Порядок передачи электронных документов в архив организации
Электронные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив организации ежегодно не позднее чем через 3 года после завершения работы с документами. Передача электронных дел в архив организации производится в упорядоченном состоянии на основании сдаточных описей (приложение 2). Документы на обособленных электронных носителях физически перемещаются из структурных подразделений в архив организации. Информационная система архива организации должна поддерживать требования к организации архивного хранения и использования электронных документов и иметь: · программные средства для преобразования компьютерных форматов (конверторы); · программные средства для просмотра электронных документов в разнообразных форматах; · возможность проводить копирование, конвертирование и миграцию электронных документов; · специализированное программное обеспечение для поиска электронных документов, хранящихся в архиве. При приеме единиц хранения электронных документов в архив: · проверяется соответствие единиц хранения сдаточным описям; · проводится проверка физического и технического состояния обособленных электронных носителей, в первую очередь проверка на наличие вредоносных компьютерных программ; · проводится проверка наличия и технического состояния электронных документов (проверка воспроизводимости каждого файла каждого экземпляра – основного и рабочего). Прием электронных документов в архив оформляется составлением итоговой записи в конце каждого экземпляра сдаточной описи, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных носителей, их объем в байтах, номера отсутствующих электронных носителей, дата приема–передачи, подтверждаемой подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные документы. Обособленные материальные носители единиц хранения должны иметь футляры, каждый футляр должен быть снабжен фронтальным вкладышем. После приема электронных дел в архив вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на фронтальные вкладыши, оформляемые в архиве. На фронтальном вкладыше, оформляемом в архиве, указывается: · сокращенное название организации; · учетный номер единицы хранения; · статус экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий); · номер фонда; · номер описи электронных дел; · крайние даты электронных документов; · при необходимости делаются дополнительные отметки об ограничении доступа и т.п. Фронтальный вкладыш помещается в футляр единицы хранения (диска) таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре. Надписи исполняются каким-либо печатным способом или специальными черными водостойкими чернилами, для них возможно использование штампов и других аналогичных средств. На обособленный материальный носитель электронных документов несмываемым водостойким маркером наносится учетный номер единицы хранения электронных документов (электронного дела) с указанием типа экземпляра: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий).
8. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ Подготовка и передача электронных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив осуществляется в соответствии с правилами и по графику, устанавливаемыми государственным или муниципальным архивом.
Приложение 1 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ электронных документов единицы хранения №_______ __________________
Итого _____________________документов.
Количество листов внутренней описи ___ .
Наименование должности лица,
Дата Приложение 2 Наименование организации Наименование структурного
ОПИСЬ №_______ единиц хранения электронных
В данную опись внесено _ единиц хранения электронных документов с №_____________________________ по № ______________________________, в том числе: литерные номера: _______________________________ пропущенные номера: ___________________________
Руководитель структурного
Дата
Передавал ______________________________единиц хранения электронных документов.
Наименование должности сотрудника
Дата Принял ___дел и _____________________________ регистрационно-контрольных карточек к документам.
Наименование должности
Дата [1] Электронные документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно) формируются в электронные дела в форматах, в которых они были созданы в информационной системе организации и в архив организации не передаются. [*] Опись утверждается руководителем структурного подразделения при наличии у него соответствующего права. При наличии ЭК структурного подразделения опись согласуется ЭК. [**] Графа опускается в описи дел электронных документов постоянного срока хранения. [***] В описи электронных документов рабочих экземпляров единиц хранения графы 7, 9 не заполняются, в описи резервных экземпляров графы 6, 8 не заполняются. [****] При утверждении описи руководителем структурного подразделения опись подписывает ее составитель. --- Приложение 8 Приложение 9
* индекс дела согласно приложению Примечание: при составлении примерной номенклатуры дел лесного отдела министерства лесного хозяйства Кировской области использованы: Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, М., 2010 г. 2) ** Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, М., 2007 г.
Популярное: Организация как механизм и форма жизни коллектива: Организация не сможет достичь поставленных целей без соответствующей внутренней... Как вы ведете себя при стрессе?: Вы можете самостоятельно управлять стрессом! Каждый из нас имеет право и возможность уменьшить его воздействие на нас... Как построить свою речь (словесное оформление):
При подготовке публичного выступления перед оратором возникает вопрос, как лучше словесно оформить свою... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (2483)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |