Порядок работы с входящими и исходящими документами, регистрация документов
Входящие документы – это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Входящие документы образуют три направления движения: - руководству организации, - руководству структурных подразделений, - непосредственно специалистам. Задача службы ДОУ при работе с поступающими документами:организовать учет поступления документов из всех источников, организовать их первичную обработку, координировать движение документов. Первичная обработка поступивших документов сводится к следующему: 1. Прием. Проверка правильности доставки. 2. Проверка целостности упаковки, сохранности печатей. Вскрытие. 3. Контроль почты: проверка правильности адресования; проверка согласования даты письма с датой почтового штемпеля; проверка комплектности и сохранности вложений. 4. Присвоение документу входящего номера, проставление штампа о получении документа. 5. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые. 6. Сортировка документов по адресам. Организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение документов задается резолюцией руководителя. Работа с входящими документами: 1. Прием документов, проверка правильности адресования, приложений. 2. Сортировка, распределение (Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения). 3. Постановка входящего номера. 4. Регистрация (Передача зарегистрированных документов заместителям директора, в структурные подразделения, исполнителям). 5. Передача руководителю. 6. Рассмотрение руководителем. 7. Внесение сведений из резолюции в регистрационную форму; 8. Передача исполнителю. 9. Контроль исполнения. 10. Исполнение. 11. Подшивка в дело. Внутренние документы – данные документы используются для организации работы предприятия. Работа с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы: 1) получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа; 2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе; 3) составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать); 4) согласование проекта документа (при необходимости – корректировка по результатам согласования); 5) представление документа на подпись (утверждение); 6) передача на регистрацию (при необходимости – также на тиражирование); 7) передача документа должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в повседневной работе; 8) помещение в дело. Исходящие документы: большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Работа с исходящими документами: 1. Составление проекта исходящего документа. 2. Проверка правильности оформления (Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения). 3. Согласование документа. 4. Подписание. 5. Регистрация. 6. Отправка документов. 7. Подшивка второго экземпляра документа. Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня. Проведем сравнительный анализ журнала регистрации входящих документов КОГКУ «Кировлесцентр» (начат 10.01.2015, окончен 31.12.2015). В данном журнале имеются следующие графы:
Данный журнал не соответствует грамотной организации работы с входящими документами. Так, например, вместо графы «ФИО получившего документ» следует применить две графы: «Резолюция» и «Ответственный исполнитель». Отсутствует графа «Срок исполнения» – ее необходимо внести, т.к. каждый документ имеет срок исполнения. Для облегчения поисковой работы с документами данный журнал необходимо пересмотреть и переработать, т.к. существующий журнал не только не облегчает поиск документа, а даже затрудняет его. Таким образом, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка. Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка - экспедиции, как одного их структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем. Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее косому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота. Итак, учет входящих и исходящих документов ведется на бумажных носителях, что приводит к ошибкам в регистрации документов, затрудняет их поиск. При отправлении корреспонденции тоже случаются ошибки. Из-за увеличения потока информации исходящей и поступающей необходимо ведении электронного документооборота, что значительно облегчит поиск документа и его прохождение по инстанциям.
Популярное: Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация... Модели организации как закрытой, открытой, частично открытой системы: Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы... Как вы ведете себя при стрессе?: Вы можете самостоятельно управлять стрессом! Каждый из нас имеет право и возможность уменьшить его воздействие на нас... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (1516)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |