ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Информационно-справочные документы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным. Информационно-справочные документы не содержат поручений, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения.

 

▲ Задание 11. дайте полное описание и требования к оформлению данного вида документов. Вставьте пропущенные слова.

 

Особенностью этих документов является то, ____________________

____________.

Докладная (служебная) записка - документ, _____________________

________________.

Объяснительная записка _____

_________.

 

По оформлению объяснительные и пояснительные записки отличаются от докладной записки отсутствием выводов и предложений.

Деловая переписка - ________

__________________.

 

▲ Задание 12. заполните таблицу соотнеся понятия с его характеристиккой

Основные виды служебных писем:

 

Тип письма	Назначение
Информационное письмо
	Описание предлагаемых товаров и услуг, стремление привлечь новых потребителей, увеличить объём реализации.
Сопроводительное письмо
	Информирование получателя о готовности к сотрудничеству, заключению с ним деловой сделки. Письмо должно содержать существенные условия, на которых предлагается заключить договор.
	Обязательство оплаты, выполнения работ, возврата кредита и т.п.
Письмо-претензия или письмо-рекламация
	Обращение с целью получения информации, услуг, товаров
Письмо-ответ

Текст делового письма должен быть ____________________________

_____________________________.

 

▲ Задание 13. Ответьте на вопросы, приведенные ниже. Выбранный вариант ответа подчеркните.

Найдите правильный ответ на вопрос:

1. Устав предприятия - это

а)свод правил, регулирующих деятельность предприятия, его взаимоотношения с другими предприятиями, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности

б)документ, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

в)правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом

г)документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

2. Приказ (по основной деятельности) - это

а) копия основной части документа

б) распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, организациями по вопросам организационно-методического характера

в) правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия

г) правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан, которым он адресован.

3. Справка - это

а) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины

б) документ, в котором подтверждаются факты или события

в) документ, отправленный руководителю учреждения, содержащий изложение какого-либо вопроса или факта

г) официальное сообщение, переданное по телефону

4. Документирование–это

а)процесс создания и оформления документа.

б) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

в) это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

г) документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме

5. Унификация документов

а)это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности

б)процесс установления и применения стандартов, по которым определяется эталон или образец, принимаемый за исходный для сопоставления с ним других объектов.

в)установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций и единых правил работы с документами.

г)это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

6. Стандартизация документа – это

а)приведение чего-либо к единой системе.

б)созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в определенном порядке.

в)процесс установления и применения стандартов, по которым определяется эталон или образец, принимаемый за исходный для сопоставления с ним других объектов.

г)это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

7. Реквизит – это

а)обязательный элемент оформления официального документа.

б)Унифицированная система организационно-распорядительной документации

в)приведение чего-либо к единой системе.

г)материальный объект, используемый для закрепления и хранения информации.

8. К организационным документам предприятия относятся

а) прика­зы, распоряжения и решения по основной деятельности.

б) устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.

в) документы, которые предприятие (орга­низация) отправляет другим предприятиям.

г) письма, факсы, докладные записки, телефонограм­мы и др.

9. Реквизит №10- это

а) «Дата документа»

б) «Наименование вида документа»

в) «Код формы документа»

г) «Дата документа»

10. Обращение с целью получения информации, услуг, товаров - это

а) Гарантийное письмо

б) Рекламное письмо

в) Информационное письмо

г) Письмо-запрос или письмо- просьба

 

▲ Задание 14. На отведенном месте расставьте только необходимые реквизиты.

Составьте общий бланк фирмы “Заря” с угловым расположением реквизитов.

 

▲ Задание 15. Отредактируйте предложенный документ: На отведенном месте расставьте только необходимые реквизиты, а сам документ полностью расположите на отведенных местах в конце данной рабочей тетради.

 

Г-ну А. С. Слимову Директору колледжа № 1237 от В. А. Клушина

1237

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ

ЗАПИСКА

О срыве занятия в группе № 7

В связи с неявкой на занятия по истории 20 учащихся 14.02.98 его пришлось отменить.

15.02.98

Преподаватель л.п. Клушин В.А.

 

▲ Задание 16. На отведенном месте расставьте только необходимые реквизиты, а сам документ полностью расположите на отведенных местах в конце данной рабочей тетради.

 

Составьте служебное письмо по следующим данным: автор письма - Центральный институт повышения квалификации архитекторов; адрес института: 111112, Москва, ул. Зеленая, д. 13; тел. 290-18-19; факс - 290-19-18, подписывает письмо ректор института Кудряшов B.C.; адресат: ректор Екатеринбургского института Беспалов А.И.

Письмо является ответным на инициативное письмо с входящим номером 193/16 от 28.01.98.

В тексте письма изложено сообщение о возвращении проекта “Кадры”, потому что проект имеет существенные недостатки, которые требуют устранения.

 

▲ Задание 17. На отведенном месте расставьте только необходимые реквизиты, а сам документ полностью расположите на отведенных местах в конце данной рабочей тетради.

 

Составьте докладную записку начальнику Московского городского комитета по образованию от директора ПТУ №14 о том, что класс машинописи оснащен пишущими машинами устаревших моделей, что отрицательно сказывается на качестве подготовки машинисток. Предложите заменить эти машины.

Задание 16 Здание 17

 

▲ Задание 18. На отведенном месте расставьте только необходимые реквизиты, а сам документ полностью расположите на отведенных местах в конце данной рабочей тетради.

Составьте справку для предъявления в военкомат о факте обучения студента в Университете современного дизайна. Оформите на бланке с угловым расположением реквизитов.

 

▲ Задание 19. На отведенном месте расставьте только необходимые реквизиты, а сам документ полностью расположите на отведенных местах в конце данной рабочей тетради.

Составьте акт на бланке с угловым расположением реквизитов. АКТ. Дата. Индекс. Москва. О вскрытии посылки. УТВЕРЖДАЮ Ректор Института современного дизайна И.М. Душкин. Дата. Основание: приказ ректора института №26 от 11.03.98. Составлен комиссией в составе: председатель - нач. канцелярии O.K. Кузьмин; члены комиссии - зав. экспедицией О.С. Конторкина, ст. инспектор Д.К. Крыскина. В адрес Института прибыла посылка N2000. При вскрытии обнаружено отсутствие комплектующих изделий к аппарату ТДР-452. Комиссия пришла к выводу: потребовать досылки недостающих изделий. Остальные реквизиты оформите самостоятельно.

Задание 18 задание 19

▲ Задание 20. На отведенном месте расставьте только необходимые реквизиты, а сам документ полностью расположите на отведенных местах в конце данной рабочей тетради.

Составьте приказ об изменении графика работы технического отдела ЗАО “КРУГЛЯК” в субботние дни в связи с производственной необходимостью.

 

▲ Задание 21. На отведенном месте расставьте только необходимые реквизиты, а сам документ полностью расположите на отведенных местах в конце данной рабочей тетради.

Оформите выписку из приказа №1 от 08.01.12 об изменении графика работы в связи с производственной необходимостью, в которой начальнику технического отдела приказано организовать работу в субботние дни в период с 10.01.12 по 11.03.12. Заверяет выписку секретарь-референт.

▲ Задание 22. На отведенном месте расставьте только необходимые реквизиты, а сам документ полностью расположите на отведенных местах в конце данной рабочей тетради.

Составьте выписку из протокола N214 от 18.01.13г. заседания кафедры делопроизводства. В повестке дня: 2. Утверждение программы по дисциплине “История делопроизводства в России. XV - XVIII столетия”. Докладчик Иванов И.К. Слушали: Иванова И.К., который ознакомил с программой по дисциплине “История делопроизводства в России. XV - XVIII столетия” на 38 учебных часов. Постановили: рекомендовать данную программу к использованию в учебном процессе.

Задание 21 задание 22

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

1. Организационные документы?

2. Распорядительные документы?

3. Информационно-справочные документы?