Подготовка, порядок проведения и анализ результатов переговоров
Функциональные цели деловых переговоров Деловые переговоры – это процесс согласования условий совместной деятельности контрагентов, имеющих собственные интересы, с целью их сбалансирования. Цель переговоров – выработка приемлемого для обеих сторон варианта для отражения в договоре. Деловые переговоры должны иметь три этапа: подготовка к проведению или организация; собственно переговоры; анализ переговоров. Следовательно, переговоры имеют содержательный и процессуальный аспекты. Содержательный аспект – это то, о чем пойдет речь на переговорах, процессуальный – порядок их проведения. От уровня организации деловых переговоров зависит успех в достижении поставленных целей, а также репутация организации в деловых кругах. Профессиональные переговоры являются мощным инструментом при урегулировании конфликтов, спорных вопросов, организации эффективной совместной деятельности предприятий. Они способствуют выявлению сфер соприкосновения коммерческих интересов, причин разногласий, несовпадения интересов, а также формируют информационную базу для анализа текущей ситуации на рынке. Функциональные цели переговоров можно объединить в следующие группы: информационная функция – реализуется при первом знакомстве; коммуникативная функция – реализуется при установлении взаимоотношений; информационно-коммуникативная функция – реализуется в процессе взаимных консультаций, бесед и встреч; деструктивная функция – при переговорах изначально не планируется подписание документов; рекламная функция – презентация предприятия и его интересов. Таким образом, коммерческие переговоры служат для налаживания хозяйственных связей с контрагентами, выяснения и разрешения текущих разногласий с поставщиками и покупателями, сбора информации о субъектах коммерческой деятельности на рынке товаров и услуг. Виды деловых переговоров В коммерческой практике различают ознакомительные переговоры, переговоры по заключению договора на продажу товаров и переговоры по рассмотрению претензий. Ознакомительные переговоры проводятся с целью выяснения взаимной заинтересованности и возможности установления торговых связей. Руководителем обычно назначается представитель отдела маркетинга, а в состав участников могут быть приглашены представители отдела по координации закупок и продаж. Этой группе необходимо определить перечень передаваемого контрагенту информационного и рекламного материала. Переговоры по заключению договора на продажу товаров. Ответственным за проведение этих переговоров может быть назначен начальник отдела продаж. В состав группы может быть включен представитель отдела маркетинга и цен. В процессе подготовки происходит ознакомление со справкой на контрагента и составление проекта договора. Переговоры по рассмотрению претензий. Это может быть, например, просрочка платежа или поставки. Руководителем переговоров назначается коммерческий директор предприятия. В состав группы включается представитель оперативной коммерческой группы, исполняющей этот договор, юрист и др. Документы для изучения: справка на предприятие; текст претензии; коммерческая переписка. При подготовке к переговорам необходимо проанализировать текущую ситуацию и подготовить несколько вариантов удовлетворения претензии с минимальными потерями.
Подготовка, порядок проведения и анализ результатов переговоров Подготовка к переговорам формирует условия для успешного достижения планируемого результата и включает в себя два этапа: организационную работу и подготовку содержательной части. Организационная работа. Для проведения деловых переговоров на средних по величине предприятиях создается протокольная группа из 2-3 сотрудников, в крупных компаниях образуют специальные протокольные отделы, на мелких предприятиях ведение переговоров поручается помощнику и секретарю генерального директора организации. Переговоры должны назначаться с учетом времени, необходимого на подготовку основных вопросов. Вступление в переговоры без достаточной подготовки приводит к тому, что договор подписывается с грубыми ошибками или к неоправданным уступкам, допущенными неподготовленной стороной. Для переговоров выделяется просторное помещение с большим круглым столом. При необходимости переговоры обслуживаются специально выделенными работниками. Подготовка к переговорам зависит от ожидаемого круга обсуждаемых вопросов и характера планируемых к подписанию документов. В зависимости от предполагаемого предмета переговоров работник, назначенный ведущим эти переговоры, должен: подобрать участников переговоров со стороны предприятия и согласовать их кандидатуры с непосредственным руководством; предложить участникам ознакомиться со справочным материалом на контрагента и необходимыми коммерческими документами; составить проекты коммерческих документов, которые предполагается подписать в результате переговоров; оценить необходимость проведения совещания с представителями специализированных отделов и опытными экспертами по тематике предстоящих переговоров. Для подготовки к переговорам рекомендуется использовать следующие методы: составление балансовых листов, в которых представлены собственные интересы и интересы партнеров; метод «мозгового штурма» - направлен на порождение новых идей, вариантов решения проблемы, но не на их оценку; экспертные опросы – опрос специалистов или лиц со стороны, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме – взгляд со стороны; проведение деловых совещаний – собираются специалисты из разных подразделений предприятия; деловые игры – проигрывание всех возможных ситуаций. Содержательная часть. Подготовка содержательной части требует серьезной проработки всех возможных вариантов развития ситуации до начала переговоров. Для этого необходимо: оценить текущую ситуацию, ее сильные и слабые стороны; выделить основные цели переговоров и распределить их по степени приоритетности; оценить собственные позиции по обсуждаемой проблеме; разработать и проиграть все возможные варианты своих предложений с максимальной выгодой для себя; по каждому варианту проработать возможные уступки, четко определив позиции, ниже которых уступки невозможны; подготовить обоснование своей позиции, аргументы по ее отстаиванию, не противоречащие законодательству и здравому смыслу; составить необходимые документы. Для проведения переговоров необходимо использовать деловой протокол, то есть это порядок проведения деловых встреч. Условливаться о встрече принято не ранее чем за 2-3 дня. При этом заранее следует уточнить вопросы, выносимые на обсуждение, а также продолжительность встречи. Время начала переговоров принято соблюдать неукоснительно. Опоздание свыше 15 минут считается нарушением правил вежливости. Нежелательно приходить на встречу и раньше намеченного времени. Это показывает неумение пришедших планировать время и вызывает раздражение у принимающей стороны, которой приходится досрочно прерывать запланированную работу. Встреча представителей контрагента или партнера поручается обычно младшему персоналу, но не участникам предстоящих переговоров. Принимающая сторона должна до прибытия гостей находиться в помещении для переговоров. При входе гостей участники только здороваются друг с другом, но не представляются. После этого за стол садятся участники пригласившей стороны, а затем приглашенные. Затем руководители обмениваются приветствиями и любой из руководителей представляет своих участников с указанием фамилии и должности. По мере представления участники передают друг другу визитные карточки. Переговоры могут проводится в форме протокольных мероприятий, таких как коктейль, фуршет, ужин, ленч, чай, шведский стол, бокал шампанского. В процессе проведения переговоров работник, которому поручена запись переговоров, кратко отмечает основные позиции сторон, разногласия и договоренности. После окончания переговоров он составляет полную запись переговоров, которая подлежит утверждению ответственным за ведение переговоров, подшивается в досье и вводится в компьютерный файл. На основании достигнутых договоренностей работники отделов вносят обязательства сторон в свои комплексные планы с указанием контрольного срока их исполнения и контроля. Одновременно с составлением записи переговоров составляется справка на фирму контрагента, в которую заносятся все сведения о контрагенте, полученные в ходе беседы. В справку на фирму входят такие сведения, как ее организационно-правовая форма, величина уставного капитала, структурная схема управления, число работающих, номенклатура выпускаемых, закупаемых и сбываемых товаров, объем выпуска и товарооборота, и любые другие сведения о фирме. Одновременно с этим даются персональные характеристики участников переговоров. Если в результате переговоров не удалось подписать договор, но для предприятия желательно зафиксировать достигнутые договоренности, то можно подписать протокол о намерениях. В том случае, если контрагент отказывается подписывать такой протокол, можно составить памятную записку (меморандум), подписать ее и один экземпляр вручить контрагенту. Ни протокол о намерениях, ни меморандум не имеют юридической силы, но морально привязывают контрагента к ранее согласованным решениям. Подписанные протоколы о намерениях и меморандумы подшиваются в досье контрактов и соглашений, а также вводятся в компьютерное досье.
Популярное: Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы... Почему двоичная система счисления так распространена?: Каждая цифра должна быть как-то представлена на физическом носителе... Как распознать напряжение: Говоря о мышечном напряжении, мы в первую очередь имеем в виду мускулы, прикрепленные к костям ... Как вы ведете себя при стрессе?: Вы можете самостоятельно управлять стрессом! Каждый из нас имеет право и возможность уменьшить его воздействие на нас... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (716)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |