Оперативное хранение документов

Все документы, образующиеся в деятельности организации, подлежат сохранности в течение установленных сроков. Сроки хранения определяются перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, а также ведомственными перечнями, разрабатываемыми министерствами и другими органами управления для организаций своей системы.

Формирование дела заканчивается после того, как в него подшиты последние документы за прошедший год. По окончании календарного года исполненные документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение в архив, либо уничтожены.

В процессе хранения документов в организации выделяется два этапа: оперативный и архивный. Под оперативным понимается хранение документов до передачи в архив организации. Архивному хранению подлежат документы, срок хранения которых превышает 10 лет. Существует два вида оперативного хранения документов: хранение в процессе их использования и хранение исполненных документов. Документы во время их исполнения находятся у исполнителей в специальных папках с надписями: «Срочно», «На исполнение», «На подпись»,»На отправку» и т.д. На папках также указывается фамилия, инициалы и телефон исполнителя.

Работники организаций несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и дел. В случае их утраты работник обязан немедленно доложить непосредственному руководителю и сообщить в службу документационного обеспечения управления (ДОУ).

На этапе оперативного хранения исполненные документы формируются в дела, которые заводятся в соответствии с номенклатурой дел организации. Дело представляет собой совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку (обычно папку-скоросшиватель). Оформления обложки дела, находящегося на оперативном хранении в Приложении 1.

На этапе оперативного хранения дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, где к внутренней дверце прикрепляется номенклатура дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Порядок размещения дел на полках шкафа должен соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

Для дел, содержащих особо ценные документы, а также документы ограниченного доступа, составляется внутренняя опись. Она постоянно дополняется, в нее вписывается каждый подшиваемый в дело документ. Внутренняя опись составляется в соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов».

При возникновении потребности в каких-либо документах, уже подшитых в дело, они могут быть извлечены из него лицом, ответственным за формирование и хранение дел. В таких случаях на место отсутствующего документа в дело помещается лист-заместитель. При заверении делопроизводственного года выдача сотрудник отдельных документов из дела не допускается, но может быть выдано дело целиком во временное пользование. В этом случает заполняется карта-заместитель по образцу:

Карта-заместитель помещается на место выданного дела. Выдача дел сотрудникам разрешается на срок не более одного месяца, после истечения которого дело должно быть возвращено. Выдачу дел в другие организации может разрешить лишь руководитель на основании письменного запроса, по акту.

С момента создания (получения) и до передачи в архив организации или уничтожения документы хранятся в структурных подразделениях. Наиболее распространенным является структурирование организации на следующие подразделения:
1) управления. Это подразделения, образованные по отраслевому и функциональному признаку, и обеспечивающие реализацию отдельных направлений деятельности организации и осуществляющие управление организацией. Обычно они создаются в крупных компаниях, органах государственной власти и местного самоуправления и объединяют более мелкие функциональные подразделения (например: департаменты, отделы);
2) отделения. На отделения чаще всего структурируются лечебно-профилактические, медицинские учреждения и организации. Это обычно отраслевые или функциональные подразделения, так же как и управления, объединяющие в себе более мелкие функциональные подразделения.
На отделения также структурируются органы государственной власти (например, отделения создаются в региональных таможенных управлениях). Что касается банков и иных кредитных учреждений, то, как правило, отделения в них создаются по территориальному признаку и представляют собой обособленные структурные подразделения, регистрируемые в качестве филиалов;
3) департаменты. Они также представляют собой подразделения, структурированные по отраслевому и функциональному признаку, которые, так же как и управления обеспечивают реализацию отдельных направлений деятельности организации. Обычно, они создаются в органах государственной власти и органах местного самоуправления; объединяют в своем составе более мелкие структурные единицы (чаще всего — отделы). Департаменты также создаются в представительствах иностранных компаний и в компаниях, в которых управление организуется по западным моделям;
4) отделы. Под отделами понимаются функциональные структурные подразделения, отвечающие за конкретное направление деятельности организации или за организационно-техническое обеспечение реализации одного или нескольких направлений деятельности организации;
5) службы. «Службой» чаще всего называют группу объединенных по функциональному признаку структурных единиц, имеющих родственные цели, задачи и функции. При этом управление или руководство этой группой осуществляется централизованно одним должностным лицом. Например, служба заместителя директора по персоналу, может объединять отдел кадров, отдел развития персонала, отдел организации и оплаты труда, другие структурные единицы, выполняющие функции, связанные с управлением персоналом. Она возглавляется заместителем директора по персоналу и создается для реализации единой кадровой политики в организации.
Служба также может быть создана как отдельное структурное подразделение, образованное по функциональному признаку и предназначенное для обеспечения деятельности всех структурных подразделений организации в рамках реализации одного направления. Так, служба безопасности является структурным подразделением, которое обеспечивает физическую, техническую и информационную безопасность всех структурных подразделений организации.
6) бюро. Эта структурная единица создается либо в составе более крупного подразделения (например, отдела), либо как самостоятельное подразделение. В качестве самостоятельной структурной единицы бюро - для ведения исполнительной деятельности и обслуживания деятельности иных структурных подразделений организации. В основном «бюро» традиционно называют структурные единицы, связанные с «бумажной» (от франц. bureau — письменный стол) и справочной работой.
Помимо вышеперечисленных в качестве самостоятельных структурных подразделений создаются производственные единицы (например: цеха) или единицы, обслуживающие производство (например: мастерские, лаборатории).
Как уже отмечалось, самостоятельные подразделения, в свою очередь, могут быть разделены на более мелкие структурные подразделения. К таковым относятся:
а) секторы. Секторы (от лат. seco — разрезаю, разделяю) создаются в результате временного или постоянного деления более крупного структурного подразделения. Например, в финансовом отделе в качестве постоянных могут создаваться сектор финансирования операционных расходов, сектор финансирования инвестиций и кредитования; в качестве временного может быть создан сектор по реализации конкретного инвестиционного проекта;
б) участки. Эти структурные подразделения создаются по тому же принципу, что и постоянные секторы. Обычно они строго ограничены «зонами» ответственности — каждый участок отвечает за конкретное направление работы. Деление структурного подразделения на участки — условное и не закрепляется в структуре организации);
в) группы. Группы представляют собой структурные единицы, создаваемые по тем же принципам, что и секторы, участки — они объединяют специалистов для выполнения конкретной задачи или реализации конкретного проекта. Чаще всего группы носят временный характер, и их создание не отражается в общей структуре организации.