Лабораторная работа №1 «Создание и заполнение базы данных»

1.Создание базы данных.

При запуске программа Microsoft Access 2007 похожа на справочную систему. В открывшемся окне можно выбрать один из стандартных шаблонов или базу данных, с которой вы уже работали ранее.

В Access 2007 базу данных можно создать следующими способами:

· выбрать в открывшемся окне пункт «Новая база данных» в списке шаблонов,

· щёлкнуть в левом верхнем углу окна по кнопке Microsoft Office и выбрать значок «Создать»,

· нажать Ctrl+N.

Далее, в правой части окна потребуется указать название базы данных. Присвойте создаваемой базе данных имя «Школа» и поместите её в свой каталог: H:<Фамилия>, нажав на значок «Открытая папка».

Щёлкните по кнопке «Создать».

2. Создание таблицы.

После создания базы данных автоматически создаётся пустая таблица с названием Таблица 1.

Каждое поле таблицы имеет свой тип данных:

· Текстовый – в поле могут вводиться названия, имена, любой текст;

· Поле МЕМО - может находиться текст, имеющий длину до 64000 символов;

· Числовой – может иметь основной, денежный, процентный, фиксированный, экспоненциальный, евро формат. По размеру поля число может быть: длинным целым, целым, байтом, одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой, кодом репликации и действительным;

· Дата/Время – предназначен для ввода даты и времени в различных форматах;

· Денежный – предназначен для ввода чисел, имеющих денежный формат;

· Счётчик - обычно предназначен для нумерации строк в таблице. Нумерацию можно сделать последовательной или случайной;

· Логический – имеет формат Да/Нет (Истина/Ложь);

· Поле объекта OLE - служит для вставки в запись документов Word, электронных таблиц Excel и других объектов, или для связи с этими объектами;

· Гиперссылка – служит для перехода по ссылке;

· Вложение – содержит вложенные компоненты СУБД Access 2007;

· Мастер подстановок – мастер создаёт «столбец подстановки», в котором отображается список значений для выбора.

Щёлкните по пункту меню «Режим», находящийся слева и выберите «Конструктор». В появившемся окне введите название таблицы Преподавателии нажмите Ок.

Таблица должна состоять из семи колонок. Шапка таблицы, т.е. первая строка с названиями колонок, должна иметь следующий вид:

В режиме «Конструктор» создайте структуру таблицы «Преподаватели».

Колонки (поля) имеют следующие характеристики:

№ п.п.	Имя поля	Тип данных	Размер поля	Условие на значение	Список допустимых значений
	Код_преподавателя	Счётчик	Длинное целое
	ФИО	Текстовый
	Дата_рождения	Дата/время		>#01.01.1960#
	Зарплата	Числовой	Длинное целое	<100000
	Должность	Текстовый			лаборант; учитель; завуч; директор
	Биография	Поле МЕМО
	Фотография	Поле объекта OLE

Список допустимых значений и условие на значение позволяют значительно уменьшить количество ошибок при вводе данных, т.е. способствуют поддержанию целостности базы данных. Кроме того, список допустимых значений ускоряет ввод данных.

Условие на значение задаётся в «свойствах поля» в нижней части окна конструктора таблиц при выборе вкладки «Общие», а список допустимых значений - при выборе вкладки «Подстановка». При задании списка допустимых значений необходимо выбрать следующие значения свойств:

· для свойства «Тип элемента управления» - поле со списком или список,

· для свойства «Тип источника строк» - список значений.

· для свойства «Только значения источника строк» – да.

Значения перечисляются в свойстве «Источник строк», в появившемся окне Изменение элементов списка. Каждое значение пишется в отдельной строке и при вводе отделяется от других значений нажатием на клавишу Enter.

Первое поле автоматически является ключевым. Для того чтобы ключевым было другое поле, нужно выбрать его и щёлкнуть пункт меню «Ключевое поле» либо воспользоваться правой клавишей мыши. В данной таблице ключевым является поле «Код_преподавателя».

3. Ввод данных. Перейдите в режим таблицы. Для этого либо в меню, либо на панели инструментов выберите Режим -> Режим таблицы.

Введите 5 записей с произвольными данными о преподавателях (учителях). При переходе к вводу следующей записи только что введённая запись автоматически сохраняется.

Обратите внимание на то, что счётчик автоматически увеличивается на единицу после ввода очередной записи. Значение счётчика невозможно исправить. Хранящееся в записи значение счётчика при удалении этой записи теряется. Максимальное значение счётчика в любой момент времени равно общему количеству введённых записей, включая удалённые.

Тип «Поле объекта OLE» служит для вставки в запись документов Word, электронных таблиц Excel и других объектов, или для связи с этими объектами.

Для вставки нужно щёлкнуть правой кнопкой мышки по полю и в появившемся меню выбрать «Вставить объект». В появившемся окне выбрать переключатель «Создать новый», выбрать пункт «Рисунок Paintbrush» и нарисовать портрет преподавателя, затем сохранить его в вашей папке, либо вставить фото преподавателя из вашей папки.