Унификация и стандартизация в делопроизводстве. Унификация почтовых конвертов

Самооценка деловых и личных качеств секретаря, секретаря-референта, секретаря-машинистки.

Не бывает руководителя без секретаря, как не бывает и секретаря без руководителя. Пара «руководитель – секретарь» – необходимый атрибут современного офиса. От профессионализма каждого из них, взаимопонимания, уважения и доверия друг к другу зависит не только успех их совместной работы, но и во многом успех всей фирмы в целом. Расстановка сил в этом тандеме не всегда однозначна, хотя главенствующая роль в любом случае принадлежит руководителю.

Трудно сразу установить правильные взаимоотношения между руководителем и сотрудниками, между секретарем и руководителем, но все-таки это возможно, если постараться понять особенности характера.

Задание:

Используя психологические тесты, взятые из учебника М.И. Басакова «Делопроизводство» (стр. 288-329), провести самооценку деловых и личных качеств секретаря, секретаря-референта, секретаря-машинистки (приложение 1).

С точки зрения руководителя сделать вывод о роли секретаря и значении деловых и личных качеств секретаря в деятельности руководителя.

Список литературы:

1. Басаков М.И. Делопроизводство: Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 2-е изд. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К⁰». 2003 – 366с.

2. Зорин И.В. Образование и карьера в туризме: Учебное пособие. – М.: Советский спорт, 2000.- 224 с.

3. Вигера А.М., Дорофеева О.П., Губская Е.К. Секретарское дело. Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2003.

4. Гойхман О.Я., Гордиенко Т.В., Надеина Т.М. и др. Теория и практика референской деятельности: Учеб. пособие/ Под общ. ред. О.Я. Гойхмана. – М.:ИНФРА-М, 1999. – 272 с.

5. Кузнецова Т.В. Новые квалификационные характеристики секретарей // Секретарское дело, 1999, № 3.

6. Стенюков М.В. Секретарское дело. – М.: "Издательство ПРИОР", 2000. – 192 с.

7. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. Проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. И доп.2. – М.: ИНФРА-М, 2002, -575с.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 2.

История развития системы государственного делопроизводства.

Исследование исторического опыта развития российского делопроизводства выявляет его характерную особенность — зависимость от действующей системы управления. Крупные политические, социальные и экономические реформы в нашей стране тесно связаны с преобразованиями в области государственного управления и государственного делопроизводства, которое отражает и закрепляет систему управления, совершенствуется вместе с ней.

Задание.

Подготовить рефераты по следующим темам:

1. Делопроизводство в Древнерусском государстве.

2. Приказное делопроизводство XV-XVIIвв.

3. Система коллежского делопроизводства.

4. Система министерского «исполнительного» делопроизводства XIX- начала XXв.

5. Организация делопроизводства в 1917-1941 гг.

6. История управления и делопроизводства в 1945-1990 гг.

7. Современная система управления делопроизводством. http://eos.ru/eos/116112

Обсудить на практическом занятии и сделать письменные выводы и обобщения в тетрадях.

Список литературы:

1 Ларин М.В. Исторический опыт и современное состояние государственного регулирования делопроизводства в России // Документ. Архив. История. Современность: Сб. науч. тр. Вып. 2. Екатеринбург, 2002. С. 290-303.

2 Басаков М.И. Делопроизводство: Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 2-е изд. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К⁰». 2003 – 366с.

3 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. Проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. И доп.2. – М.: ИНФРА-М, 2002, -575с. http://hist.usu.ru/dais/vols/vol2.htm

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 3.

Унификация и стандартизация в делопроизводстве. Унификация почтовых конвертов.

Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное разнообразие документов; необходимость сокращения их количества, типов, материальных затрат на их подготовку, обработку, а следовательно, необходимость их унификации и стандартизации.

В настоящее время, например, в почтовом обращении России насчитывается порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам, что не позволяет автоматизировать их обработку на почте.

В народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД). При создании УСД используется метод унификации. В данном практическом занятии метод унификации рассматривается на примере унификации почтовых конвертов.

Задание:

1. Отследить разнообразие форм, цвет, материал всех конвертов;

2. Систематизировать конверты по размеру;

3. Систематизировать конверты по расположению «окон» для указания адреса получателя;

4. Сделать вывод о практически необходимом количестве типоразмеров конвертов (размеров, форм), чтобы удовлетворить потребности в пересылке разного рода почтовых отправлений (от письма до бандероли);

5. Сделать заключение об экономическом смысле проведения работ по унификации и стандартизации в конкретном случае и в делопроизводстве вообще;

6. Сделать заключение о внесении выбранных и унифицированных видов конвертов в альбом унифицированных форм.

Список литературы:

1 Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. М., 2003.

2 ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации (УСД). Основные по Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: учебно-практическое руководство.

3 Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / КузнецоваТ.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.

4 Делопроизводство: Учебник для вузов / Кузнецова Т.В. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. –359 с.

5 Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. 4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001.

6 ложения.

7 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). 3-е изд. испр. и допол. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002.

8 Кузнецова Т.В. Делопроизводство: организация и технологии документационного обеспечения управления.

9 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. Проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. И доп.2. – М.: ИНФРА-М, 2002, -575с.

10 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. – М.: ПРИОР, 1999.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 4.