Разработка инструкции по делопроизводству

Содержание

Введение…………………………………………………………………….....3

Основная часть

1. Составление инструкции по делопроизводству на предприятии……….4

1.1. Кто должен составлять инструкцию по делопроизводству…………5

1.2. Разработка инструкции по делопроизводству……………………….6

1.3. Основные разделы инструкции по делопроизводству………………8

Заключение …………………………………………………………………..12

Практическая часть…………………………………………………………...13

1. Положение о структурном подразделении………………………………14

2. Должностная инструкция…………………………………………………18

3. Приказ………………………………………………………………………22

4. Протокол…………………………………………………………………...23

5. Акт………………………………………………………………………….24

6. Договор……………………………………………………………………..25

7. Письмо……………………………………………………………………...30

Список использованной литературы………………………………………..31

Введение

Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций, свойственных каждой управленческой структуре. Перед любой организацией независимо от ее организационно-правовой формы и масштабов деятельности стоит задача управления ресурсами, финансовыми потоками, персоналом и др.

Сегодня делопроизводство рассматривается в основном как деятельность по управлению документами. Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу [ 2 ]. Управление документами. Общие требования», с введением которого в нашей стране система управления документами рассматривается как элемент системы управления качеством. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами.

Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию рациональной системы управления документами. Традиционно в инструкциях по делопроизводству описывается порядок работы с организационно-распорядительной документацией, другие системы документации при этом не затрагиваются. Представляется более целесообразным при разработке названных инструкций показывать порядок работы со всеми системами документации, применяемыми в организации, или дополнительно к Инструкции по делопроизводству составлять, например

Инструкцию по кадровому делопроизводству.

Составление инструкции по делопроизводству на предприятии

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству[ 5, с. 28 ].

Для ведения делопроизводства в крупных организациях создается специализированное структурное подразделение (канцелярия, управление делами, секретариат и др.). В небольших организациях создание службы нерентабельно, поэтому обычно вся работа с документами как административными, так и по личному составу поручается секретарю. Нередко секретарь совмещает функции канцелярии и отдела кадров. Говорить о системе делопроизводства в этом случае не приходится. Система не создана, а обязанности секретаря сводятся к регистрации какой-то части документов и подшивке их в папки, количество которых произвольно. При смене секретаря вновь принятый работник вносит в работу с документами нововведения, продиктованные не деловой целесообразностью, а собственным опытом.

Кто должен разрабатывать инструкцию по делопроизводству

В крупных организациях инструкцию разрабатывает служба делопроизводства при участии архива, юридической службы.

В небольших организациях, где нет такой службы, данная задача может быть поручена секретарю. В этом случае секретарь использует все нормативно-методические документы межотраслевого действия, а также методические рекомендации научных учреждений Россархива. Однако если секретарь не обладает достаточной квалификацией, не имеет специального образования, подготовка инструкции может осуществляться и сторонними организациями (например, научно-исследовательские учреждения), а также работниками государственных и муниципальных архивов, специалистами в области документоведения. Такие работники на основе проведенного обследования организации, с учетом специфики ее работы, структуры, объема документооборота разработают инструкцию, соответствующую современным требованиям к этому документу[5с.32].

Разработка инструкции по делопроизводству

В любой организации, на любом предприятии должны иметься общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ), причем среди них должны быть как общегосударственные материалы, так и материалы самого предприятия:

1. Копия Устава организации – для точного исполнения реквизитов с наименованием и справочными данными по собственной организации.

2. Положения о структурных подразделениях – для прямого направления документов в соответствии с закрепленными за подразделениями функциями. Тем самым экономится время руководителя, ускоряется документооборот и повышается оперативность принятия решений.

3. Должностные инструкции специалистов.

4. Инструкция по документированию управленческой деятельности (Инструкция по делопроизводству) – для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов самого предприятия. Здесь, в частности, с учетом специфики разделения и кооперации труда на предприятии определяются рамки полномочий руководителей и специалистов по работе с документами, типовые сроки исполнения документов на предприятии, маршруты движения наиболее важных документов, система контроля за исполнением документов, особенности и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну, правила регистрации документов, типовые формы документов и т.п. В инструкции по делопроизводству конкретной фирмы должны быть отражены особенности системы управления, а значит, и документационного обеспечения управления (ДОУ). Поскольку организации в определенной степени уникальны, причем различия могут касаться и разделения труда в сфере управления, и структуры, и многого другого, а кроме того, отражают неповторимость личности ее руководителей, поскольку и делопроизводство приобретает уникальные черты. В ГОСТ Р 6.30- 2003 есть целый ряд положений, когда порядок проставления реквизитов устанавливается по усмотрению организации, и этот порядок должен быть доведен до сведения всех работников, имеющих отношение к созданию документов и работе с ними [ 1,с.25]. Кроме того, ДОУ требует от всех его участников знания правил ДОУ, а ознакомление с этими правилами требует либо проведения специальных занятий, либо наличия на рабочих местах необходимых инструктивных и нормативных материалов.

Выходом из описанной ситуации также может служить разработка и доведение до работников собственной инструкции по делопроизводству, включающей и нормативные, и инструктивные материалы общего назначения.

Разрабатывая инструкцию по делопроизводству, следует уделить особое внимание формулировке каждого ее пункта. Инструкция не должна содержать неопределенных положений. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 установлено, что утверждению подлежат наиболее важные документы[ 1,с.36]. В инструкции по делопроизводству необходимо конкретно указать виды документов, которые подлежат утверждению руководителем организации, ее коллегиальным органом. Текст инструкции должен быть максимально конкретным и не допускать различные толкования.