общего отдела ЦК, сектора единого партбилета, сектора учета и анализа руководящих кадров, архивного фонда загранкадров, входивших в состав Орготдела ЦК КПСС, международного отдела ЦК КПСС, Комитета партийного контроля (КПК), известного позднее как Центральная контрольная комиссия (ЦКК), а также архивного фонда управления делами. Часть фондов до сих пор недоступна для исследователей. Интереснее всего для генеалогов документы сектора единого партбилета ЦК КПСС и сектора учета и анализа руководящих кадров орготдела ЦК КПСС (ф. 90, 1973-1991), где сосредоточены личные дела партийной номенклатуры, в т.ч. отчетные карточки на партбилеты образа 1973 г. (более 25 070 000 карточек). Есть там и фонды личного происхождения.

Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ) хранит в себе документы Российского центра хранения и изучения новейшей истории (РЦХИДНИ), Центрального партийного архива, Архива III (Коммунистического) Интернационала и Центра хранения документов молодежных организаций (ЦХДМО). Этот архив интересен более всего тем генеалогам, которые разыскивают информацию по работникам Коминтерна - это самый обширный фонд 495 с 234 описями (138 545 ед. хр.), который содержит и личные карточки.

О чем и как можно попросить архив.Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера. Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии. Генеалогический запрос - запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода. Запрос социально-правового характера - запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.

Архив обязан отвечать не на все запросы, а только на такие, при написании которых выполнены определенные правила. Запрос должен содержать:

сведения о том, кто его написал - название организации или фамилию имя и отчество гражданина, почтовый адрес, чтобы можно было ответить на ваш запрос по почте,

тему - то есть должно быть четко сформулировано, что именно вы хотите узнать, просто пересказывать историю своей семьи и высказывать желание, что вы хотели бы узнать что-нибудь еще, бесполезно, нужен конкретный вопрос,

хронологические рамки запрашиваемой информации - просить найти всех носителей вашей фамилии во всех документах архива бессмысленно, но попросить сделать это по определенному региону и хронологическому периоду вполне допустимо.

На запросы, в которых эти условия не соблюдены, архивы, скорее всего, просто не ответят. На остальные запросы ответить они обязаны, но иногда случаются и странные случаи - один архив, например, не мог отвечать на запросы, потому что вследствие тяжелого материального положения не имел конвертов (это совершенно реальный случай). Часто имеет смысл позвонить в архив и узнать, получен ли ваш запрос, а потом звонить еще неоднократно, чтобы узнавать, как дела. Архивисты меня за такой совет не похвалят, но это действительно помогает.

Запрос пишется на имя директора архива. Строгой формы запроса нет, главное, чтобы все было написано понятно. Не надо спешить и просить составить вам родословную, двигайтесь постепенно. Письмо пишете такое:

Директору архива такого-то

Адрес

От (ваше ФИО и адрес)

Заявление

Я, (ФИО), (если вы предполагаете, что вам могут быть предоставлены льготы, напишите это сразу, то есть ветеран войны, многодетная мать, персональный пенсионер и т.п.) прошу помочь мне в генеалогическом поиске (если вы считаете, что это может рассматриваться как тематический запрос или запрос социально правового характера, напишите об этом здесь, для этого нужно указать причину поиска, например, в связи с вопросом о наследстве).

Мой (степень родства) (ФИО), (такого-то) вероисповедания, родился в таком-то населенном пункте такого-то числа такого-то года, что указано в (таком-то документе, допустим, в свидетельстве о браке). Прошу, используя имеющиеся в вашем архиве метрические книги или другие фонды, сообщить мне сведения о его родителях и прислать копии имеющихся документов. Оплату гарантирую (этот пункт можете опустить, некоторые архивы выполняют часть запросов бесплатно).

С уважением

ФИО

Дата.

Если вы не знаете точно, когда ваш предок родился, можете быть менее конкретны, тогда надо написать: "по семейному преданию родился в таком-то населенном пункте примерно в таком-то году" и, соответственно, в заявлении попросите уточнить дату рождения. Если ваш предок жил не в деревне, а в городе, особенно в большом, где было много церковных приходов, желательно знать его адрес (тогда, скорее всего, он был прихожанином ближайшего к месту жительства прихода). Может быть, архив и согласится просмотреть сведения обо всех приходах, но стоить это будет очень дорого.

Когда вам пришлют информацию, пишите следующий запрос, про следующего предка. От директора архива запросы направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю. Если поступил непрофильный запрос (например, вы перепутали Великий и Нижний Новгород и отправили письмо не туда), архив направляет его в нужный архив или пишет в ответе, что вы ошиблись, объясняя, куда нужно обратиться. Реакция на непрофильный запрос по закону не должна быть более 5 дней с момента поступления запроса в архив. Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса. При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации

Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними - обратите внимание на этот пункт, вам должны заранее сказать о том, сколько вам придется заплатить.

При необходимости проведения поиска по значительному комплексу документов и организации их копирования архив письменно сообщает пользователю о промежуточных результатах работы

Что архивы сделают для вас бесплатно.Часть запросов архивы обязаны выполнять бесплатно. Архив не может взимать плату за выполнение социально-правовых запросов граждан. Это включает в себя запросы о:

подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы,

прохождении службы в вооруженных силах, участии в партизанском движении, миротворческих акциях, ликвидации последствий чрезвычайных происшествий,

избрании на выборные должности, награждении государственными наградами, присвоении почетных званий,

нахождении на излечении,

получении образования;

лицах, пострадавших от массовых репрессий (раскулаченных, насильственно переселенных, лишенных избирательных прав и др.);

пребывании в немецких концлагерях и насильственном вывозе с оккупированных территорий в Германию и другие страны;

реабилитации.

Впрочем, плату могут взимать и по социально правовым запросам: за срочное исполнение запросов (в течение 1-5 дней с момента обращения) по просьбе и с согласия заявителя; выдачу дубликата или переоформление архивной справки взамен утраченной или испорченной по вине заявителя (кроме несчастных случаев, зарегистрированных документально); изготовление нескольких экземпляров архивной справки по просьбе заявителя; исполнение запросов о трудовом стаже и заработной плате за период свыше 5 лет (60 мес. подряд); запросов об имущественных правах.

Срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов по научно-справочному аппарату архива (каталогам, базам данных и др.) - не более 15 дней с момента регистрации запроса. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие архивы или организации, а также информирование об этом заявителя должны быть осуществлены в 5-дневный срок с момента поступления запроса в архив. Также нельзя взимать плату за обслуживание в читальном зале архива (за исключением услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации). Архив может определять категории юридических и физических лиц (пенсионеры, инвалиды, детские дома и др.), для которых работы и услуги осуществляются бесплатно или на льготных условиях.

Что архивы делают за деньги.Номенклатуру платных работ и услуг, выполняемых архивами, устанавливает Федеральная архивная служба России. Архив на этой основе может разрабатывать более детальный перечень, который утверждает директор. Виды и объемы платных работ и услуг включаются в план. Для их выполнения в архиве можно создавать специальные структурные подразделения, временные трудовые коллективы, но запланировать это все равно нужно заранее, сразу, вдруг, сделать это невозможно.

Архив устанавливает цены на выполняемые платные работы и услуги, исходя из их производственной себестоимости и рентабельности, с учетом действующих налогов. В разных архивах эти цены различаются весьма существенно. Цена может устанавливаться и по согласованию с потребителем, так что по закону имеете право торговаться. Цены на платные работы и услуги утверждает директор архива.

Архивы исполняют генеалогические запросы, поступающие от граждан, генеалогических обществ и других организаций в порядке выполнения платных услуг или в соответствии с договорами, заключенными с ними. Генеалогические запросы могут исполняться как в отношении заявителей, так и третьих лиц в установленном порядке.

Информация заявителю представляется в форме родословного древа, генеалогической росписи, генеалогической таблицы или архивных справок, выписок или копий документов, устанавливающих родственные связи.

Не стоит пытаться нанять работника архива для проведения генеалогического исследования в приватном порядке, не договорившись с директором архива. Они не могут просто взять документ и изучать его. Выдача документов работникам архива оформляется заказами (требованиями) и регистрируется в книге выдачи документов из хранилища в рабочие помещения, в которой расписывается получивший документы работник. Эти требования визирует руководитель, и только после этого они выполняются. То есть, в принципе, вы можете попросить директора архива порекомендовать вам кого-нибудь для выполнения каких-то дополнительных работ и иногда директор рекомендует сотрудника и он действительно находит то, что обычным порядком не находится за дополнительную плату, только помните, договариваться нужно именно с директором.

На выполнение каждого официального заказа отводится определенное время, заработная плата работника не зависит от того, насколько хорошо он выполнит ваш заказ и найдет ли то, что вам нужно, но, не среагировав на запрос в срок, он может пострадать. Поэтому, если в своем запросе вы неправильно укажете, например, наименование населенного пункта, весьма вероятно, что вам сообщат, что такого селения не существует в природе и на этом все закончится. Поэтому запросы надо писать как можно более точно.

