Номенклатура дел структурного типа

Составление номенклатуры дел. Определение сроков хранения документов.

Вопросы:

1.Дайте определение номенклатуры дел.

1. Назовите виды номенклатуры дел. Охарактеризуйте применение различных видов.

2. Перечислите требования к формулировке и систематизации заголовков дел в номенкла­туре.

3. Как образуется индекс дела в номенклатуре?

4. На основе чего определяются сроки хранения документов?

5. Как используется перечень документов с указанием сроков хранения в
делопроизводстве?

6. Каковы этапы разработки номенклатуры дел?

7. Назовите срок действия номенклатуры дел

8. По какому принципу составляется номенклатура дел в крупном учреждении и в небольшой фирме?

9. Каковы правила систематизации дел в номенклатуре? В какой последовательности включаются документы в номенклатуру?

Практические задания.

1. Вы секретарь, получили конверт с письмом, составьте схему работы с данным документом.

 

2. Зарегистрируйте в журнале следующие документы:

а) Письмо N123456/817-01 от 04.05.04. Директору НИИ Бахметьеву Б.А. 384042 Воронеж, ул. Краснознаменная, 25 "Об изменении в штатном расписании". Документ подписан директором М.И. Соболевым, копийный экземпляр помещен в дело N817, оригинал отправлен почтой.

б) Письмо N123456/817-02 от 10.05.04. Директору ИПК РАН В.А. Голодовникову 384012 ул. Вавилова, 40 "О получении целевых средств на приобретение вычислительной техники". Документ подписан директором М.И. Соболевым, копийный экземпляр помещен в дело N817, оригинал отправлен почтой

2. Зарегистрируйте в журнале следующие входящие документы:

 

ВОРОНЕЖСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА

394018, г. Воронеж, ул. Кирова, 2

17.11.2004г. № 2ГД-222

на _________№__________

Директору школы № 1111

Соболеву М.И.

394000, г. Воронеж, ул.Гоголя,191

Уважаемый Михаил Иванович!

Сообщаю Вам, что все предложения и вопросы, затронутые в ходе совещания с руководителями учреждений образования, прошедшем 26 октября 2004 года в школе № 9117 направлены главе г. Воронежа.

По мере поступления ответов и решения конкретных проблем буду информировать дополнительно.

С уважением,

Первый заместитель председателя

Воронежской городской Думы А.И. Самодуров

Дурова Ю.В.

77-85-13

 

1. Изучить требования нормативно-методических документов к составле­нию и оформлению номенклатуры дел. Изучить Основные правила работы архивов организаций разд. 3.(Ч.3.124-128), ГСДОУ разд. 3.2.5 (Ч.3.стр.21-22), Типовую инструкцию по делопроизводству разд. 9 (Ч.3.стр.81-90) и составить конспект по плану:

1. правила формулирования заголовков дел;
2. источники установления сроков хранения документов;
3. правила систематизации и индексации заголовков дел;

2. Изучить возможности использования перечня документов со сроками хранения в делопроизводстве организации (Ч.3.стр.231-236), и составить конспект по плану:

- порядок применения перечня в делопроизводстве;

- дифференциацию сроков хранения документов по группам организаций;

- схему построения перечня и его научно-справочный аппарат.

3. Составить конкретную номенклатуру дел организации в соответствии с требованиями «Основных правил работы архивов организации» (Ч.3.стр. 183). Для этого изучить структуру, функции и состав документного фонда условной орга­низации и разработать классификационную схему номенклатуры дел. Схема классификации дол­жна соответствовать главной таблице Перечня типовых документов со сроками хранения (Ч.3.стр.215-231). Сформулировать заголовки дел в соответствии с ус­тановленными требованиями и одновременно установить сроки их хра­нения по перечню. Далее провести систематизацию заголовков дел. На общем бланке организации оформить по установленной форме номен­клатуру дел, определить состав должностных лиц, визирующих и утвер­ждающих ее.

Дополнительный материал

Типы и виды номенклатур дел

Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа,функционального типа.

Номенклатура дел структурного типа

Если названиями разделов номенклатуры дел (классами в её главной таблице) являются названия структурных подразделений организации, то она представляет собой классификационный справочник структурного типа.

Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей (но не идентичной) утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию. Лучшие практики рекомендуют в качестве первого названия раздела (класса 01. в главной таблице) выделять название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией, на уровне руководства.

Так, в государственных органах и органах местного самоуправления, которые в соответствии с требованиями Правил делопроизводства разрабатывают номенклатуры дел структурного типа, в качестве названия первого раздела могут быть использованы названия: «Управление делами», «Управление документооборота и контроля»,«Департамент Генерального секретариата», «Административное управление», «Секретариат», «Общий отдел» или другие, которые используются для названия службы делопроизводства. А завершает состав разделов номенклатуры дел обычно название общественной организации, например, «профсоюзный комитет», «профсоюзная организация», «организация ветеранов предприятия».

Например, организация имеет организационную структуру, закрепленную в штатном расписании. В главной таблице номенклатуры дел сначала должны быть перечислены так называемые «инфраструктурные» подразделения, которые обеспечивают общие функции управления, а далее – подразделения по основным направлениям деятельности по степени их значимости:

Структура по штатному расписанию:

1. Генеральный директор

2. Коммерческий директор

3. Заместитель генерального директора по экономике и финансам

4. Заместитель генерального директора по качеству

5. Заместитель генерального директора по безопасности, режиму, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям

6. Главный бухгалтер

7. Отдел правового обеспечения и корпоративного управления

8. Аппарат генерального директора

9. Склад сырья и готовой продукции

10. Отдел кадров

11. Отдел информационно-технологического обеспечения

12. Отдел логистики

13. Отдел бухгалтерского учета

14. Отдел сетевых продаж

15. Отдел региональных продаж

16. Отдел маркетинга

17. Финансовый отдел

18. Планово-экономический отдел

19. Лаборатория контроля качества сырья

20. Отдел контроля качества готовой продукции

21. Производственный отдел

Главная таблица номенклатуры дел структурного типа:

01. Аппарат

02. Отдел правового обеспечения и корпоративного управления

03. Отдел внутреннего аудита

04. Отдел кадров

05. Планово-экономический отдел

06. Финансовый отдел

07. Отдел бухгалтерского учета

08. Отдел информационно-технологического обеспечения

09. Отдел маркетинга

10. Производственный отдел

11. Лаборатория контроля качества сырья

12. Отдел контроля качества готовой продукции

13. Склад сырья и готовой продукции

14. Отдел логистики

15. Отдел сетевых продаж

16. Отдел региональных продаж

Таким образом, при разработке номенклатуры дел структурного типа необходимо обращать внимание и на «гармонизацию» индексов, принять решение о том, в каких деловых процессах какие индексы должны применяться для идентификации документов.