КОМПОНЕНТ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВДИТЕЛЯ

Е.И. Тупикин,

 

ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ ПРИ РЕАЛИЗАЦИИ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО ПРОЦЕССА В КОЛЛЕДЖАХ

 

 

Методическое пособие

 

Москва 2012

 

 

УДК

ББК

Т85

 

 

Рецензенты:

Ю.В. Соколов, доктор биологических наук, профессор РУДН

 

 

Е.И. Тупикин,

Т85 Деловое общение при реализации образовательного процесса в

колледжах. Методическое пособие. – М.: с, ISBN

В пособии рассмотрены основные закономерности процессов делового

общения, научной организации труда,самоменеджмента, как оптимальной

формы НОТ, технологий делового общения, особенностей процессов убеж-

дения и деловых бесед, условия, обеспечивающие деятельность педагогов

и руководителей образовательных учреждений довузовского профессио-

нального образования.

Методическое пособие предназначено для руководителей и преподавате-

лей образовательных учреждений довузовского профессионального обра-

зования. Они будут полезны и для студентов колледжей и других профес-

сиональных образовательных учреждений.

 

ISBN

©Е.И. Тупикин,

© Колледж малого бизнеса № 4 г. Москва

 

Содержание

Введение__________________ 4

 

1. Особенности и содержание научной организации труда руководителя и педагога-руководителя деятельностью обучающихся ______5

1.1. Общая характеристика научной организации труда__________5

1.2. Самоменеджмент как форма научной организации труда_____7

1.3. Модель системы научной организации труда и

личные качества руководителя коллектива_______________________11

2. Убеждение собеседника – важнейший компонент

деятельности руководителя и педагога______________________13

2.1. Способы воздействия руководителя на подчиненных

и других коллег____________13

2. 2. Основные правила и способы процессов убеждения_______15

2.3. Особенности убеждающих воздействий__________________23

3. Деловое общение в деятельности руководителя

образовательного учреждения________________________________27

3.1.Значение делового общения. Общая

характеристика деловых переговоров_________________________27

3.2. Правила проведения деловых переговоров_______________29

3.3. Подготовка и проведение деловой беседы_______________33

Заключение____________39

Литература_____________41

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В учреждениях образовательной системы постоянно возрастает роль руководителя учреждения в целом, так и руководителей отдельных подразделений образовательного учреждения. На разных уровнях функции руководителя различаются, тем не менее, это сложная комплексная профессия, требующая от руководителя наличия у него многообразных знаний и навыков.

В деятельности многих руководителей любого масштаба наблюдается хронический недостаток времени за счет хронически возрастающего ритма деятельности. Это делает необходимым первоочередное решение проблемы организации использования рабо­чего времени как руководителя, так и его сотрудников.

Основным способом решения этой проблемы является формирование целостной системы самоорганизации личного труда руководителей любого ранга, её корреляция в рамках данного образовательного учреждения. Методически грамотная, обоснованная система самоорганизации труда сотрудника, согласованная с таковой в рамках данного учреждения позволяет принимать оптимальные управленческие и другие решения, планировать деятельность в разных аспектах (управление деловой карьерой – как своей, так и своих сотрудников, умения организации рабочего места и собственного труда, создания и определенного имиджа в глазах сотрудников и вышестоящего руководства и т.д.).

Для разработки система самоорганизации труда собственного труда руководителя, а также любого сотрудника необходимо освоение основ науки о самоорганизации и самоуправлении человека, являющейся составной частью науки об организации управленческого труда. Одной из главных задач этой науки является повышение профессиональной культуры руководителя и других сотрудников в сфере личной самоорганизации своей трудовой деятельности.

Под самоуправлением понимают системное, систематическое и целенаправленное применение выявленных и апробированных методов и приемов управления повседневной жизнедеятельностью работника любого ранга, оптимального использования им своего времени и собственных способностей сознательного управления течения своей жизни, умелого преодоления внешних и внутренних обстоятельств, как в профессиональной, так и в личной жизни.

Самоорганизация и самоуправление собственной деятельности позволяет получить наибольший эффект тому сотруднику, который делает их важнейшей частью своей жизнедеятельности. Для достижения высокой эффективности своей деятельности специалисту необходимо обладать волей и упорством для создания четкой системы самоуправления своей деятельности в разных сферах.

Система самоорганизации способствует формированию собственного имиджа и создаёт условия для его поддержания у специалиста, а это является важным фактором в успешной деятельности руководителей разного ранга и конкретных работников. Для специалистов, в том числе и руководителей, очень важно обладать правильной самооценкой. Далеко не все­ обладают такими умениями, поэтому их необходимо постоянно развивать. Деловое общение требует постоянной коррекции своего поведения. Не всегда возможно, да и не всегда нужно, радикально ме­нять особенности своей личности. Однако, зная достаточно хорошо свои особенности, можно выработать приемы компенсации и регламентации, минимизируя этим сложности, связанные с личностными качествами. При этом возникает возможность превращения ряда недостатков личности в достоинства. Для достижения успеха конкретной деятельности очень важен психологический настрой руководи­тель на выполнение той или иной рабо­ты.

Важнейшей задачей деятельности руководителя любого ранга является контроль её результатов (как собственной деятельности, так и деятельности сотрудников). В случае собственной деятельности огромную роль играет самоконтроль. Самоконтроль предполагает собственный постоянный контроль использования своего времени и состоит в сравнении фактиче­ских результатов с запланированными; контроль выполнения текущих дел с применением письменной фикса­ции реализованных мероприятий и т.д.

Организация личного труда руководителя любого уровня должна учитывать индивидуальные особенности сотрудников и обучающихся. Всё это позволяет сделать деятельность руководителя достаточно эффективной.

В образовательном процессе руководителями деятельности, наряду с администрацией, являются и педагоги и мастера производственного обучения, поэтому им необходимо владеть основами делового общения.

 

 

1. ОСОБЕННОСТИ И СОДЕРЖАНИЕ НАУЧНОЙ

ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА РУКОВОДИТЕЛЯ И ПЕДАГОГА –

РУКОВОДИТЕЛЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ОБУЧАЮЩИХСЯ.

1.1. Общая характеристика научной организации труда.

Научная организация труда (НОТ) – важнейшее направление управленческой деятельности руководителя любого ранга. Она позволяет в значительной степени экономить силы и средства, добиваться больших успехов в деятельности. Для внедрения научной организации труда в практическую деятельность руководителей необходимо, прежде всего, знать сущность и основы НОТ.

Некоторые, даже опытные руководители и другие специалисты недооце­нивают важность научной организации труда и они предпочитают делать дела правильно, а не «правильные дела; они решают проблемы вместо того, чтобы создавать им творческие альтернативы; сберегают ресурсы вместо оптимизации их использования; исполняют свой профессиональный долг вместо достижения необходимых результатов, что противоречит закономерностям научной организации труда

В основе научной организации труда лежит разумная самоорганизация своей деятельности, которая позволит:

1. Осуществлять свои обязанности с меньшими затратами;

2. Оптимизировать организацию своей деятельности и действий подчиненных (обучающихся);

3. Получать лучшие результаты деятельности (своей, коллег и обучающихся);

4. Снизить временные затраты и на выполнение того или иного вида деятельности;

5. Уменьшить число ошибок при исполнении своих обязанностей;

6. Испытывать большее удовлетворение от своей деятельности;

7. Снизить воздействие от возникающих стрессовых ситуаций, число которых в случае оптимальной самоорганизации, как правило, уменьшается;

8. Достигать поставленных перед собой целей кратчайшим путем;

9. Повышать свою компетентность и уровень квалификации.

Современный специалист (руководитель любого ранга, педагог, инженер и т.д.) осуществляет руководство социальной группой (учреждением, каким-то подразделением этого учреждения, учебной группой и т.д.), организует и регулирует деятельность вверенного ему коллектива для достижения определенных образовательных, производственных, социально-психологических и других целей. Для этого он должен обладать определенным комплексом качеств. Исходя из конкретных критериев, определяемых общей организационно-управленческой, социальной (коллектив), функциональной деятельностью, личностью самого руководителя можно выделить интегрированные модели типов руководства:

1. Организационно-управленческая;

2. Социально-психологическая;

3. Служебная;

4.Самоменеджмен­т (управление коллективом и собой при помощи системы самоорганизации своей деятельности).

С позиций научной организации труда руководителя наибольший интерес представляет для нас четвертая модель – самоменеджмент.

 

Вопросы и задания для самостоятельной работы:

1. Как вы понимаете сущность термина «научная организация труда» (НТР) и какова роль НТР в деятельности: а) руководителя; б) отдельного специалиста?

2. Что такое «разумная самоорганизация деятельности специалиста» и какова ее роль в повышении эффективности трудовой деятельности?

3. Поясните, почему разумная самоорганизация собственного труда позволит руководителю оптимизировать свою деятельность и достичь высоких ее результатов.

4. Кратко охарактеризуйте основные модели типов руководства, докажите эффективность каждой из них.

5. Охарактеризуйте роль научной организации труда педагога.

 

 

1.2. Самоменеджмент как форма научной организации труда.

Рассмотрим более подробно сущность этой модели. Существует несколько точек зрения на сущность «самоменеджмента» и, как следствие – ряд различных определений.

В настоящем пособии мы используем следующее рабочее определение:

Самоменеджмент– это система апробированных последовательных и целенаправленных действий, осуществляемых специалистом в своей деятельности (профессиональной и иной), которые позволяют ему оптимально использовать своё время, то есть реализовать эффективное самоуправление.

Система действий специалиста, позволяющая самостоятельно достичь высокой эффективности в управлении собой и вверенным ему коллективом можно назвать эффективным самоуправлением.

Проблемами эффективного самоуправления занимается организационная наука управления самим собой.

Необходимо четко представлять, что основной целью научной организации труда специалиста состоит в том, что он должен эффективно использовать собственные возможности и сознательно управлять течением своей жизни, стараться с наименьшими потерями преодолевать внешние и внутренние обстоятельства, возникающие при осуществлении его деятельности во всех сферах.

Специалисту в области образования каждодневно необходимо решать задачи разного уровня, в том числе и проблемного характера. При этом ему необходимо осуществлять следующие этапы действий: а) постановка цели; б) планирование этапов деятельности; в) принятие решений; г) организация и осуществление деятельности; д) контроль результатов деятельности (диагностика результатов деятельности).

В процессе осуществления этих этапов реализуется коммуникация между участниками деятельности и их информация на разных этапах. Коммуникация и информация объединяют и связывают воедино процессы делового общения участников деятельности в конкретной сфере деятельности, в данном случае – в сфере образования.

Рассмотрим некоторые особенности технологии самоменеджмента.

Этап 1. Постановка целей.

На этом этапе реализуются их определение, ситуаци­онный анализ, определяются целевые стратегии, и методы достижения успеха формулируются важнейшие цели. В результате осуществления этого этапа возникает мотивация деятельности, устраняются возможные слабые ее стороны; выявляются преимущества необходимых действий; делается упор на разработку специальных действий на сложных участках деятельности; фиксируются сроки необходимых действий.

Этап 2. Планирование деятельности.

Этот этап подразумевает планирование деятельности на разные отрезки времени: год, месяц, день, при этом учитываются принципы временного управления и для управления деятельностью используется днев­ник времени. В результате реализации данного этапа происходит подготовка к реализации цели; осуществляется оптимальное распределение времени, создаются условия сокращение сроков протекания деятельности

Этап 3. Принятие решений.

В реализация этого этапа используется принцип Парето (эмпирическое правило 20/80, суть которого состоит в том, что двадцать процентов усилий затраченных на организацию деятельности, обеспечивают 80% результата, а остальные 80% - 20% конечного результата). Это необходимо учитывать при реализации деятельности руководителя любого ранга.

На основании АБВ-анализа реализуется установка приоритетов. Суть такого анализа состоит в разделении всех этапов деятельности на три категории по их значимости: А – важнейшие задачи (решаются менеджером в течение одного дня; они составляют 15% от всех необходимых для выполнения задач, но их вклад в конечный результат составляет 65%); Б – менее важные задачи (составляет примерно 20%; таковой является и их значимость при достижении цели); В – наименее важные задачи или несущественные (они составляют 65%, а их вклад в достижение цели – 15%). Поэтому опытный руководитель должен уметь; а) классифицировать задачи по категориям; б) определять очередность их решения; в) выделять оптимальное время для решения конкретных задач, добиваясь при этом наибольшего эффекта от деятельности своей и руководимого им коллектива.

На этом этапе реализуется принцип Эйзенхауэра, позволяющий распределить этапы деятельности руководителя по приоритетам. Основу приоритета составляет принадлежность компонента деятельности исходя из его важности и срочности. Следует четко подразделять составные части деятельности исходя из их важности и срочности. Они могут быть или только важными, или только срочными; одновременно и важными, и срочными, либо и не важными и не срочными. Поэтому выделяют четыре приоритета:

1. А–приоритет определяет компоненты деятельности, являющиеся и срочными, и необходимыми, поэтому эти действия необходимо сделать только сегодня, их ни в коем случае нельзя откладывать;

2. В–приоритет определяется важными действиями, но срочными, поэтому их обязательно делать сегодня; на их реализацию нужно регулярно выделять время и не откладывать их «в долгий ящик» выполнение дел «В–приоритета» Выполнение задач из этой группы будет способствовать достижению успеха и руководителя и членов его коллектива. Нельзя переводить деятельность из разряда важной в разряд «важной и срочной». Примером деятельности, относящейся к «В–приоритетной» является подготовка к докладу, который должен состояться через месяц; этот доклад важен для вас, но «время терпит». Откладывать подготовку к нему (доклад серьёзный и объемный) на последние дни создаст большие трудности для вас и может примести к неуспеху.

3. С–приоритет составляют действия, которые представляются нам срочным делом, так как они позволяют овладеть навыками, обеспечивающими нашу дальнейшую деятельность, но на данном этапе нашей работы, не представляются важными. Примером такой деятельности является выработка умений, а затем и навыков сохранение спокойствия, перепоручение своих обязанностей другому члену коллектива (например, «умение отправлять делегации») говорить «нет» в соответствующих ситуациях и т.д.

4. D-приоритет включает те компоненты деятельности, которые не являются ни важными, ни срочными. Эти действия можно отложить «в долгий ящик»; некоторые действия моно просто перепоручить другому подчиненному вам члену коллектива.

Отмеченное в характеристике деятельности по приоритету-D иллюстрирует особенность научной организации труда по делегирование отдельных компонентов деятельности, то есть её перепору­чению и является важнейшим компонентом, характеризующим искусство руководителя. Очень важно е нести тяжкий груз единоличного выполнения всех функций, а умело и эффективно распределить руководящую деятельность между своими коллегами, уметь выявить то, что может сделать коллега и что может принести наибольший эффект деятельности коллектива в целом.

Осуществление деятельности по охарактеризованному алгоритму позволяет достичь успеха этой деятельности; делает возможным первоочередное решение жиз­ненно важных проблем и упорядочивает компоненты деятельности по их важности, избавление от членов коллектива от «тира­нии» неотложности,

Этап 4. Организация деятельности коллектива и её осуществление.

После того, как осуществлён этап принятия решений, происходит организация необходимой деятельности и её осуществление. К организационным мероприятиям относятся разработка распорядка дня и графика продуктивности с учетом биоритма, характерного для того или иного времени года. Результатом этого является составление дневного рабочего плана. Далее осуществляется необходимая деятельность руководителя и членов коллектива с учетом особенностей, рассмотренных при характеристике этапа приятия решений. Всё это делает возможным осуществление самоменедж­мента, способствует концентрации усилий на значи­тельных задачах, позволяет использовать пика производительности труда участников конкретной деятельности, учитывать периодических колебания их жизнедеятельности, способствует становлению индивидуального рабочего стиля реальной деятельности, как руководителя деятельности, так и его коллег.

Этап 5. Контроль результатов реализованной деятельности.

Завершающим этапом любой деятельности является результирующе-кон-тролирующий этап, который позволяет выявить результаты осуществлённой деятельности, сравнить их планируемыми достижениями, установить позитивные и негативные стороны деятельности, скорректировать её и, по возможности, устранить недостатки, а также дать самооценку и оценку действия сотрудников. Контролю необходимо подвергать как заключительный этап деятельности, так и промежуточные, что позволяет корректировать данную деятельность и делать её более успешной. Но контроль не должен быть «мелочным». Он должен быть объективным, системным и систематичным. Важным компонентом контроля является самоконтроль всех субъектов совместной деятельности. Оптимально организованные процедуры контроля позволят

обеспечить достижение запланирован­ных результатов, а, следовательно, успех деятельности руководителя и возглавляемого им коллектива.

 

Вопросы и задания для самостоятельной работы:

1.Что такое самоменеджмент и почему он является основой научного труда любого специалиста?

2. Какова основная цель самоменеджмента?

3.Охарактеризуте особенности первого и второго этапов технологии самоменеджмента.

4. Раскройте суть правила Парето, принципа Эйзенхауэра и АБВ-анализа и их роли в технологии самоменеджмента.

5. Охарактеризуйте основные особенности завершающего этапа самоменеджмета и его роль в научной организации труда.

 

1.3. Модель системы научной организации труда и

личные качества руководителя коллектива.

Рассмотренные выше особенности содержания научной организации труда руководителя педагогического и иного коллектива позволяет представить её в форме модели, в которой можно выделить семь взаимосвязанных блоков:

1. Формулировка и реализация жизненных целей;

2. Способность индивида, как руководителя к самоорганизации собственной деятельности и организации деятельности других членов социума;

3. Наличие у индивида способности к самодисциплине;

4. Наличие знаний в технике индивидуальной деятельности (собственной и других членов социума);

5. Способность к реализации здорового образа жизни;

6. Наличие эмоционально-волевого потенциала;

7. Способность к самоконтролю процессов и результатов деятельности.

Исходя из структуры рассмотренной модели и содержания её блоков, можно сформулировать когнитивно-энотивные требования к качествам личности руководителя коллектива.

Когнитивная (знаниевая) составляющая регламентирует то, что

 

определяет необходимость руководителю ЗНАТЬ:

1. Правила эффективного использования рабочего времени;

2. Технику планирования своего времени;

3. Особенности эффективной организации рабочего места;

4. Важнейшие требования к оформлению документации;

5. Принципы и правила делегирования полномочий;

6. Правила эффективного взаимодействия руководителя с сек­ретарем;

7. Особенности техники публичного выступления;

8. Виды убеждающих воздействий на собеседника.

9. Правила подготовки и проведения деловых переговоров;

10. Технику ведения телефонных разговоров;

11. Способы рационализации труда руководителя;

12. Особенности самоорганизации личного здоровья, т.е. организации собственного здорового образа жизни, а также коллектива, с которым он работает;

13. Особенности гигиены умственного труда;

14. Правила подготовки и проведения совещаний;

15. Особенности адаптации сотрудников в коллективе;

16. Основы делового этикета;

17. Критерии оценки уровня организации труда, как руко­водителя, так и коллег в коллективе;

18. Правила создания и поддержания собственного имиджа.

Энотивная (деятельностная, умениевая) составляющая предписывает то, что руководитель должен УМЕТЬ:

1. Анализировать эффективность использования своего времени и времени сотрудников, а также находить резервы его оптимизации;

2. Планировать деятельность (свою и сотрудников).

3. Организовать рабочие места.

4. Готовить деловые письма.

5. Работать с информацией, пользоваться записной книжкой.

6. Тренировать память.

7. Проводить деловые разговоры по телефону.

8. Осуществлять подготовку к командировкам и добиться успеха в командировочной деятельности;

9. Публично выступать;

10. Взаимодействовать с секретарем.

11. Управлять своим эмоционально-волевым потенциалом.

12. Формулировать цели разных уровней;

13. Принимать решения разных уровней;

14. Организовывать эффективную презентацию;

15. Природосообразно оценивать эффективность организации труда, в том числе и управленческого.

 

Вопросы и задания для самостоятельной работы:

1. Что такое «модель системы научной организации труда»?

2. Кратко охарактеризуйте три компонента модели системы научной организации труда руководителя.

3. Какими наиболее важными компонентами знаний (не менее четырех), по вашему мнению, должен обладать руководитель и почему.

4. Без каких умений невозможна деятельность руководителя и почему?

5. Применима ли модель системы научной организации руководителя для педагога и почему?

 

 

2. УБЕЖЕНИЕ СОБЕСЕДНИКА – ВАЖНЕЙШИЙ

КОМПОНЕНТ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВДИТЕЛЯ

И ПЕДАГОГА.