Цены в каждом архиве свои. Случаются такие печальные ситуации, когда вы написали запрос в архив, или поработали в архиве сами, ревизские сказки есть, метрические книги есть, даже исповедные ведомости есть, а ваших предков там не обнаруживается. И вы уже начинаете думать, что ваши предки в анкетах говорили неправду, а на самом деле они графы и князья, скрывшие свое происхождение, или вообще какие-нибудь шпионы. Эти предположения (для этого случая) крайне мало вероятны.

Как мастер по ремонту компьютеров первым делом проверяет, все ли провода подключены, для генеалога есть такое же очевидное и часто дающее отменный результат действие. Вы могли перепутать населенный пункт. Села и деревни не только с похожими, но даже и с одинаковыми названиями были не только в разных губерниях, но и в одной. Вот даже и сейчас. Например, населенный пункт Раздольное сейчас расположен как минимум в таких местах: Алтайский край, Родинский район; Амурская область, Мазановский район; Амурская область, Тамбовский район; Волгоградская область, Николаевский район; Краснодарский край, Кущевский район; Красноярский край, Большемуртинский район; Новосибирская область, Новосибирский район; Омская область, Павлоградский район; Приморский край, Надеждинский район; Рязанская область, Михайловский район; Саратовская область, Краснопартизанский район; Саратовская область, Лысогорский район; Сахалинская область, Корсаковский район; Свердловская область, Камышловский район; Северная Осетия-Алания, Моздокский район; Ставропольский край, Новоалександровский район. А если углубиться в историю, Раздольных еще больше обнаружится, уверена.

То есть, зайдя в тупик, не рвите на себе волосы, а отправляйтесь в библиотеку заниматься историко-географичскими исследованиями, а предварительно точно вспомните, почему вы вообще были так твердо уверены, что вас интересует именно этот населенный пункт, какие могут быть варианты?

Что хранится в архивах.Все документы в архиве должны быть учтены, и они действительно учтены, только некоторые не подробно. Основные единицы учета - архивный фонд, архивная коллекция и единица хранения.

Архивный фонд может состоять из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица; отдельного лица, семьи, рода; или быть объединенным, то есть образоваться в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим). Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие из других архивов, от общественных объединений и организаций, физических лиц, расформированию не подлежат.

Единица хранения документов на бумажной основе - дело - совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку. Единица хранения кинодокументов - физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации. Документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются, как правило, по документам или листам. Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения. Даже если в россыпи хранятся очень нужные вам документы, вам их не дают - пользователям дают только прошитые и пронумерованные единицы хранения

Схема систематизации единиц хранения закрепляется описью (описями). Внутри каждого раздела примерной схемы единицы хранения группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведения в зависимости от их объема и удобства пользования.

В семейных фондах на первое место выносятся документы основного фондообразователя, затем документы членов семьи в порядке степени родства. В родовых фондах документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.

Описи создаются в трех экземплярах, третьи экземпляры описей размещаются в читальном зале. Именно с них начинается работа в архиве - вы должны по описям точно определить, что хотите посмотреть, и заказать сей документ. Во многих архивах описи находятся в свободном доступе, а вот в Воронежском, например, архиве их тоже надо заказывать.

Помочь разобраться в том, что есть в архивах могут архивные справочники - по ним вы, по крайней мере, поймете какую опись заказать и что в ней искать.

Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Это может быть путеводитель по фондам; тематический путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам, путеводитель по архиву, путеводитель по кинофотофонодокументам архива. Туда включаются не все фонды, дела и документы, производится отбор.

Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

Указатель - архивный справочник, представляет собой перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор. Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным. Таким образом на основе описи или архивных справочников разного рода вы можете написать в архив не только что вы хотите узнать, но и по каким именно документам вы хотите это узнать, это существенно повысит вероятность устраивающего вас ответа.

Какой можно получить ответ.При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации. Если документы наличествовали, в результате проведенных работ архив направляет пользователям: информационные письма, тематические перечни и подборки копий документов, архивные справки и выписки. К тематическим перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные письма, подписанные руководством архива. Вид информационного документа, подготовляемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

Архивная справка - официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена Изложение текста в справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Наименование организации, где работал или учился гражданин, в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официальных сокращений.