Особенности заполнения табеля в отдельных ситуациях

Табель учета рабочего времени

Данные о рабочем времени каждого сотрудника нужны для правильного расчета его среднего заработка. Поэтому работодатель обязан вести учет рабочего времени независимо от применяемой системы оплаты труда.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником

Организация вправе или вести учет в форме, разработанной самостоятельно и утвержденной руководителем организации, или, как и прежде, использовать унифицированную форму (утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). При этом, по нашему мнению, второй вариант проще и удобней. В унифицированной форме предусмотрены все строки и графы, необходимые для правильной организации учета. Остановимся подробнее на порядке ее заполнения.

Форму табеля N Т-12 (рис.1) применяют при ручном учете, N Т-13 (рис. 2) - при автоматизированном. Отметим, что форма N Т-12 состоит из двух разделов: I - "Учет рабочего времени" (продолжение рис. 1) и II - "Расчет с персоналом по оплате труда" (продолжение рис. 1). Первый раздел предназначен непосредственно для учета времени, отработанного сотрудниками, второй - для отражения начисления им заработной платы. При этом организация вправе вести раздельный учет этих данных. В такой ситуации раздел II табеля не заполняют.

Оба табеля составляют в одном экземпляре. При этом рабочее время учитывают в табеле одним из двух способов: либо методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, либо методом регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются лишь коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

На титульном листе табеля N Т-12 есть условные обозначения отработанного и неотработанного времени. Они должны использоваться и при заполнении табеля по форме N Т-13 (продолжение рис. 1).

В большинстве случаев табель подается в бухгалтерию один раз в месяц по его окончании. Однако это не совсем верно. Дело в том, что заработная плата должна выдаваться работнику не реже чем каждые полмесяца (аванс и окончательный расчет) (ст. 136 ТК РФ). При этом аванс начисляют исходя из фактически отработанного сотрудником времени, которое отражено в табеле. Получается, что в отношении сотрудников-повременщиков табель нужно оформлять каждые полмесяца. Иначе правильно начислить им аванс бухгалтерия не сможет.

Ведение табеля - обязанность организации. Причем он необходим даже при условии, что в организации применяется сдельная форма оплаты труда. С одной стороны, при применении этой системы заработок сотрудника не зависит от количества отработанного им времени. Он определяется исходя из установленных расценок на выполненный объем работ в натуральных величинах. Однако независимо от системы оплаты труда, установленной в организации, продолжительность рабочего времени ограничена трудовым законодательством. Поэтому работодатель обязан вести его учет. Трудовой кодекс не делает никаких исключений из этого правила (ст. 91 ТК РФ). Кроме того, данные о рабочем времени, затраченном каждым сотрудником организации, нужны для правильного расчета его среднего заработка и формирования статистической отчетности.

При увольнении сотрудника организация по его требованию должна оформить выписку из табеля учета рабочего времени. По трудовому законодательству работодатель обязан в день прекращения трудового договора выдать сотруднику трудовую книжку и заверенные копии других документов, связанных с его работой (ст. 84.1 ТК РФ).

Их представляют по просьбе работника. Причем перечень этих документов Трудовой кодекс не устанавливает. Табель напрямую связан с работой сотрудника. Следовательно, он вправе требовать его копию.

Однако в табеле есть данные не только по увольняющемуся, но и по другим работникам. Причем сведения, содержащиеся в табеле, являются их персональными данными. Поэтому они могут передаваться другим лицам только с их согласия. Таким образом, в данной ситуации, чтобы не получать согласие других работников, организация вправе оформить выписку из рассматриваемого документа, где будет указана информация лишь по увольняющемуся работнику.

Особенности заполнения табеля в отдельных ситуациях

Законодательство недостаточно четко регулирует порядок заполнения унифицированной формы табеля в различных ситуациях, отклоняющихся от нормальных. Поэтому бухгалтеру или табельщику приходится самостоятельно решать, что отражать в табеле в каждом частном случае.

Для учета рабочего времени организация может как разработать собственный бланк табеля, так и вести его по унифицированной форме. При этом, разрабатывая собственный бланк, она вправе взять за основу унифицированную форму, дополнить ее любыми реквизитами и удалить лишние данные. Главное, чтобы впоследствии эта форма была утверждена руководителем организации.

Работа сверхурочно

Предположим, табель заполняется методом сплошной регистрации явок и неявок. Сотрудник организации работал сверхурочно (10 часов вместо установленных 8). Какой код за этот день проставлять в табеле: "Я" (продолжительность работы в дневное время) или "С" (продолжительность сверхурочной работы)?

В данном случае в табель может быть введена дополнительная графа. В существующей графе ставят код "Я", в дополнительной - "С". При этом для удобства дальнейших подсчетов нормальную и сверхурочную продолжительность времени целесообразно разделить и указать в соответствующих графах.

В то же время подобной проблемы не возникнет при регистрации в табеле лишь отклонений от нормальной продолжительности рабочего времени.