Понятие «бюрократия». Бюрократическая организация.

Слово «бюрократия» обычно вызывает в памяти картины канцелярской волокиты, плохой работы, бесполезной деятельности, многочасовых ожиданий для получения справок и форм, которые уже отменены, и попыток борьбы с муниципалитетом. Все отчасти действительно бывает. Однако первопричиной всех этих негативных явлений является не бюрократия как таковая, а недостатки в реализации правил работы и целей организации, обычные трудности, связанные с размером организации, поведением сотрудников, несоответствующим правилам и задачам организации.

В бюрократических системах управления лица, не связанные с выработкой решений, не смогут иметь подобного доверия, если решения руководства оглашаются без разъяснении.

Не может быть никаких веских оснований для того, чтобы умалчивать о каком-либо процессе в организации. Действительно, чем менее известно о процессе, тем меньше уверенности у исполнителей в правильности полученных решений. Они хотят знать не только решения, выполнение которых от них будут требовать, но и методы, с помощью которых эти решения получены. Если процесс формирования решений остается скрытым, у исполнителей всякий раз будет возникать мысль о его неразумности.

Конечно, должно существовать полное доверие к лицам, которые наделены полномочиями принимать решения. Однако, если эти лица некомпетентны, пристрастны или склонны к импульсивным действиям, можно ожидать, что разумный человек не будет выполнять их решения. Если судьбы подчиненных (как это описано в книге Германа Уака «Бунт Каина») зависят от практически неограниченной власти, если они не располагают средствами контроля или проверки, если их выводят из равновесия, если они ничего не могут изменить или исправить и, наконец, если они могут понести серьезные потери из-за темперамента и эмоций руководителя и других факторов, которые привносятся в процесс выработки решений этим лицом, в таких условиях последствия будут более чем неудовлетворительными. Подобные условия трудно назвать идеальными для оптимального достижения целей организации.

Полагаться на систему выработки решений или на лицо, вырабатывающее решение,– далеко не одно и то же. Успех бюрократической организации зависит от глубины знаний и разумности руководства, а не от принятой в ней системы выработки решений.

Около ста лет тому назад большинство процессов принятия решений протекало на уровне отдельных лиц или «в семейной обстановке», организационные формы принятия решений были не так сложны (или, может быть, не так критичны), как в настоящее время. За время, прошедшее с тех пор, поведение организации существенно усложнилось и над ним был установлен бюрократический контроль: благосостояние всех лиц, не принимающих участия в руководстве (начиная от горожан, потребителей, держателей акций, рабочих и служащих, студентов и кончая родителями), попало в зависимость от разумности руководителей.

Почти несомненно, что лица, предлагающие решения и пользующиеся ими в условиях бюрократической модели, ищут разумные, беспристрастные, ответственные и быстро реагирующие системы управления и что благосостояние членов организации, будь то держатели акций или ее работники, является главным объектом рассмотрения. Однако бюрократически построенная организация имеет неэффективный механизм для достижения этой цели. Следовательно, ошибочны не цели этих лиц, а способ их достижения. Если хотят построить безличную систему выработки решений, должен быть разработан такой механизм, который обеспечивал бы поведение руководителей, приводящее к достижению желаемых целей.

Ничего нельзя достичь, критикуя отдельных представителей руководства высшего уровня за несовершенство существующей системы управления. Государственные деятели, руководство высшего уровня корпораций и фирм, президенты университетов – все эти люди, может быть, глубже, чем кто-либо иной, понимают недостатки бюрократической системы управления. И если возможна перестройка системы, способствующая улучшению, руководство высшего уровня, несомненно, ее осуществит.

Методы, необходимые для создания более эффективных систем управления, разработаны только в последние двадцать лет. Электронные вычислительные машины, системный подход и исследование операций – вот некоторые средства и методы, которые должен учитывать специалист по анализу систем в процессе проектирования действующей, целостной системы управления, предусматривающей, обеспечивающей и увеличивающей степень удовлетворенности и ценность отдельных лиц – всего того, к чему стремятся члены каждой организации.

Поскольку бюрократическая система управления, по существу, представляет собой не планируемый процесс выработки решений, возникают постоянные и серьезные проблемы управления. Руководство высшего уровня должно быть чувствительно ко всем существующим и возможным областям проблем. Оно должно исследовать их природу и предусматривать необходимые корректирующие мероприятия, направленные на разработку более четкого процесса выработки решений. Даже если отвлечься от неэффективности бюрократической системы (порождаемой тем, что в этом случае решения обычно получают «скрытыми» путями) маловероятно, что лица, не принимающие решения (а именно они более других ощущают на себе последствия этих решений) обретут когда-либо полное доверие к бюрократическим формам управления.

Описывая идеальную бюрократическую организацию, можно выделить несколько ее типичных особенностей. Важнейшими из них являются:

1. Специализация и разделение труда. Каждый сотрудник имеет определенные обязанности и сферу деятельности, которые не могут дублировать сферу полномочий других членов организации.

2. Четкие правила. Деятельность каждого члена организации регламентирована правилами, цель которых - это рационализация всего процесса управления. В идеале эти правила должны сделать предсказуемой деятельность каждого работника и всей организации. Хотя правила и могут видоизменяться, в целом они должны быть устойчивы в течение долгого времени.

3. Вертикальная иерархия. Структуру бюрократической организации можно сравнить с пирамидой: большинство находится в ее основании, а меньшинство - в верхней части. Каждый человек, входящий в эту вертикальную иерархию, руководит нижестоящими людьми и в свою очередь, подчиняется вышестоящим, благодаря чему осуществляется контроль за деятельностью каждого элемента организации.

4. Обезличенность взаимоотношений. В идеальной бюрократии личные симпатии, чувства и предпочтения не играют роли. Этот принцип является единым для взаимоотношений внутри организации, и в ее отношениях с внешними для организации партнерами. Условием идеальной бюрократии также является то, что набор новых сотрудников проводится на основе соответствия определенным объективным критериям вне зависимости от личных знакомств и привязанностей.