Номенклатура дел производственно-отраслевого и функционального типа

В номенклатуре дел производственно-­отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации, закрепленные уставом. Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов (классов) в главной таблице номенклатуры дел функционального типа. Например:

Главная таблица номенклатуры дел производственно-отраслевого типа:

01. Организация деятельности

02. Управление кадрами

03. Правовое обеспечение

........................

10. Производственная деятельность

10.1 ....по видам продукции

Главная таблица номенклатуры дел функционального типа:

01. Руководство

02. Подбор, прием, перемещение, увольнение и учет кадров

03. Контроль соблюдения действующего законодательства

...........................

10. Производство ... вида продукции

11. Производство .... вида продукции

Номенклатуру дел структурного типа разрабатывать легче, но она подлежит более частому пересмотру и переработке в связи с каждым изменением структуры организации. Номенклатуры дел производственно­-отраслевого и функционального типов разрабатывать сложнее, для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления и построения организационных структур, но они более стабильны и могут пересматриваться, действительно, только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным.

примерные схемы формулирования заголовков дел (в фигурных скобках оформлены факультативные, не всегда обязательные, элементы описания):

1. Вид – {содержание}:

«Штатное расписание» «Штатные расписания структурных подразделений. Копии» «Журнал регистрации поступающих документов»

2. Вид – автор – содержание:

«Приказы генерального директора по основной деятельности»; «Приказы генерального директора по административно-­хозяйственной деятельности»; «Распоряжения коммерческого директора об установлении тарифов»

3. План/отчет – содержание – {период}:

«Годовой финансовый план на 2011 год»;

4. План/отчет – автор – {содержание}:

«Квартальные отчеты филиалов о выполнении плана продаж»;

5. Переписка – корреспондент – содержание:

«Переписка с филиалами о порядке утверждения и применения форм первичных учетных документов»;

6. Переписка – корреспондент – {территория} – содержание:

«Переписка с Новосибирским филиалом о ведении бухгалтерской и налоговой отчетности»;

7. Документы (обобщенное название документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства)-содержание–(перечисление основных разновидностей):

«Документы о проведении дней техники безопасности (графики подразделений, программы, справки, списки работников)».

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разная переписка», «общие материалы», «материалы аттестации сотрудников» и т.п.).

Неконкретные формулировки часто встречаются в делах бухгалтерии. Например, дело «Счет 0 302 00» в бухгалтерии бюджетной организации должно быть названо «Оборотно-­сальдовые ведомости по счету 0 302 00», и в это дело должны быть сгруппированы вслед за оборотно-сальдовой ведомостью счета, счета-­фактуры, накладные по расчетам с поставщиками услуг по календарным периодам. В процессе формирования дела и образования нескольких томов заголовок самого дела на обложке может уточняться, например, «Оборотно­сальдовые ведомости по счету 0 302 00 (расчеты с поставщиками услуг в 1 квартале 2011 г.)».

В случае необходимости, когда в заголовке отражается копийность документов дела, в графе номенклатуры дел «Примечание» может быть оформлена отметка о том, где хранится оригинал. Например, в примечании к делу«Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников. Копии» может быть указано: «Подлинники – в отделе кадров».

В процессе формулирования заголовков дел необходимо также учитывать и правила группировки документов в дела с учетом их взаимосвязи. Так, допускается в одно дело формировать план и отчет об исполнении этого плана («Годовой план работы отдела и отчет о его выполнении»), а также план или отчет и переписку, возникшую в ходе исполнения этого плана или подготовки данного отчета («Квартальные отчеты подразделений о мероприятиях по охране труда и переписка об их составлении»).

в схеме расположения заголовков дел одной из лучших рекомендаций является такая последовательность:

• организационные документы самой организации;
• распорядительные документы вышестоящих организаций. Копии;
• распорядительные документы самой организации;
• планы по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);
• за планами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих планов;
• отчеты по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);
• за отчетами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих отчетов;
• договоры по степени значимости (и возможно дополнительная систематизация договоров по алфавиту названий контрагентов);
• за договорами возможно расположение дел с перепиской о заключении или выполнении этих договоров, а также учетных документов и баз данных, в которых регистрируются эти договоры;
• переписка по степени значимости вопросов для деятельности организации или по степени значимости корреспондентов и алфавиту их названий/фамилий;
• учетные документы (все виды отдельно существующих книг, журналов, картотек, баз данных);
• регламентирующие документы об организации делопроизводства и архива организации (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, описи дел, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению).