Технические требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов

ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит требований по изготовлению документов с помощью компьютерной техники, поэтому правила изготовления документов должны излагаться в инструкции по делопроизводству организации.

Правила изготовления документов должны быть направлены на минимизацию усилий, затрачиваемых на их изготовление, экономию времени и используемых для этого материальных ресурсов. Правила изготовления документов также должны быть эргономичными, то есть обеспечивать удобство подготовки и восприятия документа.

Документы изготавливаются на бланках при помощи средств электронно-вычислительной техники или на пишущих машинах.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

Современная черная машинопись является наиболее надежным средством текстонанесения и длительного архивного хранения.

На пишущей машинке документы изготавливаются:

- при отсутствии средств вычислительной техники в организации;

- наиболее важные документы, перечень которых устанавливается самой организацией.

В машинописных текстах используются стандартные правила машинописи. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ 6.10.5-87: 2,6 мм – шаг письма (размер печатного знака); 4,25 мм – межстрочный интервал. Допускается использовать: шаг письма – 2,54 мм, межстрочный интервал – 4,24 мм.

Текст документа рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один межстрочный интервал.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-четырьмя межстрочными интервалами.

Наименование вида документа печатается прописными буквами, например: ПРИКАЗ, АКТ.

Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Например:

Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят.

Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей реквизитов, характерное именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади. Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей.

Унификация документов осуществляется на основе стандартной графической модели построения документов (ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»).

Модель представляет собой конструкционную сетку пересекающихся под прямым углом вертикальных и горизонтальных линий с шагом 2,6 мм по горизонтали и 4,25 мм по вертикали.

Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (шаг письма равен одному знаку). Расстояние между горизонтальными знаками кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5 и др.

С помощью конструкционной сетки определены максимальное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной строке от левого до правого поля, и максимальное число строк при определенном интервале. С учетом этого определены зоны расположения каждого реквизита ОРД, принимая во внимание максимальную величину каждого реквизита в знаках. Кроме того, определен максимальный состав реквизитов – 30, однако они не все присутствуют на любом виде организационно-распорядительного документа.

Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соответствует определенному положению табулятора печатающего устройства. Все реквизиты ОРД следует располагать в соответствии с восемью положениями табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля:

Ниже представлено положение табулятора по количеству ударов от левой границы поля документа:

Рекомендуется при печатании реквизитов соблюдать определенные отступы (количество печатных знаков) от левой границы текстового поля. Ниже приведены размеры отступов для расположения реквизитов на угловом бланке организации:

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатают, начиная от левой границы текстового поля, второй – отступив 40 печатных знаков от левой границы текстового поля документа.

Примерный образец-формуляр ОРД с учетом расположения реквизитов относительно положений табулятора приведен на рис. А3 данного теоретического материала.

При подготовке принтерных текстов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12-15 (в тексте), №11, 12 (в таблицах); Times DL размером 12-14; Arial, Verdana № 12, 13 (в тексте), № 10, 11 (в таблицах).

Если документ предназначен для передачи по факсу, текст письма рекомендуется печатать гарнитурой Arial или Verdana, поскольку прямые очертания букв лучше воспроизводятся на факсимильной копии.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения.

При необходимости следует высчитывать расстояние между реквизитами в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков. Это положение связано с тем, что размеры печатных знаков при использовании различных программных редакторов могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машиной.

Текст документа обычно печатают через 1,5-2 межстрочных интервала, допускается уменьшать межстрочный интервал до 1,2.

Реквизиты документа, кроме текста, состоящие из нескольких строк (реквизиты "Адресат", "Заголовок к тексту", "Отметка о наличии приложения", "Подпись"), печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов допускается отделять друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами, например, "Заголовок к тексту" и "Текст", "Текст" и "Подпись". Не отделяется дополнительным интервалом "Отметка о наличии приложения", она печатается под текстом, без абзацного отступа.

Расшифровку подписи в реквизите "Подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Инициалы печатаются перед фамилией в реквизитах: "Адресат", "Подпись", "Отметка об исполнителе", между инициалами и фамилией делается пробел. В остальных случаях инициалы печатают после фамилии. В фамилиях должностных лиц прописными буквами пишутся только инициалы и первая буква фамилии, фамилии не подчеркиваются.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28-30 знаков.

Заголовок к тексту не должен занимать более пяти строк. Точку в конце заголовка не ставят.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами без каких-либо дополнительных выделений.

При оформлении документов допускается использовать выделение полужирным шрифтом, например, инструкции по делопроизводству некоторых организаций предусматривают выделение полужирным реквизитов "Заголовок к тексту" или реквизита "Адресат". Допускается использовать выделения полужирным и в тексте, если нужно обратить внимание корреспондента на отдельные фрагменты текста, но не рекомендуется в одном документе использовать более 2-3 выделений полужирным шрифтом.

Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение документа средствами копировально-множительной техники или при передаче письма по факсу.

При изготовлении документов при помощи средств электронно-вычислительной техники следует обращать внимание на показатели надежности современных средств текстонанесенения – принтерных текстов.

Практика оперативного использования и архивного хранения показывает важность водостойкости и механической устойчивости текста как критерия сохранности информации при использовании документов, при их перевозках, аварийных ситуациях, при реставрации.

Следует иметь в виду, что в настоящее время имеются легкосмываемые с бумаги или самоуничтожающиеся при нагревании принтерные краски.

Не допускается нанесение слабоконтрастных текстов с использованием принтерных режимов экономной печати, а также применение принтерных и машинописных лент малой интенсивности, изношенных лент.

Принтерные и рукописные средства текстонанесения являются товаром высокого спроса и, следовательно, объектом фальсификации. Необходимые свойства текста могут быть обеспечены при использовании достоверно гарантированной фирменной продукции или экспертной проверкой.

При изготовлении документов средствами принтерной техники целесообразно применять многофункциональную бумагу для копировально-множительных работ, отвечающую требованиям ИСО (например, ИСО 9001-96, 80 г/м²).

Ниже представлен формуляр-образец ОРД с расположением реквизитов на основе учета положений табулятора.