Каким образом выполнятся отметка о контроле?

Отметка о контроле проставляется на документах, исполнение ко­торых взято на особый контроль по поручению руководителя. От­метка о контроле - буква « К" проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штам­пом «Контроль», Располагается на уровне заголовка на левом поле документа.

Каким образом, а главное, в каких ситуациях проставляется данная отметка можно рассмотреть на примере прохождение приказа на предприятии.

Этапы регистрации пропустим, так как регистрацию Приказа можно рассматривать как начальный этап контроля за его исполнением. После указания Руководителя (его заместителя) предприятия о постановке Приказа на контроль, специалист службы ДОУ проставляет реквизит "отметка о контроле" на левом поле Приказа напротив реквизита "заголовок к тексту" (реже - напротив контролируемых пунктов данного Приказа).

Примечание:
Если на предприятии для регистрации документов помимо традиционного способа - ручное ведение регистрационных форм (журналов и/или карточек) - используются средства вычислительной техники (внедрена и эксплуатируется Автоматизированная система управления документами предприятия), то завершающей на данной стадии технологической операцией будет операция Переноса данных на машинный носитель (эта операция не показана на Технологической карте прохождения приказа по основной деятельности на предприятии - Приложение 1). Признаком того, что Приказ зарегистрирован в Автоматизированной системе управления документами предприятия, является проставление на Бланке Приказа, на котором оформлен Приказ, реквизита "отметка о переносе данных на машинный носитель" и отметка в соответствующей графе регистрационных форм (при наличии в них соответствующих граф).

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Стандарт предприятия. Порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и других организационно-распорядительных документов. СТП 2069131-01-98. 1998.

2. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.93. - М., - 14 с.

3. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ.- М., ИНФРА-М, 1997.

4. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998, 575 с.

 

«_____»___________2005 Подпись:_________

  ПРИЛОЖЕНИЕ 1

 Прохождение приказа на предприятии

 

 

Процесс делопроизводства определяется нормативно-методической базой делопроизводства на основе:

♦ законов;

♦ нормативных правовых актов;

♦ методических документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты РК в сфере информации и документации;

- указы и распоряжения Президента РК, постановления и распоряжения Правительства РК, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на республиканском уровне;

- правовые акты республиканских органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РК и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- гос. стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- гос. систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

- нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

- нормативные документы по организации архивного хранения документов.

 

Законодательство РК, правовые акты Президента, Правительства РК, республиканских органов исполнительной власти в области документационного обеспечения.

Документационное обеспечение – важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство РК регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Основу гражданского законодательства составляет гражданский кодекс. Он определяет правовое положение участников гражданских отношений, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других прав.

Регулируя гражданские правоотношения, гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских правоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждением правоотношений и др.

Гражданский кодекс устанавливает виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица; письменную форму сделки и основные требования, предъявляемые к ней; определяет виды договоров, фиксирующих обязательства одной стороны (физического или юридического лица) в пользу другой стороны; содержит общие положения о договоре- соглашении двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, включая положения о форме, особенностях заключения, изменения и расторжения договора.

Наряду с гражданским кодексом РК отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными законами. Закон РК «О стандартизации» устанавливает правовые основы стандартизации в РК, обязательные для всех гос. органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры гос. защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление гос. контроля и надзора за соблюдением требований гос. стандартов, ответственность за нарушение положений закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты.

Закон «О стандартизации », от 16.07.99 возложил на комитет РК по стандартизации, метрологии и сертификации (госстандарт РК) формирование и реализацию гос. политики в области стандартизации, осуществление гос. контроля и надзора за соблюдение обязательных требований госстандартов, участие в работах по международной (региональной) стандартизации, организацию профессиональной подготовки и переподготовки кадров в области стандартизации, установление правил применения международных (региональных) стандартов, правил, норм и рекомендаций по стандартизации на территории РК, если иное не установлено международными договорами РК.

Документирование информации – обязательное условие для ее включения в информационные ресурсы – осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов.

Основы законодательства РК об Архивном фонде РК и архивах направлены на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулируют формирование, организацию хранения, учет, использованеи архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивает сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан, общества и государства; определяют понятия основных терминов архивного дела (архивный фонд РК, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело и др.), характеризуют состав архивного фонда РК в его государственной и негосударственной частях, устанавливает право собственности на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему управления архивным делом в РК, порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; определяют ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РК и архивах и принципы международного сотрудничества в области архивного дела.

Закон «О языке в РК» от 11.07.97 устанавливает правовые основы функционирования языков в РК, обязанности государства в создании условий для их изучения и развития, обеспечивает одинаково уважительное отношение ко всем без исключения языкам, употребляемым в РК.

Гос. языком в РК является казахский язык – язык государственного управления, законодательства, судопроизводства и делопроизводства, действующий во всех сферах общественных отношений, на всей территории РК. Долгом каждого гражданина РК является овладение гос. языком.

Правительство, иные гос. местные представительные и исполнительные органы обязаны:

- развивать гос. язык в РК, укреплять его международный авторитет;

- создавать все необходимые условия для свободного и бесплатного овладения гос языком;

Языком работы и делопроизводства гос. органов, организаций и органов местного самоуправления РК является гос. язык, наравне с казахским официально употребляется русский язык.

Акты гос. органов разрабатываются на гос. языке, при необходимости – на русском языке.

Ведение учетно-статистичесой документации, финансовой и технической документации в системе гос. органов обеспечивается на гос. и русском языках.

Ответы на обращения граждан и др. документы даются на гос. языке или на языке обращения.

Судопроизводство в РК ведется на гос. языке, употребляется также русский. Все сделки физических и юридических лиц в РК совершаются в письменной форме, излагаются на гос. и русском языках.

Тексты печатей, штампов гос. и негос. Органов – на гос. языке и русском.

Бланки, вывески, объявления, реклама излагаются на гос. и русском языках.

Все тексты визуальной информации располагаются в следующем порядке: слева и сверху – на государственном языке, справа и снизу – на русском.

Закон «О труде в РК» от 10.12.99 регулирует трудовые отношения, возникающие в процессе реализации гражданами конституционного права на свободу труда в РК. Даются понятия индивидуальный трудовой договор – двухстороннее трудовое соглашение между работником и работодателем, заключаемое в письменной форме, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности, с исполнением актов работодателя, а работодатель обязуется своевременно и в полном объеме выплачивать работнику заработную плату и иные, предусмотренные законодательством и соглашением сторон, денежные выплаты, обеспечивать условия труда, предусмотренные законом о труде.

Коллективный трудовой договор – правовой акт, оформленный в виде письменного договора, подписанного одним или несколькими работодателями и одним или несколькими профсоюзами, либо работниками, не являющимися членами профсоюза, образовавшими своего рода организацию для ведение переговоров.

Нормальная продолжительность времени не должна превышать 40 часов в неделю. Ежегодный оплачиваемый отпуск не более 18 дней.

Документами, подтверждающими трудовую деятельность являются: трудовая книжка, трудовой договор, выписка из приказа о приеме и увольнении.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на УСД и Единую систему кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87. ГСК и КТЭОИ;

ГОСТ 6.10.3-83. УСД. Запись информации УД в коммуникативном формате.

ГОСТ 6.10.4-84.УСД. придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами ВТ. Основные положения.

ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к построению формуляра-образца.

ГОСТ 6.10.7- 90 Единая система внешнеторговой документации.

ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности организаций, предприятий документов, типизации их форм, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку проводятся работы по унификации документов и созданию УСД – совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документирование представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Разработка УСД ведется соответственно министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Основные правила – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного . управления, на предприятиях, в организациях.

Основные правила – цель – упорядочение документооборота предприятия, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Заметным явлением в истории делопроизводства в 70-80 г.г. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38 -72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации(УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение этих ГОСТов проявилось в полной мере позднее, в 90-х годах. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.