Инвентаризация и ее место в первичном учете

В процессе деятельности предприятия происходят явления, которые невозможно оформить документально, например естественная убыль, хищение, ошибки в учете и т.д. Для того чтобы выявить фактическое состояние средств предприятия и достоверность учетной информации, проводится инвентаризация, когда сверяют документацию с фактическим наличием средств.

Данные инвентаризации используются для уточнения и корректировки данных бухгалтерского учета.

Инвентаризация – это способ выявления фактического наличия хозяйственных средств предприятия на определенную дату путем их подсчета, измерения, оценки, а также определения состояния расчетов предприятия и сверка полученных данных с данными бухгалтерского учета.

При инвентаризации выявляют:

- фактическое наличие основных и оборотных средств, в целом и в разрезе ответственных за их сохранность лиц;

- наличие неполноценного и ненужного имущества;

- условия и состояние сохранности материальных ценностей и денежных средств;

- недостатки в организации первичного и бухгалтерского учета;

- причины, вызывающие расхождения фактического наличия средств с данными бухгалтерского учета.

Количество инвентаризаций в отчетном году и сроки их проведения устанавливаются каждым предприятием самостоятельно, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно, а именно:

- при смене материально ответственного лица - на дату передачи дел, но не позднее дня увольнения работника;

- при установлении фактов хищения и порчи имущества;

- в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий или других чрезвычайных ситуаций - сразу после их окончания;

- по требованию правоохранительных и контролирующих органов;

- при переоценке хозяйственных средств;

- при передаче имущества в аренду, выкуп, продажа, а также преобразование государственного или муниципального унитарного предприятия - на дату оформления данных хозяйственных операций.

Таким образом, различают плановые и внеплановые (внезапные) инвентаризации.

Плановые инвентаризации проводят в заранее установленные сроки. Внеплановые инвентаризации проводят в контрольных целях по распоряжению:

- руководителя организации;

- вышестоящей организации;

- судебных органов;

- других контролируемых органов.

В зависимости от объема проверки инвентаризации подразделяются на полные, частичные, выборочные и сплошные.

При полной инвентаризации в опись включают все виды имущества, права и обязательства организации, в том числе правильность расчетов с юридическими и физическими лицами. Она, как правило, проводится перед составлением годового отчета.

Частичная инвентаризация касается только части имущества организации или конкретного материально-ответственного лица.

Выборочная инвентаризация является разновидностью частичной инвентаризации. Она характерна при инвентаризации складов, когда инвентаризации подвергаются отдельные ярусы, стеллажи на складе или в отдельных подразделениях, по отдельным материально-ответственным лицам и т.д.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях организации.

Для проведения инвентаризации создается комиссия. Состав инвентаризационной комиссии по количеству и персонально утверждает руководитель организации с включением в него представителей администрации, бухгалтерии, а в зависимости от целей и объекта проверки - и других специалистов. При необходимости состав комиссии может быть пополнен работниками службы внутреннего аудита данной организации или независимой аудиторской организации.

Перед проведением инвентаризации все первичные документы по приходу и расходу должны быть составлены и предъявлены комиссии или сданы в бухгалтерию, а от материально ответственных лиц получены расписки о том, что на дату проведения инвентаризации нет не оприходованных или не списанных в расход отдельных наименований имущества.

Фактические остатки по каждому наименованию имущества комиссия вносит в инвентаризационные описи (в трех экземплярах) после тщательного взвешивания, подсчета, обмера и т.п., по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в текущем бухгалтерском учете.

Во время проведения инвентаризации присутствие материально ответственного лица обязательно.

По данным инвентаризационных описей бухгалтерия составляет сличительные ведомости. Их содержание включает те наименования имущества, по которым выявлены расхождения относительно данных бухгалтерского учета. По этим наименованиям информация вносится в ведомости в натуральных и стоимостных показателях.

Данные результатов инвентаризации, выявленные недостачи или излишки относятся на виновных лиц, а в тех случаях, когда виновные не установлены, убытки и недостачи списывают на затраты производства.

Результаты инвентаризации отражаются в текущем учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.

Для отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете используются следующие счета:

- активный счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

- активно-пассивный счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», который имеет субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».