Информационно – поисковые технологии для электронного делопроизводства.
Информационно – поисковые технологии представлены в рассматриваемом комплексе подсистемой поиска и воспроизведения. В системе предусмотрены развитые возможности индексирования, хранения и поиска документов, включая полнотекстовое индексирование Индексирование документов означает: · реквизитную индексацию; · ручное управление структурами хранения документов; · настройку состава полей, типа и длины контрольных карточек документа в архиве; · автоматическую полнотекстовую индексацию документов; · автоматическое распознавание формата файла электронного документа; · индексацию текста документа сразу при его вводе; · морфологический анализ индексируемых текстов для приведения помещаемых в индекс слов к канонической форме (нормализация текста в индексе); · наличие стоп – словарей при полнотекстовой индексации и обеспечение их настройки; · выделение из текста сложных (составных) терминов и понятий; · поддержку и настройку словарей и тезауруса; · технологию реквизитной разметки документов; · настройку набора реквизитов; · возможность различных режимов реквизитной разметки документов (ручной, автоматический, полуавтоматический); · интеграцию с произвольными программами создания, просмотра и изменения электронных документов. Хранение документов включает в себя возможность: · работы с библиотеками магнитооптических дисков, магнитных лент, компакт – дисков для хранения больших объемов информации; · управление внешними носителями; · хранение электронных документов произвольного формата, аннотированных текстов, по которым производится поиск; · хранения в системе для каждой страницы как исходного изображения, так и распознанного текста. Поиск предусматривает: · наличие стандартного языка запросов к БД; · реквизитный поиск документов; · полнотекстовый поиск, точность поиска; · поиск по именам документов и аннотациям; · формирование сложных запросов с использованием логических операций; · контекстный поиск и меру близости слов при поиске; · адекватность результата поиска запросу; · морфологический анализ при построении запроса; · возможность работы с системой удаленных пользователей. Поиск может быть составным и включать несколько поисковых атрибутов из перечисленных выше типов. Результатом поиска служат образ найденных документов и содержание аннотаций, построенных в процессе индексирования или его ручного атрибутирования. Найденные образы могут быть распечатаны или переданы по корпоративной сети для просмотра с другого рабочего места. Запрос строится путем заполнения шаблона ключевыми словами, содержание которых пользователь может задавать произвольно. Поиск документов по запросу осуществляется на двух уровнях: сначала происходит поиск в справочнике данных, а по ссылкам ищется (при задании пользователем соответствующих атрибутов) сам документ. Как правило, хранение документов осуществляется автономно из – за больших объемов архива и необходимости использования оптических накопителей информации. Такая архитектура, кроме всего, позволяет минимизировать время, затрачиваемое на физический доступ к документам в режиме множественных запросов, а также обеспечивает доступ данных из неоднородных (гетерогенных) сетей. Следует отметить, что образ документа может храниться как в текстовом, так и в графическом формате. В последнем случае он, как правило, является результатом использования OCR – технологий.
Заключение Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота (ОРД), другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.
Список литературы 1. Распределительная система управления документами эпохи WEB – технологий 2001г 2. Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив Кобелькова Л.А. Отеч. архив. – 2004 г. – Рус. 3. Интернет – документ как объект архивного хранения. Боброва Е.В. Инф. бюл. Ассоц. «История и компьютер». 2000 Рус. 4. Электронные документы и архивы: теория и практика Юмин И.Ф. Оте. арх. – 2005г. 5. Карминский А. М., Нестеров П. В. Информатизация бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 2003г. 6. Куперштейн В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. – СПб. и др.: БХВ, 2005г. 7. Гражданско – правовое регулирование банковской деятельности: Учеб. пособие В. А. Белов 2006г. 8. Системы управления и информационные технологии: Межвузов. сб. науч. тр.Воронеж. Гос. техн. ун – т; Науч. ред. С. Л. Подвальные. – Воронеж: Из-во Воронеж Гос. техн. ун – т., 2006г.
Популярное: Как вы ведете себя при стрессе?: Вы можете самостоятельно управлять стрессом! Каждый из нас имеет право и возможность уменьшить его воздействие на нас... Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (213)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |