Документационное обеспечение управлением организацией .

Нормативно-методическая база делопроизводства в кадровом агентстве «Карьера» строится на основе Гражданского Кодекса РФ и перечне типовых управленческих документов, образующих в деятельности организации с указанием сроков хранения.

  Разработка и ведение номенклатуры дел является одним из условных элементов традиционного делопроизводства. В ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения номенклатура дел определяется как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке».

Ведение делопроизводства на предприятии осуществляется в соответствии и Инструкцией о делопроизводстве от 18.05.1979 г № 821.

Документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Вся документация кадрового агентства делиться на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы

  Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении. Документооборот в агентстве ведется на основании книг регистрации, на основе входящей и исходящей информации с записью телефонных сообщений, регистрацией выхода в Интернет. Происходит обязательное закрепление за журналами регистрации анкет соискателей и соответствующий график контроля, и их формирование в базе данных.

В условиях использования компьютерной техники нормативно предусмотрена возможность хранения утвержденной номенклатуры в памяти ЭВМ «…для упрощения ее ведения, корректировки, а, в необходимых случаях, переработки».

  Документирование организации охватывает все процессы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам. Например, база данных «Компас» разработанная ООО «Лия». Она нацелена на банк данных анкет соискателей. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты).

Перед тем, как рассматривать документирование организационно-распорядительной деятельности кадрового агентства «Карьера» необходимо выяснить какие документы относятся к организационным, а какие к распорядительным.

  Организационные документы представлены чаще всего уставами, положениями, инструкциями, правилами.

К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организации, относятся постановления, решения, приказы, указания.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

Положения и устав ООО «Карьера» входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеют установленную структуру текста. Они разрабатываются в соответствии со спецификой деятельности кадрового агентства и подписываются руководителем организации.

Должностная инструкция в кадровом агентстве разработана на каждого сотрудника. Инструкция утверждается руководителем организации, о чем свидетельствует гриф утверждения.

Проекты распорядительных документов – постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на еженедельных планерках. Полностью подготовленные распорядительные документы представляются на подпись руководителю кадрового агентства.

  Информационно-справочными является подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемые им. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит для принятия распорядительных документов. К информационно-распорядительным документам относятся справки, докладные, сводки, письма, рекламные письма телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Документирование информационно-справочного материала в кадровом агентстве «Карьера» не ведется. Поступающий материал отдается непосредственно сотрудникам, чьих интересов это касается.  

Под системой автоматизации документооборота понимается система, обеспечивающая реализацию широкого спектра функций по управлению документооборотом.

Система автоматизации документооборота сопровождает традиционный бумажный документооборот и создает возможности перехода к безбумажной технологии. Функции электронного документооборота (передачи пользователям по локальной сети электронных образов документа) могут быть реализованы частично, т.е., к примеру, охватывать отдельные категории документов.

В кадровом агентстве «Карьера» используемая автоматизированная система «Компас» предназначается для решения следующих задач:

- автоматизация управления потоками документов внутри организации вне зависимости от территориального расположения ее структурных подразделений;

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

- поддержка разработки документов;

- подготовка версий проектов документов и их согласование;

- контроль исполнения документов и поручений;

- формирование различного рода отчетов и справок по документам;

- контроль доступа к конфиденциальной информации;

- поиск документов по учетным реквизитам и контексту;

Адресация в системе делопроизводства ведется по принципу функциональных ролей. Предусмотрена возможность установления динамического соответствия между наборами функциональных ролей и конкретными исполнителями. Например: “Заместитель директора агентства”- Зуева Н. она же “специалист по маркетингу и рекламе, специалист по информационным технологиям”. Установлением этого соответствия должна заниматься административная подсистема.

Документы помещаются в папки, организованные в иерархическую, легко настраиваемую и изменяемую структуру, отражающую бизнес-правила и структуру организации.

Поиск может осуществляться как по содержимому документов для текстовых данных, так и по атрибутам документов, содержащимся в регистрационных карточках: названию, описанию, типу документа, дате загрузки и т. п. Для всех видов хранения, включая нетекстовые документы. Пользователи могут комбинировать критерии поиска, определяя наборы атрибутов, выбирая папки, в которых должен производиться поиск документов, использовать шаблоны и логические операторы.