Проектное и матричное управление

Проектное управление– это управление важными видами деятель­ности в организации, которые требуют постоянного руководства в ус­ловиях строгих ограничений по затратам, срокам и качеству работ.

Если в организации возникает необходимость раз­работать и осуществить проект комплексного характера, охватываю­щий, с одной стороны, решение широкого круга специальных техни­ческих, экономических, социальных и иных вопросов, и, с другой сто­роны – деятельность разных функциональных и линейных подразде­лений, то следует найти наиболее подходящую, эффективную орга­низационную форму выполнения данной задачи.

Можно рассмотреть три варианта организации работ.

Первый вариант – образовать целевую группу, координацион­ный отдел или специальный комитет, поскольку действующая орга­низационная структура, по общему признанию, не сможет справить­ся с новой комплексной задачей. Однако опыт показывает, что отдель­но взятому новому органу не удается решить задачу принятия обще­организационных решений при отсутствии его взаимодействия со все­ми функциональными и линейными структурами. Такой тип структу­ры управления с распределением власти и отсутствием индивидуаль­ной ответственности не подходит для принятия решений по комплекс­ным проблемам.

Второй вариант – наделить полномочиями и ответственнос­тью за решение различных частей комплексной задачи руководителя одного из функциональных отделов, не снимая с него других обязан­ностей. Речь идет о выделении так называемого головного отдела. Од­нако здесь возникает проблема: для разрешения конфликтов и обес­печения координации работы требуется постоянное участие в руко­водстве проектом высшего звена управления. Такой подход, требую­щий постоянного вмешательства и в то же время ведущий к распыле­нию ответственности, может быть разрушительным.

Третий вариант – назначить руководителя проекта, наделив его всей полнотой власти для решения проблем, связанных с разработ­кой и реализацией проекта. Основная идея состоит в передаче одному лицу – руководителю проекта полномочии и ответственности за пла­нирование, оперативное управление, финансирование выполнения всех работ по проекту. Его работа состоит в том, чтобы обеспечить выполнение задачи (проекта) в установленное время с заданными тех­ническими требованиями и затратами. Этот организационный меха­низм все шире используется в аэрокосмической, электронной, авиа­ционной отраслях промышленности, в производстве вычислительной техники и др.

Под проектной структурой понимается вре­менная организация, создаваемая для решения конкретной комплекс­ной задачи (разработки проекта и его реализации). В одну команду собираются квалифицированные работники разных профессий, спе­циалисты, исследователи для осуществления определенного проекта с заданным уровнем качества и в рамках выделенных для этой цели материальных, финансовых и трудовых ресурсов. После завершения проекта и решения всех связанных с этим задач привлеченные в ко­манду работники возвращаются в свои подразделения к постоянной работе или переходят к работе по выполнению другого проекта. Руко­водителю проекта полностью подчинены все члены команды и все ресурсы, выделенные для данной цели.

Проектные структуры различаются между собой по масштабу де­ятельности, широте охвата научно-технических проблем и проблем производства, характеру связей с линейными и функциональными зве­ньями организации, кругу полномочий для взаимодействия с внеш­ней средой. Одной из наиболее распространенных разновидностей такой организации является матричная структура (рис. 8), при ко­торой члены проектной команды подчиняются не только руководи­телю проекта, но и руководителям тех функциональных подразделе­ний, в которых они постоянно работают. Организация развивается од­новременно в двух измерениях.

В матричной организации руководители проектов отвечают за координацию всех видов деятельности и использование ресурсов, от­носящихся к данному проекту. С этой целью все материальные и фи­нансовые ресурсы по данному проекту передаются в их распоряже­ние. Руководители проекта также отвечают за планирование проекта и ход его выполнения по всем количественным, качественным и временным показателям. Что касается руководителей функциональных подразделений, то они делегируют руководителю проекта некоторые из своих обязанностей, решают, где и как должна быть выполнена та или иная работа. Функциональная экспертиза продукции проводится во всех подразделениях компании.

Матричная структура способствует коллективному расходованию ресурсов, что имеет существенное значение, когда выпуск продукции сопряжен с необходимостью использования редких или дорогостоя­щих видов ресурсов. При этом достигается определенная гибкость, которая, в сущности, говоря, отсутствует в функциональных структу­рах, поскольку в них все сотрудники постоянно закреплены за опре­деленными функциональными подразделениями. Поскольку в мат­ричной организации сотрудники набираются из различных функцио­нальных отделов для работы по конкретному проекту, трудовые ре­сурсы можно гибко перераспределять в зависимости от потребностей каждого проекта. Наряду с гибкостью матричная организация откры­вает большие возможности для эффективной координации работ.

Рис. 8 Матричная структура управления

Введение проектного управления связано с тем, что линейно-функциональная структура не может обеспечить осуществление мно­жества проектов. При организации подразделений по специализиро­ванным функциям много усилий затрачивается на установление и вы­яснение взаимоотношений между дифференцированными ролями. Поскольку линейно-функциональная структура продолжает сущест­вовать наряду с проектным управлением, последнее следует скорее ха­рактеризовать как механизм преодоления недостатков и дополнения указанной структуры, а не как ее замену.

Введение проектного управления приводит к изменению контро­ля в организации. Функциональный руководитель принимает на себя ответственность за выполнение задач, которые ставит руководитель проекта. В результате осуществляется множественный контроль, по­скольку функциональный руководитель получает задания от лица, на­ходящегося с ним на одном уровне управленческой иерархии.

Одновременная реализация нескольких проектов усложняет уста­новление приоритетов работ в функциональных подразделениях, по­скольку функциональный руководитель имеет, как правило, ограни­ченное влияние на установление таких приоритетов.

Ситуация еще более осложняется в случаях, когда приоритеты не были заранее уста­новлены для всех проектов. Руководители проектов могут оказывать давление на функциональных руководителей в соответствии с их пред­ставлением о срочности и важности своей работы.

Сетевые организации

В последние десятилетия ответом организаций во всем мире на усиление конкуренции в глобальном масштабе стал отход от центра­лизованно координируемой, многоуровневой иерархии и движение к разнообразным, более гибким структурам, напоминающим скорее сети, чем традиционные управленческие пирамиды.

Перенесение рыночных отношений во внутреннюю сферу компаний («внутрен­ние рынки») вызвало к жизни новый тип структур – сетевые органи­зации, в которых последовательность команд иерархической струк­туры заменяется цепочкой заказов на поставку продукции и разви­тием взаимоотношений с другими фирмами.

Сети представляют со­бой совокупность фирм или специализированных единиц, деятель­ность которых координируется рыночными механизмами вместо ко­мандных методов. Они рассматриваются как форма, отвечающая со­временным требованиям внешней среды. Вместе с тем эффектив­ность сетевых организаций нередко снижается из-за ошибок руко­водителей при разработке организационных структур и в процессе управления ими.

В качестве при­меров действующих сетевых организаций можно назвать следующие:

Сетевая организация при осуществлении крупных проектов. В этих формах работа организуется вокруг специфических проектов и пред­полагает создание временных коллективов квалифицированных ра­ботников разнообразного профиля (например, строительные и про­мышленные проекты, издательское дело или создание фильмов).

Сетевая организация в районах («долинах») с малыми производст­венными фирмами. Эти формы связей охватывают, например, север­ные итальянские промышленные районы (включая текстильные ком­пании, такие, как «Бенеттон») или фирмы по производству полупро­водников в Силиконовой долине (США).

Ведущие крупные производственные фирмы, рассредоточенные географически и объединенные в единую систему. Эти формы включают хорошо известные азиатские «keiretsu» (коммерческие объединения) и кооперационные связи между главными сборочными компаниями и разнообразными мелкими поставщиками (например, «Вольво» в Швеции).

Стратегические союзы. Союзы этого вида распространены сре­ди всех типов компаний, но особенно среди крупных фирм, стремя­щихся обеспечить себе конкурентоспособные преимущества в глобаль­ном масштабе.

Как показано на рис. 9, некоторые сети объединяют поставщи­ков, производителей и органы по реализации продукции, между ко­торыми устанавливаются долгосрочные стабильные отношения. Дру­гие сети гораздо более динамичны, компоненты ценностной цепи со­единяются на контрактной основе в интересах реализации проекта или производства продукции, а затем распадаются, чтобы стать частью но­вой ценностной цепи для следующего предпринимательского проек­та. Поскольку любые функции реализуются на контрактной основе, то можно легко заменить поставщиков, вследствие чего у компании с сетевой структурой снижаются издержки.

Сетевые организации отличаются от организаций других типов рядом признаков:

фирмы, использующие старые органи­зационные структуры, предпочитают располагать всеми ресурсами, необходимыми для производства определенной продукции или услуг. Многие сетевые организации использу­ют общие активы нескольких фирм, расположенные в различных зве­ньях ценностной цепи.

сетевые организации больше полагаются на рыночные механизмы, чем на административные формы управления потоками ресурсов. Однако эти механизмы – не просто взаимоотношения не­зависимых хозяйствующих субъектов. На самом деле различные ком­поненты сети обмениваются информацией, кооперируются друг с дру­гом, поставляют продукцию для того, чтобы удерживать определен­ное место в ценностной цепи.

Рис. 9. Сетевые организации:

а – внутренняя сеть; б – стабильная сеть; в – динамичная сеть

Хотя подрядные сетевые организации были частным яв­лением, многие недавно разработанные сети предполагают более дей­ственную и заинтересованную роль участников совместных проектов. Как показывает опыт, такое добровольное активное поведение участ­ников не только улучшает конечные результаты, но и способствует вы­полнению контрактных обязательств.

В ряде отраслей, число которых постоянно растет (включая компьютерную, полупроводниковую, автомобильную и др.), сети представляют собой объединение организаций, основанное на кооперации и взаимном владении акциями участников группы – про­изводителей, поставщиков, торговых и финансовых компаний.

Хотя сетевые организации обладают чертами, отличающими их от других организационных форм, стабильные, динамичные и внутрен­ние сети включают в себя элементы разных организационных струк­тур как базовых составляющих новых форм.

В итоге сетевая организация включает в себя элементы специали­зации функциональной формы, автономность дивизиональной струк­туры и возможность переброски ресурсов, характерную для матрич­ной организации. Сопоставление разных моделей организации про­ведено в таблице 2. Однако сетевая организация сама по себе имеет ряд ограничений.

Как свидетельствуют исследования, два вида типичных ошибок характерны для развития различных орга­низационных форм:

1) расширение формы за пределы ее внутренних возможностей;

2) появление таких модификаций, которые не соот­ветствуют внутренней логике данного организационного образования.

Организационная форма может эффективно работать только в опре­деленных пределах. Когда логика формы нарушается, неизбежен про­вал. Рассмотрим более детально характеристики каждого вида сете­вой организации.

Таблица 2 - Характеристика свойств разных организаций

Стабильная сеть

Эта форма в своей основе близка к функциональной организации Она разработана для обслуживания предсказуемого рынка путем объ­единения специализированных ресурсов партнеров (подразделений фирмы) в соответствии с заданной продуктовой ценностной цепью. Однако, в отличие от вертикально интегрированной организации ста­бильная сеть замещает ряд компонентов фирмы, каждый из которых тесно связан с ее ядром конкретными соглашениями. Каждый ком­понент поддерживает свою конкурентоспособность посредством об­служивания клиентов вне сети.

Наиболее распространенная угроза эффективности стабильной сети – это требование полной утилизации ее ресурсов в интересах цен­тра фирмы. В этом случае цены, качество продукции и технические параметры организации не совершенствуются путем рыночной кон­куренции. Это может выразиться в неспособности поставщиков кон­курировать на рынке, а центра фирмы – использовать их потенциал в полной мере (табл. 3).

В интересах максимизации эффекта и центр фирмы, и его постоянные партнеры должны рассматривать пределы своей взаимозависимости.

Таблица 3 - Основные характеристики сетевых организаций

Стабильная сеть также может быть нарушена непродуманными модификациями. Некоторые центральные фирмы пытаются устано­вить все

условия работы в цепи для поставщиков Излишнее вмеша­тельство в процесс поставки и распределения со стороны централь­ной фирмы может отвергаться другими. Но в определенных рамках тесное сотрудничество полезно. В то же время если добровольность в цепи не соблюдается, то подавляется творческое начало. И в резуль­тате фирма-центр превращает организацию в вертикально интегри­рованную функциональную систему.

Внутренняя сеть

Логика внутренней сети, или внутреннего рынка, требует созда­ния рыночной экономики внутри фирмы. В ней организационные единицы продают и покупают товары и услуги друг у друга по ценам, установившимся на рынке. Очевидно, что если внутренние операции отражают рыночные цены, различные компоненты должны иметь постоянную возможность оценивать качество товаров и их цены пу­тем купли-продажи вне фирмы. Цель внутренней сети, как и ее пред­шественника – матричной формы, состоит в получении конкурент­ных преимуществ путем

предоставления широкой предприниматель­ской свободы подразделениям фирм, нацеленным на конечный ре­зультат. Но, как и матричная структура, внутренняя сеть может быть нарушена факторам и, которые перегружают ее рыночные механизмы, и модификациями, ведущими к разбалансированности взаимоотно­шений между покупателями и продавцами.

Внутренние сети могут испытывать большие трудности из-за их чрезмерного расширения, но еще в большей степени – из-за непра­вильно ориентированной модификации. Наиболее частая ошибка ру­ководителей организации – это вмешательство в потоки ресурсов или определение цен по операциям. Руководители могут также усматри­вать выгоду в том, чтобы внутренние структурные единицы осуще­ствляли закупки у вновь созданного подразделения, даже если его цены несколько выше, чем на рынке. Но способ, с помощью кото­рого они решают подобные вопросы, является определяющим в оценке жизнеспособности сети. Руководители должны создавать стимулы и направлять деятельность структурных единиц, показы­вая преимущества рыночных методов получения прибыли. Несмо­тря на возникающие проблемы, движение от централизованно пла­нируемых иерархичных структур к структурам «внутреннего рын­ка» набирает силу.

Динамичная сеть

Данный тип сети связан с дивизиональной формой организации, которая делает акцент на адаптивности путем ориентации независи­мых подразделений на отдельные, но связанные рынки. Централизо­ванная оценка результатов и местная оперативная автономия сочета­ются с динамичной сетью, где независимые фирмы объединяются для однократного производства товара или услуг. Для того чтобы реализо­вать потенциал динамичной сети, необходимо множество фирм (или подразделений фирм), действующих в одной ценностной цепи, гото­вых объединиться для выполнения определенной задачи, а затем ра­зойтись, чтобы стать частью другого временного союза.

Наличие множества возможных партнеров, желающих применить свои умения и ресурсы для достижения общей цели динамичной сети, является не только залогом успеха, но и источником потенциальных проблем. Фирмам приходится осваивать достаточно широкий сегмент в ценностной цепи, чтобы справиться с задачей тестирования и защи­ты своего вклада в общий проект. Проектанту необходимо поддержи­вать свою способность строить прототипы, производителю – экспе­риментировать с новыми технологиями и т. д. Фирмы, у которых ос­нова вклада либо слишком узка, либо нечетко определена, на рынке легко опережаются конкурентами.

Следовательно, фирмы с четко очерченной компетентной пози­цией в ценностной цепи, поддерживаемой постоянными инвестици­ями в технологии и развитие персонала, могут претендовать на взаи­модействие с партнерами сети. Тем не менее для них существует по­стоянный соблазн снизить уровень своей компетентности. Они могут пытаться повысить уровень своей безопасности за счет упования на юридическое оформление контрактов, предпочтительные отношения с определенными партнерами и т. д.

Каждое усилие (выход на новые рынки, внедрение технологиче­ских новшеств, введение системы стандартов) направлено на то, что­бы предоставить вновь образованным структурам конкурентные пре­имущества. Такие модификации могут стать на пути эффективного развития динамичной сети, ее способности эффективно распреде­лять ресурсы и персонал, объединяя и разъединяя их с минималь­ными затратами и минимальной потерей оперативного времени. Каждая фирма (подразделение) должна поддерживать собственную компетентность и противостоять факторам, угрожающим деятель­ности сети.