Реквизит 17 – Резолюция

Резолюция документа – это рукописная надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение.

В ГОСТ Р 6.30-2003 сказано: «Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату…».

Резолюция проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководителем соответствующего уровня, пишется от руки.

В соответствии с ГОСТ Р 6 30-2003 резолюция включает:

• фамилию исполнителя или фамилии и инициалы работников, которым документ передается на исполнение в дательном падеже. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителемсчитается работник, указанный в резолюции первым. Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным (ответить на вопрос: кому исполнить?);

• содержание поручения чаще оформляется в форме инфинитива и его распространителей (ответить на вопрос: что исполнить?). Поручение должно содержать конкретные действия, которые ожидает от исполнителя руководитель; формулировки типа «рассмотреть», «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» не приемлемы;

• срок исполнения (ответить на вопрос: к какому сроку исполнить?);

• подпись должностного лица;

• дату наложения резолюции.

Например:

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА»

к 05.10.2003

Личная подпись

Дата

или:

Лагутиной Л.Д.

подготовить проект договора с ООО «Старт» до 01.02.2013.

Мельников

23.01.2012

Таким образом, резолюция включает следующие элементы:

1) Кому исполнить;

2) Что исполнить;

3) К какому сроку исполнить;

4) Подпись;

5) Дата.

Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным. Типовые сроки исполнения ряда документов приведены в законодательных актах РФ, в приложении № 10 к Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ), они могут быть регламентированы в инструкции по делопроизводству организации.

Ниже представлен перечень типовых сроков исполнения документов, приведенных в ГСДОУ:

Акт приемки: подписание не позднее 45 дней с момента отправки (передачи) проектной продукции; акт о наличии недостатков: составление не позднее 10 дней по получении продукции.

Договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных – 20 дней) после получения проекта договора; ответ на предложение о заключении договора – в 10-дневный срок после получения предложения.

Жалоба на неправильные действия или распоряжения финорганов: рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления.

Заказ на продукцию: подписание и представление в 10-дневный срок после получения извещения.

Заявка покупателя – не позднее трех дней после ее получения.

Заявления и жалобы граждан – в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно, не позднее 15 дней.

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей: в органах Союза ССР и в республиканских органах – в срок до 15 дней со дня поступления; в местных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях — безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления.

Запрос депутата Верховного Совета СССР – не более чем в 3-дневный срок на сессии Верховного Совета.

Консультация письменная по вопросам использования машин – не позднее чем через 10 дней по получении запроса.

Наряд на поставку продукции: выдача в течение 15 дней после получения извещения о распределении фондов.

Опросный лист на продукцию: представление – в 20-дневный срок с момента получения наряда.

Отзыв на проект стандарта: составление и направление не позднее чем через месяц со дня получения проекта стандарта; о работе машин – в 10-дневный срок.

Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации в зависимости от сложности предстоящей работы и ее трудоемкости.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель (исполнители), подпись автора резолюции и дата.

Резолюция, как правило, пишется на оригинале документа. На схемах расположения реквизитов в ГОСТ Р 6.30-2003 для резолюции отводится место между адресатом и текстом документа. Если в этой позиции не осталось свободного места, резолюцию можно написать и ниже текста. Не рекомендуется писать резолюцию поверх текста документа — во-первых, это затрудняет чтение как текста документа, так и самой резолюции, и, во-вторых, придает документу неопрятный вид. Если резолюция обширная, ее можно оформить на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Отдельный лист с резолюцией прикрепляется к документу и в дальнейшем вместе с документом подшивается в дело.

Не рекомендуется оформлять резолюцию на обороте документа – её можно просто не заметить, в таком случае поручение руководителя останется невыполненным. Если все-таки резолюция написана на обороте (вряд ли руководитель допустит, чтобы его учили, где писать резолюцию), нужно, чтобы секретарь на месте, отведенном для резолюции, сделал отметку: «Резолюция на об.».

Возможна подготовка проекта резолюции помощником руководителя.

В ГОСТе Р 6.30 сказано: «Допускается оформление резолюции на отдельном листе». Однако образец такой резолюции не представлен.

В организации может быть разработана форма для резолюций. Такая форма делает для руководителя рутинную работу по написанию резолюций более организованной. Кроме того, такой бланк не позволит забыть, например, проставить дату резолюции.

Бланк для резолюций может иметь такой вид:

В п. 4.7 Государственного стандарта допускается при необходимости сделать на бланке письма ограничительные отметки для размещения резолюции. Необходимость в таких отметках невысока: с одной стороны, едва ли руководитель организации (или другое должностное лицо) сможет (и захочет) аккуратно вписать резолюцию в ограничительные отметки и, во-вторых, далеко не всегда резолюция имеет некий стандартный размер, под который можно всегда заранее отвести определенную зону.