Этапы организационного проектирования

Выделяют три этапа процесса проектирования организации.

Первый этап- анализ действующей организационной структуры, который призван установить, в какой мере она соответствует требованиям, предъявляемым к организации, т.е. насколько она рациональна с точки зрения установленных оценочных критериев.

К оценочным критериям обычно относят принципы управления:

- соотношение между централизацией и децентрализацией;

- объем контрольных функций, установленный для каждого уровня управле­ния,

- анализ и оценка аппарата управления (количество сотрудников, наличие эле­ментов дублирования, распределение полномочий и ответственности);

- анализ функций управления (способы и технология принятия управленческих решений, принципы и методы мотивирования работников);

- оценка хозяйственной деятельности (изменение технологии, углубление межфирменного сотрудничества, внедрение инноваций) и т.п.

В результате анализа выявляются недостатки, выясняются причины слишком медленного повышения эффективности управления.

Второй этап- проектирование организационных структур.

Коммерческая организация весьма сложная система, включающая ряд подсистем: производственную (технологическую), экономическую, социаль­ную, информационную, административную и др. Ряд подсистем поддается ра­циональному проектированию, а некоторые подсистемы (например, социально-психологическая) из-за большого числа переменных, которые не могут быть описаны только рациональными величинами, требуют диалектического подхо­да к качественному и количественному описанию их функции и задач. Этим объясняется специфика проектирования организационных структур управле­ния. Ее суть - количественно-качественный подход к оценке организационных структур, сочетание формализованных методов с субъективной деятельностью руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших вари­антов организационных проектов.

Третий этап- оценка эффективности организационных структур исходя из уровня реализации заданий, надежности и организованности системы управ­ления, скорости и оптимальности принимаемых решений.

4 Механистический и органический подходы проектирования организационныхструктур

Механистический и органический подходы к построению организации занимают важное место не только в теории и практике управления, ко и в тео­рии организации. Сами названия - механистический и органический - отражают основные черты этих подходов. Применение термина «механистический» к организации используется для того, чтобы показать, что система спроектиро­вана наподобие машинного механизма, предназначенного для производитель­ных операций. Термин «органический» как бы придает организации качества живого организма, свободного от недостатков механистической структуры. В основу описания рассматриваемых подходов положена ситуационная теория.

Механистический подходк проектированию организации характеризу­ется использованием формальных правил и процедур, централизованным при­нятием решений, узко определенной ответственностью в работе и жесткой иерархией власти в организации. С такими характеристиками организация может действовать эффективно в условиях, когда используется рутинная тех­нология (низкая неопределенность того, когда, где и как выполнять работу) и имеется несложное и нединамичное внешнее окружение.

Многие специалисты считают механистический подход синонимом веберовской бюрократической организации. Немецкий социолог и экономист М. Вебер вошел в историю тем, что сформулировал в начале века понятие бюро­кратии как организации, имеющей определенные характеристики. В бюрократической модели заложена потенция проявления при определенной ситуации таких негативных явлений как: жесткость, некомпетентность, волоки­та, неэффективность и нелепость правил.

Такие преимущества, как универсальность, предсказуемость и произво­дительность, бюрократическая система может реализовать при следующих ус­ловиях:

♦ в организации известны общие цели и задачи;

♦ работа в организации может делиться на отдельные операции;

♦ общая цель организации должна быть достаточно простой, чтобы по­зволить выполнить ее на основе централизованного планирования;

♦ выполнение работы индивидом может достоверно измеряться;

♦ денежное вознаграждение мотивирует работника;

♦ власть руководителя признается как законная.

Вышеперечисленные условия очень важны для эффективной деятельно­сти организации, построенной на основе механистического подхода.

Понятие «органический подход» впервые ввели Т. Варне и Д. Сталкер в книге «Управление инновациями» (1961г.). По их определению, органической является такая структура, которая в большей мере базируется на бригадной ра­боте, обладает гибкостью и меньше связана с правилами, характерными для традиционного иерархического построения управления. В более поздних рабо­тах органическую структуру стали рассматривать как модель, которая может оказать существенное воздействие на развитие экономики.

Органический подходк проектированию организации характеризу­ется слабым или умеренным использованием формальных правил и процедур, децентрализацией и участием работников в принятии решений, широко определяемой ответственностью в работе, гибкостью структуры власти и неболь­шим количеством уровней иерархии. Этот подход демонстрирует свою эффек­тивность s условиях, когда используется не рутинная технология (высокая не­определенность того, когда, где и как выполнять работу) и имеется сложное и динамичное внешнее окружение. Характеристики и условия эффективного применения механистического и органического подходов в проектировании ор­ганизации представлены в табл. 1.

Органический подход позволяет организации лучше взаимодейст­вовать с новым окружением, быстрее адаптироваться к изменениям. Если меха­нистический подход ориентирует организацию на высокие структурированные роли, то описание работы при органическом подходе может состоять всего из одной фразы: «Делайте то, что вы считаете необходимым, чтобы выполнить ра­боту». При органическом подходе, в силу отсутствия ясных оценок и стандартов работником больше движет самомотивация и внутреннее вознаграждение, чем четко разработанная система формального контроля.

Большинство специалистов видят в органическом подходе будущее. Ме­ханистический подход подвергается последние годы сильной критике. Однако руководители должны принимать во внимание специфические условия, в кото­рых действует конкретная организация, и на этой основе делать свой оконча­тельный выбор.