Внутриорганизационные коммуникации и компьютеризация

Процесс управления невозможно представить без оперативного обмена разнообразной информацией. Современный уровень развития средств связи представляет широкие возможности организации такого информационного воздействия.

Под системой телекоммуникаций понимают комплекс средств и каналов связи, работающих по определенным, им присущим принципам (физическим, организационным, технологическим и др.) и предназначенных для передачи информации на большие расстояния.

Основным средством телекоммуникации, т.е. организации информационного обмена, для современных предприятий являются компьютерные вычислительные сети. Этот вид телекоммуникаций в настоящее время переживает период бурного развития и роста. Сейчас уже в каждой солидной организации имеется собственная локальная сеть, как правило, с выходом в Internet.

Под внутриорганизационными коммуникациями будем понимать общение, взаимодействие и передачу информации, возникающую между сотрудниками внутри организации.

Компьютер занял доминирующее положение на рабочем столе и дома, и в офисе. В настоящее время появилась возможность эффективно работать, не выходя из дома, и общаться с руководителем через Интернет. Это повышает заинтересованность работника, потому что неважно, сколько тебе лет, как выглядишь и т.д. В этом случае отсутствует общение с коллегами. Это хорошо потому, что такое общение неминуемо требует определенных усилий. Надо вникнуть в массу проблем, которые их беспокоят, включая домашние. Коллеги могут встретиться в Интернете, переписываться по электронной почте и договариваться о встрече в кафе. Но с другой стороны исчезает барьер между работником и непосредственным руководителем. Благодаря электронной почте между высшим руководителем и подчиненным в определенном смысле вообще нет никаких уровней управления. Поэтому электронная почта — мощный фактор сокращения управленческих иерархий любой организации.

В условиях компьютеризации нужны работники, более способные к самостоятельной деятельности: скорее изобретательные, нежели беспрекословно выполняющие указания. Под влиянием компьютеризации компании займутся переоценкой таких кадровых проблем, как оптимальная численность сотрудников вспомогательных отделов (юридических или финансовых), взвешивая все «за» и «против» их работы непосредственно в штате.

Многие отечественные организации неизбежно столкнутся с тем, что компьютер — это источник не только эффективности, но и многих проблем. Одна из них – обучение сотрудников предпенсионного возраста работе на компьютере. Такие сотрудники, как правило, продолжают вести бумажные записи, а затем эти же данные переносят в компьютер. Получается, что одна и та же работа проделывается дважды. Но возможен другой вариант: продвинутый сотрудник все-таки освоил компьютер. И тогда «адская» машина опять представляет огромную опасность. Случайно стертые документы, не говоря уже о компьютерных вирусах, для сотрудников с солидным трудовым стажем становятся источником постоянных стрессов.

В связи с компьютеризацией может увеличиться дифференциация персонала. Появляется локальная техноструктура, связанная с компьютером и сетями, — программисты, сетевые администраторы и т.д. Когда все документы фирмы хранились в большом железном сейфе, тогда ключ от него был только у руководителя. Теперь недостаточно компьютерно- образованный руководитель вообще не знает, как «достать» информацию.

Таким образом, компьютеризация организаций имеет как положительные, так и отрицательные стороны. Несомненно, это важный и нужный этап на пути к информационному обществу. Но его осуществление должно идти по четко продуманному и спланированному пути. Этому способствуют создаваемые программы и проекты по внедрению информационных технологий в бизнесе и на различных уровнях государственного управления.

В информационном обеспечении государственной власти наибольшая значимость принадлежит информационно-аналитическим службам. Аналитическая деятельность «встроена» в процесс управления. Здесь решаются организационные, технические, кадровые вопросы. Именно они выявляют и формулируют информационные потребности руководства для управления. От работы информационно-аналитических центров зависит наиболее точный и полный охват функций, закрепленных за органом власти или отдельным работником, учет специфики видов информации, свойственной отдельным звеньям управления, установление оснований и видов ответственности работников аппарата за предоставление и обработку информации.

В современной системе государственного управления существенно изменилось отношение к аналитическим службам на федеральном и региональном уровнях. Расширяется само понимание сути аналитической и экспертной работы. Особенно усиливается роль различных видов экспертизы – правовой, макроэкономической, международной, научно-технической, криминальной и др.

Специалисты для информационно-аналитических центров готовятся в Институте проблем управления РАН и проходят стажировку в Аналитическом центре при Президенте РФ и Центре экономической конъюнктуры.

В задачи информационно-аналитических центров входит:

• информационно-аналитический мониторинг экономической, социально-политической, экологической, криминогенной ситуации в регионе;

• анализ, диагностика, моделирование и прогнозирование управленческого процесса;

• поиск и обнаружение проблемных областей в сфере федерального и регионального управления, а также методов их решения;

• экспертиза важнейших управленческих решений, инвестиционных проектов;

• подготовка и обоснование на основе информации альтернатив управляющих решений для лица, принимающего решение и их обоснование;

• подготовка прогнозов, аналитических обзоров и ретроспективных справок.

Рассмотреть место информационно-аналитической службы в системе современного государственного управления можно на примере работы информационно-аналитического управления Аппарата Совета Федерации.

Его основная задача заключается в обеспечении эффективной и аналитической поддержки работы Совета Федерации.

Верхняя палата российского парламента – Совет Федерации не принимает законов, а только одобряет или отклоняет тексты, принятые Государственной Думой. Эффективное выполнение данной функции требует организации регулярного взаимодействия органов Совета Федерации с Государственной Думой, а при необходимости и с другими органами власти на всех этапах подготовки законопроектов. Таким образом, он выполняет функцию связующего звена между федеральной системой власти и властными органами субъектов Федерации. Палата сформирована из действующих руководителей субъектов Федерации, т.е. из практиков, постоянно сталкивающихся в своих регионах со всем многообразием социально-экономических, политических и иных проблем. Руководители регионов получают возможность непосредственно участвовать в формировании политики федеральных властей, а согласованные с ними решения федерального уровня получают дополнительную опору при реализации ее в регионах России.

Совет Федерации также участвует в программах взаимодействия с парламентами других стран и с международными организациями.

В связи с этим основной задачей аналитической деятельности становится обеспечение всех функций Совета Федерации – в части формирования как внутренней, так и внешней социально-экономической государственной политики.

Особенно важной является задача аналитического обеспечения членов Совета Федерации объективной и полной информацией, необходимой для принятия взвешенного решения с учетом интересов Российской Федерации. Можно выделить следующие значимые виды информации:

• о положении в сфере, регулируемой законопроектом;

• о выдвигавшихся концепциях закона в ходе работы над ним в Государственной Думе;

• насколько учтены позиции и интересы субъектов Федерации в окончательной редакции законопроекта;

• к каким последствиям, как позитивным, так и негативным, может привести его реализация.

Информационно-аналитическое управление Совета Федерации ведет работу по нескольким направлениям:

• готовит аналитические и информационные материалы для членов верхней палаты;

• оперативно распространяет информацию по наиболее злободневным вопросам;

• активно участвует во всех парламентских слушаниях;

• организует выпуск Аналитического вестника по важнейшим проблемам ведения Совета Федерации;

• разрабатывает информационно-аналитические доклады по наиболее важным, перспективным проблемам обеспечения подъема экономики, развития федерализма, совершенствования базовых, системообразующих законов;

• делает заключения на законопроекты, подготовленные в порядке законодательной инициативы членами Совета Федерации.

Деятельность информационно-аналитических центров тесно связана с пресс-службами – новым и не менее значимым для процесса государственного управления элементом информационной структуры.