ВОПРОС 4. Формирование и оформление дел

Все имеющиеся в государственной нотариальной конторе и у частного нотариуса, документы после их исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.

При формировании нарядов необходимо соблюдать следующие правила:

• в дела группировать документы одного года;

• помещать в наряды только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

• листы нумеруются черным, мягким, графитовым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа;

• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, не допускается включение в наряды не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов;

• раздельно формировать в наряды документы постоянного и временного хранения;

• по объему дело не должно превышать 180 листов.

Экземпляр постановления нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещается в наследственное дело.

Экземпляр постановления об отложении нотариальных действий группируется с документами, связанными с отложенным нотариальным действием.

Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего в себя формирование обложки дела, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.

Дело помещается в обложку дела по форме согласно приложению 7 к Правилам.

После завершения дела в делопроизводстве проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения, устанавливаемого в соответствии с номенклатурой дел.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет)сроков хранения предусматривают:

• нумерацию листов в деле;

• составление листа-заверителя дела;

• составление внутренней описи документов дела;

• брошюровку (подшивку) дела в твердую обложку;

• заполнение всех реквизитов обложки дела согласно пункта 36 Правил.

В конце дела подшивается лист-заверитель дела по форме согласно приложению 8 к Правилам. Лист-заверитель дела подписывается частным или государственным нотариусом, с указанием даты составления заверительной надписи, проставлением печати. При изменении нумерации листов дела на листе-заверителе дела делается отметка об изменении.

На дела, постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 9 к Правилам.

Внутренняя опись документов дела подписывается частным или государственным нотариусом и подшивается в начале дела.

По окончании календарного года отдельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, оконченные в делопроизводстве, составляется опись дел постоянного хранения по форме согласно приложению 10 к Правилам. Опись представляет собой перечень заголовков дел, с указанием дат и количества листов в деле.

Документы, составляющие дело, подшиваются не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Первый и последний прокол производятся на расстоянии одного сантиметра от верхней (нижней) границы листа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются. На дела временного (до 10 лет) хранения опись не составляется.

Документы, хранящиеся в делах частного нотариуса или в государственной нотариальной конторе, выдаются лицам, указанным в пункте 6 статьи 3 Закона. Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством РК, при этом в дело вкладывают копии документов и акт (протокол) об изъятии подлинников. В случае возвращения ранее изъятых из его дел документов, они вновь помещаются в дело, откуда, в свою очередь, изымаются их копии. Реестры, книги, журналы, заводимые нотариусом, до внесения в них первой записи прошиваются, листы их пронумеровываются. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последнего листа книги. Для книг, ведение которых осуществляется нотариусами, занимающимися частной практикой, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и печатью нотариальной палаты. Для книг, ведение которых осуществляется государственными нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и печатью территориального органа юстиции.

Хранение документов.После завершения в делопроизводстве документы в течение десяти лет хранятся по месту их формирования, затем передаются в частный нотариальный архив или в архив государственной нотариальной конторы. Частный нотариус, государственный нотариус обеспечивают сохранность документов и дел на период хранения документов.

Передача дел в частный нотариальный или государственный архив. Обеспечение сохранности архивных документов.Частный нотариус, после окончания срока хранения документов передает в частный нотариальный архив на хранение завершенные и оформленные дела за прошедшие 10 лет.

Передача дел осуществляется по описям дел постоянного хранения и номенклатуре дел. Частный нотариус передает в частный нотариальный архив завершенные и оформленные дела постоянного хранения и сроком хранения 75 лет:

• договора об отчуждении земельных участков;

• договора об отчуждении жилых домов, квартир (документы, на основании которых они удостоверены);

• нотариально удостоверенные завещания;

• наследственные дела;

• свидетельства о праве на собственности на долю в общем имуществе супругов (если такое свидетельство выдано пережившему супругу в связи с заведенным в нотариальной конторе наследственным делом, оно подшивается в наследственное дело);

• реестры регистрации нотариальных действий.

В частный нотариальный архив сдают нотариальные документы:

• по истечении 10 лет, действующие частные нотариусы;

• частный нотариус, прекративший свою нотариальную деятельность в соответствии со статьей 12 Закона;

• частный нотариус, вышедший из членов нотариальной палаты и снявшийся с учетной регистрации в связи с вступлением в другую нотариальную палату, или переместившийся с одной территории деятельности в другую (в пределах одного нотариального округа).

В случае упразднения государственной нотариальной конторы, завершенные и оформленные дела территориальный орган юстиции передает в государственный архив.

Дела, срок хранения которых истек, выделяются к уничтожению, после утверждения описи дел постоянного хранения и акта о выделении к уничтожению документов и дел за соответствующий период.