Составление и оформление писем

Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе – деловая корреспонденция)–обобщенное название различных по содержанию документов, используемых для решения как перспективных, так и текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой. Письмо – наиболее массовый способ обмена деловой информацией.

Задание.

Используя формуляр-образец и заданные реквизиты составить различные виды писем:

Выберите любое задание и составьте документ.

1.Составьте письмо-запрос на имя конкретной фирмы на приобретение необходимого числа компьютеров по известной цене. Затем подтвердите получение, выскажите претензии. Напомните телеграммой об ответе на ваше письмо-рекламацию. После решения вопроса поблагодарите руководителя фирмы-поставщика компьютеров (оформление выполните в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003).

2.Оформите письмо, используя следующие данные: Автор письма - Министерство культуры Республики Беларусь. Адресат - Управление культуры Брестского облисполкома. Дата, № 3-8/924.

Текст: Напоминаем Вам, что 15.12.1996 необходимо предста­вить информацию об исполнении приказа министра от 12.07.1996 № 135 "О мерах по устранению недостатков в работе служб ДОУ в системе министерства".

Подписывает письмо Управляющий делами министерства.

Все недостающие реквизиты оформить самостоятельно.

Составьте и оформите письмо-ответ с отпуском на письмо Минкультуры Беларуси № 3-8/924.

3. Составьте и оформите деловое письмо в соответствии с образцом оформления служебных писем (приложение 6) и сохраните оформленный вами документ в вашей рабочей папке.

Сначала офрмитебланк для писем Научно-исследовательского института чародейства и волшебства.

Используйте в качестве эмблемы, предлагаемую здесь картинку. Для того, чтобы вставить ее в документ текстового редактора Word - нужно сохранить картинку в файле. Для этого выполните щелчок правой кнопкой мыши на картинке в окне браузера и в появившемся контекстно-зависимом меню выполните команду Save Image As... (Сохранить картинку как...) и сохраните ее в вашей рабочей папке под именем star.gif

Бланк лучше оформлять с использованием технологии текстовых таблиц. Вспомните, в каком состоянии должен находиться флаг "Поверх текста", когда вы будете вставлять картинку в таблицу.

Реквизиты для оформления бланка:

Российская акадмия неестественных наук (РАНН) Научно-исследовательский институт чародейства и волшебства (НИИЧАВО). Почтовый адрес института: 102030 г. Китеж ул. Лысой Горы, 13. Телефон института: 12-34-56. Расчетный счет N 1234567890 в Китежском отделении банка "Лукоморье".

Прочитайте текст этого задания до конца и оформите деловое письмо на созданном вами бланке. Самостоятельно сформулируйте текст реквизита заголовок к тексту и оформите этот реквизит. Затем сформулируйте и оформите текст письма, пользуясь оборотами из Рекомендаций к составлению служебных писем

Ученый секретарь НИИЧАВО Игорь Иванович Выбегалло направляет для ознакомления работу научного сотрудника института Антона Андреевича Забегалло "Об использовании плазмы для обработки металлических деталей избушек на курьих ножках" председателю Комитета Оборонной Техники (КОТ) Модесту Матвеевичу Горыныч и приглашает его принять участие в обсуждении этой работы на заседании Научно-технического совета НИИЧАВО. Заседание должно состояться 29 апреля 2003 года в 12 часов в зале заседаний НИИЧАВО по адресу г. Китеж ул. Лысой Горы ,13.

Почтовый адрес Комитета оборонной техники 123456 г. Соловец ул. Ивана Купалы, 25.

Оформление факса

На том же бланке НИИЧАВО оформите факс директору ЗАО "Глория" г-ну Полонскому Александру Григорьевичу. Номер телефакса ЗАО "Глория" (088)236-15-19.

В тексте факса речь должна идти о том, что в полученной в НИИЧАВО 06.10.2002 партии ТВ N8 были обнаружены при приемке 2 (два) бракованных ТВ с поврежденной упаковкой. Для подтверждения этого факта был составлен акт приемки товара от 06.10.2002 N 234, копию которого прилагают к факсу. Далее в тексе факса должно выражаться сожаление о случившемся и просьба заменить бракованные ТВ на качественные. Далее должна выражаться надежда на то, что дальнейшее сотрудничество НИИЧАВО с ЗАО "Глория" будет более успешным.

После текста оформите реквизит о наличии приложения на 1 листе в 1 экземпляре (это акт, о котором речь шла в тексте).

Подписывает факс директор НИИЧАВО И.И. Хлебонасущенский.

3. Составьте и оформите различные виды писем, используя образцы из «Некоторые виды писем».

Список литературы:

1 Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2001.

2 Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учебное пособие. 4-е изд., испр. – М.: Высшая школа; ИНФРА-М, 1998.

3 Составление и оформление служебных документов (практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур) / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. 2-е изд. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999.

4 Смотри список литературы к занятию 6.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 12.