Критерии выбора программного обеспечения АИС-БУ

Разнообразие представленных на рынке программных продуктов, предназначенных для решения задач учета, закономерно ставит вопрос об эффективном выборе программного обеспечения, ложащегося в основу АИС-БУ. Задача выбора усложняется наличием существенных различий в концепциях построения программных средств, их функциональной полноте, порядке адаптации к потребностям конкретных пользователей, возможности использования на различных программно-аппаратных платформах, стоимости и т.д.

В таблице 1 приведен набор общих критериев выбора программ для предприятий разных типов, условно классифицированных по числу сотрудников бухгалтерии.

Таблица 1. Общие критерии выбора программного обеспечения бухгалтерского учета

Классификация, построенная на критерии числа сотрудников бухгалтерии предприятия, конечно, не является единственной при рассмотрении всего спектра различий программных систем, а приведенные в таблице цифры, характеризующие число сотрудников бухгалтерии для выделенных классификационных групп весьма условны. В то же время эта классификация неявно определяет степень специализации различных сотрудников, а, следовательно, и потребность в степени специализации отдельных компонент программного обеспечения.

Для малых предприятий, где численность сотрудников бухгалтерии составляет 1-3 человека, наиболее целесообразным представляется применение ПО АИС-БУ, основанного на концепции универсальной модели учетных данных и построенного в виде единой программной системы. Этот вывод можно обосновать тем, что здесь обычно отсутствует значительная специализация сотрудников по участкам учета и ввод данных фактически ограничивается формированием проводок, расширенных минимальной аналитической информацией. Кроме того, использование набора специализированных модулей требует постоянного переключения между ними и нередко связано с выполнением технологических процедур вспомогательного характера, требующих передачи информации между ними. Такой порядок использования системы представляется менее эффективным, чем применение единой программной среды.

С другой стороны, при наличии явной специализации сотрудников бухгалтерии, ведущих различные участки учета, более адекватным представляется использование программных комплексов, включающих специализированные по функциям и данным модули, каждый из которых, вследствие их специфики, дает более технологичные решения по обслуживанию информационных потоков, возникающих на каждом участке. Кроме того, обычно в бухгалтериях более крупных предприятий выше потребность в разграничении прав пользователей по доступу к информации, которая бывает более выраженной и проще достигается при применении комплексов узкоспециализированных АРМ.

Существенны различия между предприятиями и с точки зрения наличия технического персонала, способного выполнять техническое обслуживание АИС-БУ и привязку программ к особенностям учетной работы. У более крупных предприятий, как правило, такой персонал имеется. Поэтому здесь для адаптации ПО АИС-БУ могут привлекаться собственные квалифицированные сотрудники, которым вполне по силам использование достаточно сложного инструментария профессионального уровня. У малых предприятий собственный штат инженеров и программистов обычно отсутствует. Поэтому для них важна поддержка используемой программной системы со стороны сторонних специалистов – дилеров производителя, либо ее настройка собственными силами на основе встроенных в программы проблемно-ориентированных адаптационных средств. Другой аргумент в пользу несложного в эксплуатации проблемно-ориентированного инструментария в ПО АИС-БУ, ориентированного на небольшие предприятия, состоит в том, что здесь, как правило, учет проще и потому ниже потребность в функциональной полноте системы, которая может быть достигнута за счет применения относительно простых адаптационных механизмов.

С рассмотренными выше аргументами общего характера связан и критерий поддержки возможности комплексирования с другим офисным ПО. Для предприятий, имеющих собственный штат программистов, весьма актуальна возможность организации связи стандартного ПО АИС-БУ независимого производителя с программами собственной разработки, в то время как для предприятий, не имеющих своего фонда программ, актуальным является, главным образом, возможность его комплексирования с программами других независимых производителей.

Требования к возможности функционирования программных систем в среде вычислительных сетей и на разных программно-аппаратных платформах достаточно очевидны. В этой связи для бухгалтерий с небольшим числом автоматизированных рабочих мест обычно вполне достаточно применения одноранговых сетей ПК на платформе Intel с использованием той или иной разновидности Windows. Для более крупных бухгалтерий желательны программные системы, функционирующие в сетях ПК с выделенным сервером в архитектуре клиент-сервер. И, наконец, для АИС-БУ с большим числом рабочих мест бывает актуально применение неоднородных сетей с использованием серверов на более мощных программно-аппаратных платформах. Отсюда и требования к специализированным программам, предполагающие перспективное масштабирование системы и предусматривающие возможность его функционирования на основе технологии тонкого клиента.

Для корпоративных систем критерии выбора ПО АИС-БУ дополнены требованиями поддержки функций репликации и консолидации данных с возможностью составления отчетности в нескольких учетных стандартах.

Приведенные критерии определяют только самые общие требования к специализированному программному обеспечению АИС-БУ, однако они позволяют сузить выбор систем автоматизации, включаемых в дальнейшее рассмотрение.

Определив наиболее подходящую группу программных средств, при детальном анализе конкретных программ следует обратить внимание на следующие факторы:

· возможность применения специализированных программ в используемых предприятием программно-аппаратных средах;

· состав вспомогательного программного обеспечения (СУБД и проч.), необходимого для функционирования специализированных программ;

· функциональные возможности – степень автоматизации и полноту решения наиболее сложных и важных для предприятия задач учета;

· состав адаптационных средств – возможности настройки программы на специфику ведения учета в организации;

· удобство пользовательского интерфейса – при вводе и корректировке данных, организации - - доступа к исходной и результатной информации;

· средства защиты данных от несанкционированного доступа, а также средства восстановления при сбоях в работе компьютерной системы или в результате ошибок при эксплуатации;

· возможность комплексирования с другими программными продуктами собственной разработки или других производителей, а также с офисным программным обеспечением общего назначения;

· качество, полноту и удобство использования документации, наличие дополнительных методических материалов по применению программных средств;

· надежность и перспективность фирмы-разработчика, наличие региональных филиалов, дилерской сети и возможности фирменной поддержки пользователей. От этого зависит профессиональная поддержка системы в процессе ее эксплуатации, возможности ее последующего развития;

· ценовую политику разработчика – стоимость лицензий на приобретение программы и оказания услуг по ее внедрению, сопровождению, состав скидок при приобретении новых версий;

· возможность поддержки со стороны аудиторских и консалтинговых фирм.

Одним из важнейших факторов выбора ПО АИС-БУ является его функциональная полнота. Однако совершенно очевидно, что требования, предъявляемые к системам автоматизации бухгалтерского учета со стороны различных предприятий, достаточно индивидуальны. Например, предприятиям, не имеющим на балансе большого числа основных средств, не требуется развитая поддержка функций их учета; при выполнении расчетов по начислению зарплаты отнюдь не всем требуются функции по учету северных надбавок, а во многих малых предприятиях не рассчитывают даже больничные листы и т.д. Поэтому требования к функциональной полноте ПО АИС-БУ должны рассматриваться индивидуально каждым предприятием. Кроме того, в понятие функциональная полнота в значительной степени вкладывается представление о степени автоматизации решения той или иной учетной задачи, а не о возможности или невозможности использования всей системы в целом из-за отсутствия конкретной функции. При этом, следует иметь ввиду, что для многих программных систем отсутствие той или иной функциональности в базовой поставке не означает невозможности ее достижения при использовании имеющихся у них адаптационных средств.

Очень важным является анализ ценовой политики поставщика программы. Здесь надо принимать во внимание не только цену приобретения лицензий на использование программы, но и стоимость ее обновления при выходе новых версий, а также стоимость услуг по внедрению, адаптации и сопровождению.