Сущность и методы управления проектом

Управление проектами осуществляется во всех областях деятельности, в том числе и в бизнесе. Проектное управление встречается при реализации инновационных идей. К настоящему времени проектное управление стало методологией инновационной деятельности. Объектом проектного управления является проект.

Проект – это мероприятие, предполагающее осуществление комплекса действий, обеспечивающих достижение определенных целей[1]. Для успешного выполнения проекта, необходимо его качественное управление.

Задача управления проекта заключается в согласовании исполнительной и обеспечивающей деятельности. Управление проектом подразделяется на две фазы: подготовительную, предшествующую выполнению проект, и контрольно-координационную, сопутствующую выполнению. А действия по управлению проекта сводятся к реализации конкретных управляющих функций: целеполагания, планирования, организации, мотивации, контроля и координации.

Существует ряд стандартов и технологий управления проектами, которые представляют своего рода наборы управленческих документов, описывающих все стадии проектирования. 

Проекты должны соответствовать целям предприятия, поэтому очень важно знать, какие цели и как обеспечивается их достижение.

В основе метода управления проектом лежит процессоориентированная методология, которая может быть приспособлена под специфику проекта. Процесс – это набор или цепочка взаимосвязанных задач и подпроцессов, отвечающих цели проекта. Результатом процесса является один или несколько ключевых результатов.

Существует пять процессов управления проектом: контроль и отчетность; управление работами; управление ресурсами; управление качеством; управление конфигурацией, который в совокупности образует полный комплект задач. Любой проект включает в себя эти процессы. Процессы перекрываются друг другом по времени и взаимоувязываются посредством общих выходных результатов.

Процесс «контроль и отчетность» включает задачи, цель выполнения которых подтвердить область применения проекта и подходы к его выполнению, организовывать управление изменениями и контроль рисков. Также в рамках данного процесса рассматриваются вопросы, связанные с контролем планов проекта и подготовкой отчетности о состоянии проекта. Задачи процесса «управление работами» позволяют определять, отслеживать и направлять всю работу, выполняемую по проекту. К целям, реализуемым в данном процессе, относится также мониторинг финансовых аспектов проекта. Цель процесса «управление ресурсами» заключается в достижении нужного для проекта уровня подбора персонала и подготовки инфраструктуры проекта. Процесс «управление качеством» содержит описание системы мер по обеспечению качества, реализация которых позволит достичь целей и ожиданий заказчика в течение жизненного цикла проекта. Процесс «управление конфигурацией» включает задачи, регламентирующие хранение, организацию и контроль всех элементов конфигурации, т.е. результатов, полученных в рамках проекта и для использования в проекте[2].

Одним из основных признаков успешного проекта, является организация задач в проекте. В каждом процессе управления проектом все задачи и подпроцессы организованы в три группы. Такая организация предназначена для поддержки выполнения задач в тех процессах проекта, которые непосредственно отвечают за создание продуктов и услуг. Эти группы задач образуют модель жизненного цикла проекта, которая может быть использована для организации проектных работ фактически любого типа.

Рисунок 1 – Модель жизненного цикла проекта

Задачи планирования определяют рамки проекта с точки зрения области его применения, качества работ, их сроков и стоимости, так же в этих задачах рассматриваются вопросы, связанные с организацией ресурсов для выполнения проекта. Подпроцессы контроля выполняются параллельно с исполняемыми задачами. Контроль осуществляется, чтобы убедиться в соответствии предпринимаемых шагов целям проекта и в случае необходимости предпринять корректирующие действия. Подпроцессы контроля могут иметь как непрерывный характер, так и выполняться дискретно, по мере необходимости. Подпроцессы координируются друг с другом посредством обмена информацией действий. Задачи завершения проекта формализуют процедуру приемки его результатов и организуют завершение проекта. Завершение проекта означает достижение его удовлетворительных итогов и урегулирование всех нерешенных проблем до передачи результатов проекта заказчику.

