Обмен электронными документами с ЭП
Уже сейчас организации и компании могут наладить обмен юридически значимыми электронными документами (далее ЮЗЭД). Такой обмен имеет существенные преимущества перед бумажной формой: ● Быстрый срок доставки документов (вне зависимости от адреса контрагента): в десятки раз меньше, чем срок доставки бумажных документов. ● Сокращение издержек, связанных с подготовкой и последующей передачей ЮЗЭД между контрагентами: подготовка и передача юридически значимых документов в электронной форме по стоимости меньше передачи документов в бумажной форме. И это еще не все! Из данных преимуществ следуют реальные экономические выгоды: ● Быстрый обмен документами позволяет ускорить бизнес-процессы компаний (например, по заключению и актированию сделок), что в свою очередь увеличивает скорость оборота денежных средств, т.е. позволяет больше заработать за тот же самый период времени. ● Сокращение издержек на подготовку и передачу документов экономит денежные средства, которые можно направить на решение других задач. ● Быстрый обмен ЮЗЭД и гарантии их доставки позволяют вовремя подавать отчетность в налоговые органы и НДС к вычету, что также позволяет оставлять денежные средства в обороте. ● Электронная форма документов облегчает процедуру обработки документов и позволяет ее существенно автоматизировать, что положительно влияет на скорость обработки документов в целом. Эти преимущества особенно актуальны для компаний с большим объемом внешнего документооборота. Для межкорпоративного обмена, согласно действующему законодательству, например, можно использовать следующие виды документов: ● письма (требующие юридической значимости); ● договоры; ● счета; ● товарные накладные; ● товарно-транспортные накладные; ● акты выполненных работ и оказания услуг; ● акты сверки взаиморасчетов; ● счета-фактуры. Рассмотрим варианты взаимодействия, при которых возможен обмен ЮЗЭД. Обмен электронными документами между компаниями. Чтобы наладить межкорпоративный документооборот юридически значимыми электронными документами (далее – ЮЗЭД) необходимо решить задачи: 1. Подписание и отправка ЮЗЭД контрагентам. 2. Приѐм и проверка подписи ЮЗЭД от контрагентов. 3. Создание, хранение (в том числе архивное), поиск и обработка ЮЗЭД. 4. Обеспечение юридической значимости документов в процессе архивного хранения. Первые две задачи отлично решают сервисы обмена ЮЗЭД под управлением операторов электронного документооборота. При выборе сервиса необходимо обратить внимание на следующие факторы: ● наличие необходимых лицензий у оператора сервиса обмена; ● возможности интеграции сервиса обмена с вашими корпоративными информационными системами; ● и конечно предлагаемые варианты тарификации передачи ЮЗЭД. Для решения двух других задач идеально подходят системы электронного документооборота, т.к. там уже есть необходимый функционал проверенный временем, например, система DIRECTUM. В случае, если документы изначально создаются и обрабатываются в учѐтной системе, то системы электронного документооборота могут быть интегрированы с ними для приѐма-передачи необходимых данных. При отсутствии СЭД вышеуказанные задачи могут быть отчасти решены либо решениями от оператора сервиса обмена и интегрироваться с бухгалтерскими программами или ERP-системами с выполнением дополнительных условий. Следует обратить внимание на следующие факторы: ● используемые на текущий момент в компании корпоративные информационные системы (далее – КИС) и их функциональные возможности применительно к решению задач межкорпоративного документооборота; ● возможности интеграции КИС и Сервиса обмена; ● стоимость проекта подключения ваших КИС к Сервису обмена; ● и комплексное решение всех необходимых задач на базе КИС.
Хранение документов с ЭП Срок действия сертификата проверки ключа подписи, как правило, составляет один год, а срок хранения первичных бухгалтерских документов не меньше пяти лет. В момент проверки электронной подписи потребуются доказательства того, что при подписании документа сертификат был действителен. Решением данной проблемы служит использование специального формата подписи – усовершенствованная электронная подпись. Усовершенствованная электронная подпись позволяет обеспечить: ● Доказательное подтверждение момента создания электронной подписи. ● Доказательное подтверждение действительности сертификата ключа электронной подписи на момент создания электронной подписи. ● Архивное хранение юридически значимых электронных документов. В момент подписания документа электронной подписью будет проставляться штамп времени и результат проверки действительности сертификата, что позволит даже после истечения срока действия сертификата обосновано доказать, что ваш документ имеет юридическую силу.
Популярное: Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация... Как вы ведете себя при стрессе?: Вы можете самостоятельно управлять стрессом! Каждый из нас имеет право и возможность уменьшить его воздействие на нас... Личность ребенка как объект и субъект в образовательной технологии: В настоящее время в России идет становление новой системы образования, ориентированного на вхождение... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (207)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |