Составление и оформление информационно-справочных документов

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Документы этой системы выполняют служебную роль по отношению к организационно правовым и распорядительным документам.

Информационно-справочные документы не содержат поручений и не обязывают выполнять их, как распорядительные документы, они только сообщают сведения, которые помогают руководителю принять управленческое решение и позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации.

Задание(приложение 5).

Используя формуляр-образец и заданные реквизиты составить следующие документы: протокол, акт, докладная, объяснительная записки, справка.

Выберите любое задание и составьте документ.

1.Оформите докладную записку, используя следующие данные: Докладная записка. Дата. Индекс, г. Минск. Заведующему отделом образования Ивановой В.Н. О подготовке школы № 12 к 01.09.1998. По Вашему поручению мною проверена подготовка школы № 12 к началу учебного года. Установлено, что классные помещения снабжены соответствующей мебелью и оборудованием, школа обеспечена необходимыми методическими пособиями. Педагогическим персоналом школа укомплектована, инспектор отдела образования А.Н. Петров. 2. Оформите справку, используя следующие данные:

2. Справка. Дата. Индекс, г. Минск. Детский сад № 61 Центрального района г. Минска. Иванова А.Н. работает инженером отдела снабжения Минского завода «Электроника» с 00.00.0000. Должностной оклад Ивановой А.Н. составляет ……Зам. директора завода А.В. Петров. Гл. бухгалтер П.И.Кузнецов.

3. Оформите акт, используя следующие данные: Акт. Дата. Индекс, г. Минск. О списании имущества. УТВЕРЖДАЮ Зам. директора Минского завода «Электроника» Иванов А.'В. 00.00.0000. Основание: приказ директора завода от 00.00.0000. № 00 «О проведении инвентаризации». Составлен комиссией: председатель - начальник отдела снабжения А.И. Петров. Члены комиссии: инженер завода В.Н. Беляев, заведующий складом К.С. Сидоров. В период с 00.00.0000 по 00.00.0000 комиссия провела работу по установлению непригодности к дальнейшему использованию имущества. Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию из-за непригодности к дальнейшему использованию. Составлен в 2-х экземплярах: 1-й экземпляр - в отдел снабжения; 2-й экземпляр - в бухгалтерию. Приложение: перечень имущества на 3 л. в 2 экз. Председатель комиссии А.Н. Иванов, члены комиссии: В.Н. Беляев, К.С. Сидоров.

4. Министерство образования Республики Беларусь. Протокол. Дата. Индекс, г.Минск. Заседания экспертной комиссии. Председатель - А.В. Иванов, секретарь -Н.А. Овчинникова. Присутствовали: 9 человек. Повестка дня: 1. О рассмотрении сводной номенклатуры дел министерства образования Республики Беларусь. Информация зав. Общим отделом А.С.Сидоровой. 2. О подготовке документов к передаче на государственное хранение. Информация зав. Архивом В.И. Беловой. СЛУШАЛИ: Сидорову А.С. - Информация прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Соловьева В.М. (зав. Архивом) - Номенклатура дел министерства подготовлена на основании номенклатур дел, разработанных структурным подразделениями. Все подразделения министерства представили номенклатуры в установленные сроки. В этих номенклатурах полно отражен комплекс документов, откладывающихся в деятельности подразделений, учтены требования, предъявляемые к формированию дел и составлению заголовков, включенных к номенклатуру. ПОСТАНОВИЛИ: 1. Одобрить номенклатуру дел министерства на 1998 год. 2. Представить номенклатуру дел на согласование в Национальный архив Республики Беларусь. СЛУШАЛИ: Белову В.Н. - В ходе подготовки документов к передаче на государственное хранение были выделены к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы за 1991-19J96 гг. Экспертиза проводилась в соответствии с «Перечнем...». За эти же годы подготовлены для утверждения описи дел постоянного хранения. ВЫСТУПИЛИ: Грачева А.Н. - Текст выступления прилагается. ПОСТАНОВИЛИ: 1. Одобрить акт от 00.00.0000 № 00 о выделении к уничтожению документов и дел. 2. Рекомендовать для утверждения описи дел постоянного хранения. Председатель А.В. Иванов. Секретарь Н.А. Овчинникова.

5. Оформите выписку из предыдущего протокола по второму вопросу повестки дня.

6. Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной Й.П. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву П.П. от 15.09,1998 о произведенной Тимошиной И.П. проверке выполнения приказа директора фирмы от 12.01.2000 № 92 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2000 г. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 1998 г. было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.

7. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.

8. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

9. Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнисиб» Кемеровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

10. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

11. Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%.

12. Составьте докладную записку о причинах несвоевременности представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

13. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

14. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 млн руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.

15. Составьте объяснительную записку от своего имени на имя директора института турбизнеса по причине пропущенных занятий. Остальные реквизиты оформите самостоятельно.

16. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 315 млн руб.

16. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 1998 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.

Список литературы:Смотри список литературы к занятию 6.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 11.