Разделение проекта на этапы обеспечивает высокую степень контролируемости управления и снижает уровень неорганизованности. Окончание каждого этапа характеризуется подготовкой набора проектных результатов, которые передаются заказчику для анализа и приемки. Каждый переход от одного этапа к другому представляет собой стратегическую точку в ходе выполнения проекта, в которой подтверждается развитие проекта в направлении, соответствующем потребностям заказчика. Все вместе этапы проекта образуют жизненный цикл проекта.

Задачи планирования, контроля и завершения, входящие в каждый из процессов управления, применяются для двух различных уровней управления – для управления проектом и для управления этапом. В результате в жизненном цикле управления проектом задачи управления образуют пять подуровней, которые выделяют следующие стадии жизненного цикла управления проектом[3]:

1) планирование проекта – задачи, относящиеся к данной стадии, определяют проект с точки зрения области его применения, качества работ, их сроков и стоимости. Также в этих задачах описываются организация работы с ресурсами и обязанности по ведению проекта;

2) планирование этапа – в эту стадию объединены задачи, которые корректируют планы и процедуры проекта в зависимости от этапа;

3) контроль этапа – задачи этой стадии выполняются параллельно с этапом создания продукта и предназначены для мониторинга и составления отчетности по ходу этапа;

4) завершение этапа – задачи этой стадии обеспечивают окончание работ по этапу и приемку результатов этапа;

5) завершение проекта – результатом выполнения задач, относящихся к данной стадии, является достижение удовлетворительных итогов проекта и урегулирование всех нерешенных проблем до его окончания.

Персонал для управления проекта может набираться как из сотрудников самой организации, в которой осуществляется проект, так и из сотрудников какой-либо внешней организации. Также проект может выполняться командой из представителей исполнителя и заказчика проекта. При этом исполнитель и заказчик формируют команду по управлению проектом, которая несет ответственность за его успех. Заказчик должен предоставить для выполнения проекта материальные ресурсы и персонал. Ключевые роли в управлении проектом играют спонсор проекта и менеджер проекта. Исполнитель, со своей стороны, также предоставляет персонал, где ключевые роли в управлении проектом играют бизнес-менеджер и менеджер проекта.

Системный подход, которым руководствуются при организации управления проектами, требует разбиения их на отдельные компоненты, т.е. проект должен быть структурирован, т.е. должны быть организованы связи между отдельными элементами проекта. Структура проекта строится с учетом того, какую продукцию необходимо произвести или разработать, и включает работы, которые нужно выполнить для этого. Такая структура называется декомпозицией проекта, которая заключается в делении намеченного к производству проекта на составные части.

При структуризации учитываются этапы жизненного цикла. При этом определяется структура процесса и организация работы структурных подразделений – исполнителей, т.е. определяется организационная структура.

Организация управления проектом – это соединение отдельных частей системы управления проектом для обеспечения ее нормального функционирования. Функции управления проектом осуществляются на всех этапах и фазах управления проектом и включают: планирование, контроль проекта, анализ, принятие решений, юридические аспекты и финансовую сторону.

1.2  Основы проектного планирования

Основными документами, которые обеспечивают интеграцию всех участников проекта и концентрацию их внимания на достижение конечных результатов проекта, являются планы. Организующее начало во всем процессе реализации проекта принадлежит планированию[4].

Основная цель планирования состоит в построении деятельности участников проекта, с ее помощью определяется порядок, в котором должны выполняться работы.

Процесс планирования начинается до утверждения объема работ и продолжается в ходе выполнения проекта и внесения изменений. Каждая фаза жизненного цикла проекта предусматривает определенный вид планирования с присущими ему методиками и инструментами.

Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить, из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по нескольку раз на протяжении каждой фазы проекта.

Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта[5]:

1) планирование качества — определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как этих стандартов достичь;

2) планирование организации — определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;

3) назначение персонала — назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;

4) планирование взаимодействия — определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта;

5) идентификация риска — определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;

6) оценка риска — оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;

7) разработка реагирования — определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;

8) планирование поставок — определение того, что, как и когда должно быть поставлено;

9) подготовка условий — выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.

