Претензионное письмо (письмо-рекламация)
Претензионное письмо (письмо-рекламация) (лат. reclamatio - возражение, неодоб-рение) - служебное письмо, цель которого возместить потери, полученные в результате нарушения условий договора. Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма. Поскольку в практике возможно множество ситуаций, дающих основание для предъявления претензий, не может быть единой формы претензии, но можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия. Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения: • полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес; • основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства); • предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере); • доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной); • конкретные требования составителя претензии (требование замены нека-чественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.). Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомле-нием о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обосно-ванность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Доку-менты приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др. Организация, направляю-щая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма. Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например:
- О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ . При составлении текста претензии используются следующие фразы:
- Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с… - Заявляем Вам претензию в отношении… - Высылаем Вам акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что… - Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества… - В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача… - При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №…, была установлена недостача… и т.п. В конце текста используются выражения:
- В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар;» - Возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в ___%; перечислить на наш расчетный счет сумму ____; - компенсировать расходы в сумме ____ и т.п.).
Пример оформления письма-рекламации: v Письма, связанные с выражением внимания и участия (этикетные письма) Данную группу образуют следующие виды писем: • письмо-поздравление • письмо-благодарность • письмо-соболезнование • письмо-извинение
Письмо-поздравление Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельнос-ти лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках, но и на специаль-ной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.
Пример оформления письма-поздравления
Письмо-благодарность Письмо-благодарность–служебное письмо, направляемое организации, долж-ностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Письма благодарности - это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанные услуги, за совместное проведение каких-либо мероприятий, за направленные поздравления, за организацию приема и т. д. Письмо может быть оформлено на бланке письма или на бланке благодарственного письма. В том случае, если письмо оформлено на бланке письма, оно регистрируется в установленном порядке. Письмо, оформленное на бланке благодарственного письма, не подлежит регистрации, на реквизит «подпись» может быть проставлена печать. Поскольку письмо носит личностный характер, в нем не рекомендуется оформлять реквизит «исполнитель». Это письмо, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения: ü «Благодарим за оказанную помощь в ...»; ü «Выражаем Вам свою благодарность за ...»; ü «Позвольте Вас поблагодарить за…»; Обязательными реквизитами письма-благодарости являются: наименование организации, справочные данные об орга-низации, код органи-зации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код при-чины постановки на учет, дата, регистрационный но-мер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись.
Пример оформления письма-благодарности Письмо-соболезнование Письмо-соболезнование – служебное письмо, направляемое в трагических или печальных жизненных обстоятельствах (смерть, несчастный случай, стихийное бедствие и др.) для выражения участия. Письмо соболезнование относится к категории личной деловой переписки и имеет своей целью выражение сопереживания и поддержки адресату по поводу того ли иного печального события или утраты. При написании соболезнования очень важно правильно подобрать искренние слова, действительно способные поддержать адресата в его горе. При этом важно выразить свои чувства и переживания относительно произошедшего. Соболезнование оформляется в сдержанном корректном стиле на официальном бланке или специальной открытке и заверяется личной подписью отправителя. Основные формулировки: Мы выражаем - § Выражаем (выражаю) Вам (вам)… § Позвольте выразить… § Мы приносим Вам (вам)… § Я выражаю Вам (вам)… § Я обращаюсь к Вам со словами… Мы свидетельствуем Вам (вам) наше (наши)… § … (наше) сожаление… … (наше) сочувствие… … (наши) соболезнования… … глубокое (глубокие)… …искреннее (искренние)… § … глубокое и искреннее (глубокие и искренние)… в связи с… § … невозможностью… § … невыполнимостью… § … тем, что по не зависящим от нас обстоятельствам мы не можем. § … постигшим Вас (вас) несчастьем… § … постигшим Вас и Ваших близких горем… § … постигшими Вашу организацию неприятностями… Мы разделяем - § … Ваши (ваши) чувства… § … Вашу боль… § … Вашу скорбь… § … Вашу печаль… § … Ваше огорчение… § … Ваше разочарование… § … горькие… … сердечную… … неизбывную… … неизгладимую… … чрезвычайное… … глубокое… Мы понимаем Ваши чувства… § Мы заявляем о поддержке и участии… § Мы воздаем должное… безмерно сожалеем… сопереживаю… исполнен печали… Дополнительные формулировки: § … от имени… § … от имени и по поручению… § … от имени сотрудников… и от себя лично… § … от имени руководства организации… § … от лица общественности… § … от своего имени…
Пример оформления письма-соболезнования
Письмо-извинение Письмо-извинение - служебное письмо, автор которого приносит извинения адресату за причиненные неудобства. Начинать письмо-извинение лучше с выражения сожаления, личной обеспокоен-ности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут / были предпри-няты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем. План письма может быть такой: 1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации 2. Выражение сожаления. 3. Извинение. 4. Объяснение действий компании. 5. Напоминание о большой важности для совместного сотрудничества. Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами:
ü Приносим свои извинения за то, что… ü Позвольте принести (вам) свои извинения за… ü Искренне сожалеем, что… ü Примите наши искренние извинения за…
Письмо-извинение должно быть искренним и откровенным. Оно должно содержать только истину. Какие-либо оговорки, увертки, объяснения причин и обстоятельств здесь не уместны. Искреннее признание своей вины лучше всего способствует вашему полному прощению и сохранению между вами в дальнейшем добрых отношений.
Пример оформления текста письма-извинения:
v Сопроводительное письмо Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения. Сопроводительное письмо оформляется на бланке письма. Обязательными рекви-зитами сопроводительного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, отметка о наличии приложений. Текст сопроводительного письма начинается словами:
- «Представляем Вам…» (в вышестоящую организацию); - «Направляем Вам…» (в подведомственную организацию); - «Высылаем Вам…» (в стороннюю организацию).
Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение: - «В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…»; - «В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…»; - «В подтверждение нашей договоренности высылает Вам…».
Разновидностью сопроводительного письма выступает договорное письмо. В этом письме говориться о конкретном виде документа - договоре. Структура текста этого письма такая же, как сопроводительного письма. Пример оформления сопроводительного письма: v Рекомендательное письмо Рекомендательное письмо - служебное письмо, в котором дается характеристика конкретного человека для устройства его на работу, обучение и д.р. Целью рекомендательного письма является предоставление объективной и всесторонней информации о конкретном человеке. Чаще всего рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике или преподавателя о студенте, обычно с поручительством за него, который тот может предъявить конкретному или любому потенциальному работодателю. Рекомендация может исходить, в свою очередь, как от частного лица, так и от организации.
Рекомендательное письмо содержит в себе следующие разделы: 1. Заголовок. 2. Как продолжительно и в каком качестве рекомендуемого знает рекомендатель. 3. Подтверждение факта работы в компании - что, где, как и когда рекомендуемый делал (например: «работал с такого-то по такое-то там-то», или «участвовал в таком-то проекте в качестве такого-то»). 4. Краткая характеристика (Какие ключевые достижения, какие сильные стороны рекомендуемого может отметить рекомендатель). 5. Письмо должно быть на фирменном бланке компании, заверено печатью и подписью (печать необязательна, но желательна). 6. Контактные координаты: должность, фамилия, имя, отчество того, кто подписывает рекомендательное письмо, и его контактный телефон, для возможности подтвердить рекомендацию.
Пример оформления рекомендательного письма:
Популярное: Модели организации как закрытой, открытой, частично открытой системы: Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы... Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация... Личность ребенка как объект и субъект в образовательной технологии: В настоящее время в России идет становление новой системы образования, ориентированного на вхождение... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (6164)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |