Отчетность и контроль работы учреждений культуры.

Виды отчетов. Отчетная документация. Применение отчетных данных для эффективной работы учреждения. Технология контроля.

Отчетность являются частью информационного механизма менеджмента, связанного с характеристиками реальных результатов деятельности организации.

  Фиксируя итоги деятельности организации за определенный период, данные отчетности создают информационную базу данных как для контроля, так и для принятия последующих плановых и других решений. Без достоверных данных отчетности невозможна выработка норм и нормативов, создание нормативной базы. Сведенные в региональном и общегосударственном масштабе данные отчетности создают основу для выработки культурной политики, принятию решений по бюджету, для научно-теоретического анализа, выявления тенденций и закономерностей, действующих в социально-культурной сфере, ее отраслях, экономике и обществе в целом.

Система отчетности должна соответствовать нескольким очевидным требованиям:

– показатели отчетности должны соответствовать планируемым показателям;

– данные отчетности должны быть достоверными – как показывает практика, наиболее сложное для социально-культурной сферы требование.

     В социально-культурной сфере действуют четыре вида учета и отчетности: текущий (первичный, оперативный), статистический, бухгалтерский отчет, творческий отчет.

Бухгалтерский отчет отражает финансовую деятельность (расходы и доходы) организации за определенный период (месяц, квартал, год).

Текущий отчет. Речь идет об отчете текущей (каждодневной) деятельности учреждения культуры. Его также называют оперативным (в отличие от других – так или иначе, но эпизодических видов учета и отчетности) учетом. Руководитель вправе потребовать от сотрудника отчет за день, три дня, неделю. Такой отчет является оперативным (быстрым).

Типичным документом текущего отчета в сфере культуры является журнал учета текущей работы. Обычно учет в нем ведется по следующим позициям: порядковый номер, дата, наименование работы, время начала и окончания, количество посетителей, подпись ответственного лица, примечания. Регулярно (ежемесячно, ежеквартально) данные об объеме выполненной работы суммируются с заполнением специальных таблиц. Страницы такого журнала пронумерованы, прошнурованы и должны скрепляться печатью, так как журнал является документом финансовой дисциплины. Хотя вести его могут должностные лица, которым это поручено, ответственность за достоверность, своевременность и полноту записей в журнале несет руководитель организации. К другим документам текущего учета и отчетности относятся списки коллективов, журналы посещения кружков и коллективов, журналы дежурств и другие документы, в которых ведется учет работы в подразделениях и службах.

   В качестве подтверждающих материалов текущей работы могут выступать планы, программы, пригласительные билеты, сметы, сценарии, фотографии, видео- и киноматериалы, корешки путевок и квитанций – практически все материалы и документы, сопровождающие ход подготовки и проведения конкретных мероприятий. Поэтому такие документы и материалы также могут быть отнесены к текущему учету.

  Качественный учет – учет уровня и эффективности проводимой работы. К его материалам и документам относятся справки по итогам проверок, отзывы посетителей и клиентов, рецензии и отзывы в СМИ, результаты экспертных оценок и т.п.

  В сфере культуры введены паспорта учреждений культуры, в которых систематически фиксируются итоги и оценки деятельности.

На основе данных текущего учета регулярно (обычно один раз в год) составляется статистический отчет. Статистический отчет заключается в заполнении специальной табличной формы. Для каждого типа учреждений культуры заполняется своя типовая форма статотчета согласно альбому типовых форм Государственного Комитета по статистике (Госкомстата). В содержание такой формы входит подробная инструкция по ее заполнению, так что подготовка статистического отчета обычно особого труда не составляет – при условии хорошо налаженного текущего учета. Форма статотчета заполняется в трех экземплярах по истечении отчетного года, подписывается руководством фирмы и передается (высылается) в региональный орган Госкомстата и вышестоящую ведомственную инстанцию (учредителю). Один экземпляр остается в архиве учреждения.

Вышестоящие инстанции иногда требуют в качестве приложения к статистическому отчету подробную пояснительную записку о деятельности учреждения культуры (годовой информационный отчет). Госкомстату такой отчет не требуется.

  Формы статистической отчетности они играют важнейшую роль, создавая информационную базу данных о состоянии и работе сферы культуры в региональном масштабе и масштабе страны в целом. Поэтому статистические показатели не могут произвольно меняться – в этом случае может наступить так называемый «обрыв в статистике» – ситуация, делающая невозможным прослеживание тенденций развития, в том числе и в историческом масштабе, затрудняет сопоставление различных периодов развития сферы и общества.

  Творческий отчет . В этом случае речь идет о специфических мероприятиях, на которых учреждения демонстрируют образцы достигнутого уровня своей работы. Это могут быть концерты, выставки, спектакли, фестивали, комплексные мероприятия. Подобные творческие отчеты могут проводиться различного уровня: отдельных коллективов, мастеров и исполнителей, учреждений и организаций, могут быть отчетные акции регионального масштаба и даже республиканского уровня («дни культуры» или фестивали).

       Творческий отчет решает ряд задач:

– демонстрация лучших образцов работы;

– оценка итогов работы за определенный период;

– реклама и пропаганда (продвижение имиджа и репутации) деятельности учреждения и его самого;

– вербовка новых клиентов, потребителей и активных участников деятельности организации.

  По своим задачам творческий отчет переплетается с public relations и вполне может рассматриваться также как одна из форм PR.

  Творческие отчеты имеют место не только в сфере культуры. Менеджмент практически во всех других сферах и отраслях прибегает к выставкам продукции, дням открытых дверей и другим акциям, носящим характер творческого отчета.

Чтобы мероприятие могло рассматриваться в качестве творческого отчета, оно должно отвечать нескольким требованиям:

– на нем должен быть продемонстрирован лучший опыт работы;

– сценарий проведения должен предполагать возможность оценки демонстрируемых образцов работы (экспертный опрос, анкетирование посетителей или участников, книгу отзывов, проведение конференций );

– итоги творческого отчета, и особенно оценки должны стать предметом специального анализа (совещания, семинара) для определения перспектив дальнейшей деятельности.

       Контроль за работой, деятельность организации просто необходим и очень важен для перспективной работы. Контроль за сотрудниками осуществляет непосредственно руководитель. А за деятельностью организации в целом различные контролирующие инстанции.

Виды контроля:

1. Ведомственный – контроль со стороны вышестоящей организации (со стороны учредителя).

2. Государственный – осуществляется со стороны гос.органов управления в сфере культуры (министерствами, комитетами, отделами культуры, налоговая инспекция, прокуратура и т.д.)

3. Общественный – осуществляется со стороны общественности. Речь идет о деятельности различных общественных организаций (профсоюзы, творческие союзы) и СМИ.

4. Контроль со стороны граждан – оценка деятельности учреждения поситетелями, клиентами, просто гражданами. Эти оценки могут быть выражены в письменных и устных обращениях граждан (книга отзывово, проведение мониторинга, анкетирование, опрос)