Планирование представляет собой совокупность процедур, связанных между собой взаимными отношениями[6]. Первый этап планирования проекта – разработка первоначальных планов, являющихся основой для разработки бюджета проекта, определения потребностей в ресурсах, организации обеспечения проекта, заключения контрактов. Планирование проекта предшествует контролю по проекту и является основой для его применения, так как на этапе контроля проводится сравнение фактических показателей с плановыми.

Определение уровней планирования – также предмет планирования проводится для каждого конкретного проекта с учетом его специфики, масштабов, географии, сроков. В ходе этого процесса определяется вид и число уровней планирования, соответствующих выделенным пакетам работ по проекту, их содержательные и временные взаимосвязи.

Планы, как выражение результатов процессов планирования должны образовывать в совокупности некоторую пирамидальную структуру, дифференцированную по уровням управления и по срокам. Уровни планирования и система планов должны строиться с использованием принципов «обратной связи», обеспечивающей постоянное сравнение фактических данных с плановыми.

Работа в плане проекта представляет деятельность, необходимую для достижения конкретных результатов. Работа – основной элемент деятельности, на выполнение которого требуется время и который может задержать начало выполнения других работ. Момент окончания работы означает факт получения конечного продукта.

Веха – событие или дата в ходе осуществления проекта. Веха используется для отображения состояния завершенности работ. В контексте проекта менеджеры используют вехи для того, чтобы обозначить важные промежуточные результаты, которые должны быть достигнуты в процессе реализации проекта.

Определение основных вех устанавливает основу для взаимодействия по согласованию основных стадий разработки проекта, а также для оценки и контроля на высшем уровне и является ключевой частью процесса планирования на раннем этапе.

Определение вех требует ясного понимания ключевых стадий или состояний, через которые проходит программа в течение своего жизненного цикла, и четких характеристик точек перехода. Вехи отмечают эти ключевые переходы и, следовательно, обеспечивают естественную серию контрольных точек. Эти контрольные точки соответствуют специфическим промежуточным целям, требуемым для достижения общей цели. При образе выполнения работ вехи позволяют руководству быстро понять, на какой стадии находится проект, и оценить, достигнуты ли основные состояния, необходимые для успешного завершения работ.

Планирование представляет собой циклический процесс[7]. Он начинается с наиболее общего определения целей, движется к более детальному описанию того, когда, как и какие работы должны быть выполнены для достижения поставленных целей. По мере продвижения проекта от концепции к завершению появляется дополнительная информация об условиях, влияющих на ход работ. Применение средств планирования и управления проектами позволяет членам команды более четко описывать проблемы и контролировать изменения по проекту более эффективно.

Конкретная структура планов, применяемых на разных уровнях и стадиях планирования проекта, зависит от стандартов и подходов, принятых в отрасли и в организациях, осуществляющих проект.

Существует логическая последовательность шагов разработки плана проекта, которая составляет цикл планирования[8].

                                 Матрица

                                ответственности

Рисунок 2 – Цикл планирования

Основное назначение стратегического плана состоит в том, чтобы показать, как промежуточные этапы выполнения проекта выстраиваются в направлении к конечной цели, т. е. стратегический план обеспечивает общее видение проекта и устанавливает:

1) целевые этапы и основные моменты контроля;

2) сроки завершения комплексов работ;

3) организации-исполнители и порядок их кооперации и взаимодействия;

4) поэтапные потребности в материальных, трудовых ресурсов.

Менеджер проекта согласовывает и решает возникающие вопросы с заказчиком, знакомит с планом работ свою команду. При этом особое внимание обращает на промежуточные этапы с целью распределения работ по отдельным организациям и подразделениям. Этим определяются стратегические планы участников и исполнителей, содержащие сведения о том, что должно быть сделано к определенной дате, чтобы обеспечить завершение проекта в установленные сроки.