Создание сводных таблиц и диаграмм

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 28

ТЕМА ЗАНЯТИЯ: Использование сводных таблиц Excel

УЧЕБНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Создание сводных таблиц и диаграмм

Редактирование структуры сводной таблицы и диаграммы.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. В каких случаях используют макрос?

2. Какие существуют способы запуска макросов?

3. Какой объект в Excel называется связанным?

Основные действия и приемы работы при выполнении лабораторной работы

Создание сводных таблиц и диаграмм

Очень часто перед бухгалтером и экономистом ставятся задачи, для решения которых требуется группировать данные по различным критериям и отслеживать итоговые суммы по тем или иным параметрам. В Microsoft Excel решать подобные задачи можно при помощи сводных таблиц. Различных настроек и функций по работе со сводными таблицами достаточно много, поэтому мы рассмотрим только базовые приемы по построению сводных таблиц. Отчет сводной таблицы используется в случаях, когда требуется сравнить связанные итоги, особенно для сравнения нескольких фактов по каждому числу из длинного списка обобщаемых данных.

Отчет сводной таблицы представляет собой интерактивную таблицу, с помощью которой можно быстро обобщать большие объемы данных. Можно менять местами строки и столбцы для получения различных сводок по исходным данным, фильтровать данные, отображая различные страницы, либо отображать подробности по нужным областям.

Пример простого отчета сводной таблицы показан на Рис. 28.1, где исходные данные отображаются в списке слева.

В приведенном примере можно легко сравнить объем продаж клюшек для гольфа за третий квартал в ячейке F5 с продажами цифрами продаж по другому товару или за другой квартал, либо вычислить общий итог продаж. Благодаря интерактивности отчета сводной таблицы, пользователи могут изменять представление данных для просмотра дополнительных подробностей или вычисления других итогов.

Сводная таблица - особый объект. Для него нельзя обычным способом:

· вставлять и удалять строки, столбцы, ячейки,

· изменять или перемещать ячейки.

Если встать в любую ячейку сводной таблицы, то на экране отображается панель инструментов «Сводные таблицы», дающая быстрый доступ к командам работы со сводной таблицей.

Отчет сводной таблицы можно также отобразить в структурированном формате, чтобы просмотреть все итоговые значения одного типа в одном столбце. Для графического представления данных можно создать отчет сводной диаграммы. Кроме того, можно сделать отчет сводной таблицы доступным через Интернет.

Отчет сводной таблицы можно создать на основе списка Microsoft Excel, внешней базы данных, нескольких листов Excel или другого отчета сводной таблицы.

Исходные данные в списках Excel и большинстве баз данных организованы в строки и столбцы (рис. 28.2.). Используемые исходные данные должны содержать в каждом столбце информацию одного типа. В приведенном примере регион продаж всегда отображается в столбце E, объем продаж — в столбце D и так далее.

Отчет сводной диаграммы — это интерактивная диаграмма, которую можно использовать для просмотра в графическом виде и организации данных подобно отчету сводной таблицы.

Отчет сводной диаграммы всегда связан с отчетом сводной таблицы. Оба типа отчетов имеют соответствующие друг другу поля. Изменение положения поля в одном отчете вызывает изменение соответствующего поля в другом отчете. Поля строк в таблицах соответствуют полям категорий в диаграммах; поля столбцов в таблицах соответствуют полям рядов в диаграммах. Поля страниц и поля данных в таблицах соответствуют полям страниц и полям данных в диаграммах.

Приведенный пример (рис. 28.3 ) показывает соответствие между полями в каждом типе отчета.

Макет отчета сводной диаграммы — то есть положение его полей— при создании диаграммы из отчета сводной таблицы первоначально определяется макетом отчета сводной таблицы. Если отчет сводной диаграммы создается первым, макет диаграммы формируется перетаскиванием полей из группы кнопок на панели инструментов Сводная таблица в соответствующие области размещения на листе диаграммы. Microsoft Excel автоматически создает связанный отчет сводной таблицы, который использует соответствующий макет.