Требования к составлению и оформлению телефонограмм
Телефонограмма– это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.). В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме: Должность, фамилия сотрудника, предавшего телефонограмму, и номер его телефона Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона Дата, номер телефонограммы Время передачи Текст телефонограммы Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы 54. Первичные и сложные комплексы документов. Комплекс документов – это совокупность документов, объединенных по одному или нескольким признакам: логическому, тематическому, географическому и др. Комплексы документов можно разделить на первичные и сложные. Первичный комплекс документов – это обособленная единица для формирования документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. Документы, которые создаются в результате деятельности учреждений, организаций, предприятий для удобства работы с ними, хранения и поиска подлежат систематизации и упорядочению в соответствии с нормативно-методическими требованиями и разработанными классификаторами. В этих целях исполненные и завершенные делопроизводством документы объединяется в первичные комплексы документов. Основным видом первичных комплексов документов на бумажном носителе является: дело. Дело– совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дело может иметь несколько томов, или состоять из одного документа. В архивном деле первичные комплексы документов обозначаются термином «единица хранения». Документы учреждения, организации, предприятия представляют собой систематизированный комплекс, сформированный с целью хранения и использования в оперативной деятельности. В документоведении и архивоведении такой комплекс принято называть документальным фондом. В документальный фонд входит всю документированная информация, образующаяся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, независимо от ее ценности, формы представления, типа материального носителя и т.д. Сложные комплексы (документальный фонд) – совокупность документов, образованных в деятельности юридического или физического лица. Такое лицо называется фондообразователем. Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица. Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд, называется фондообразователь. Признаками фондообразователя являются: - его организационная (функциональная) обособленность, которая отражается в наличии правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности; - наличие самостоятельного баланса (сметы); - наличие расчетного счета в банке; - наличие штатного расписания, печати, собственных бланков; - для физического лица – наличие документов, создаваемых в процессе его жизни и деятельности. Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное или культурное значение и представляющая собой архивные документы, составляет архивный фонд. Архивный фонд – это учетная классификационная единица, представляющая собой совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой, а также приравненные к нему совокупности архивных документов, оформленные или сложившиеся по определенным основаниям. Архивный фонд – это совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой. Разновидностью архивного фонда является архивный фонд организации, состоящий из архивных документов, образованных в деятельности одного юридического лица. Архивный фонд личного происхождения (иногда используется термин «личный фонд», «личный архив», что недопустимо), состоящий из документов, образованных в процессе жизнедеятельности лица, семьи, рода. Персональные собрания документов выдающихся деятелей литературы и искусства, в которые включены документы этих деятелей вне зависимости от того, к какому фонду они должны относиться по правилам фондирования, а также документы о данных лицах. Объединенный архивный фонд – состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имевших между собой исторические и (или) логически обусловленные связи: - однородность и преемственность деятельности; - подчиненность; - единство объекта и времени деятельности и др.; - для физических лиц – родственные, профессиональные, творческие, деловые связи и отношения. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам: тематическому, номинальному (название вида документа), объектному, авторскому и другим. Архивные коллекции делятся на: - поступившие в архив в уже сложившемся виде; - образованные в самом архиве из отдельных документов.
Популярное: Генезис конфликтологии как науки в древней Греции: Для уяснения предыстории конфликтологии существенное значение имеет обращение к античной... Почему стероиды повышают давление?: Основных причин три... Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (2654)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |